Создание ссылки «Добавить в календарь» в сообщении электронной почты
В Outlook, когда вы хотите пригласить людей на собрание или мероприятие, вы обычно отправляете приглашение на собрание. После этого получатель может принять запрос, и элемент будет добавлен в свой календарь.
Существует альтернативный метод, который более широко работает с Outlook и другими программами календаря. В текст сообщения можно добавить вложение интернет-календаря (iCalendar) или ссылку на файл iCalendar. Когда получатель открывает вложение или щелкает ссылку, событие добавляется в программу календаря.
Примечание: В отличие от приглашения на собрание Outlook, при использовании вложений и ссылок iCalendar вы не получаете подтверждения, когда люди принимают или отклоняют их.
Шаг 1. Создание встречи
Если вы уже создали встречу в календаре, перейдите к следующему разделу Шаг 2. Отправка вложения iCalendar.
- В представлении Календарь перейдите на вкладку Главная и в группе Создать выберите пункт Создать встречу.
- В полях Тема и Расположение введите сведения о теме и расположении.
- Введите время начала и время окончания.
- На вкладке Встреча в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Шаг 2. Отправка вложения iCalendar
- В календаре щелкните встречу.
- На вкладке Встреча в группе Действия щелкните стрелку вниз в команде Пересылка .
Шаг 3. Добавление ссылки на текст сообщения
Ссылка может быть текстом или любым выбранным изображением.
Выполните одно из указанных ниже действий.
- Добавление текстовой ссылки в текст сообщения
- Добавление ссылки на изображение в текст сообщения
Добавление текстовой ссылки в текст сообщения
- В открытом окне встречи щелкните правой кнопкой мыши вложение iCalendar .ics и выберите команду Сохранить как.
- Выберите расположение, к которому могут получить доступ все получатели.
Например, в организации можно выбрать общее сетевое расположение. Наиболее распространенным сценарием является сохранение файла iCalendar .ics на веб-сайте. Помните, что при выборе места для сохранения файла важно, чтобы любой получатель получил доступ к нему.
- Нажмите кнопку Сохранить.
- Щелкните текст сообщения.
- На вкладке Вставка в группе Ссылки выберите команду Гиперссылка.
- В поле Отображаемый текст введите текст, который будет отображаться как ссылка.
- В поле Адрес введите расположение, в котором вы сохранили файл .ics iCalendar. Если вы сохранили его на веб-сайте, введите веб-адрес или URL-адрес для этого расположения.
- Нажмите кнопку ОК.
- Продолжайте выполнять сообщение, как обычно, в том числе добавляйте получателей, а затем нажмите кнопку Отправить.
Добавление ссылки на изображение в текст сообщения
- В открытом окне встречи щелкните правой кнопкой мыши вложение iCalendar .ics и выберите команду Сохранить как.
- Выберите расположение, к которому могут получить доступ все получатели.
- Например, в организации можно выбрать общее сетевое расположение. Наиболее распространенным сценарием является сохранение файла iCalendar .ics на веб-сайте. Помните, что при выборе места для сохранения файла важно, чтобы любой получатель получил доступ к нему.
- Нажмите кнопку Сохранить.
- Щелкните текст сообщения.
- На вкладке Вставка в группе Иллюстрации щелкните Рисунок.
- Щелкните рисунок, который нужно вставить, и нажмите кнопку Вставить.
- Щелкните вставленное изображение.
- На вкладке Вставка в группе Ссылки выберите команду Гиперссылка.
- В поле Адрес введите расположение, в котором вы сохранили файл .ics. Если вы сохранили его на веб-сайте, введите веб-адрес или URL-адрес для этого расположения.
- Нажмите кнопку ОК.
- Продолжайте выполнять сообщение, как обычно, в том числе добавляйте получателей, а затем нажмите кнопку Отправить.
Как создать ссылку «Добавить в календарь» для ваших писем
Прежде всего нужно создать уведомление о вашем мероприятии в онлайн‑календаре (Google Календарь, Яндекс Календарь).
- Зайдите в свой аккаунт Google (или Яндекс) и откройте календарное приложение.
- Выберите дату и время для создания напоминания.
- Щёлкните по выбранной дате и времени, чтобы создать новое событие или напоминание.
- Введите текст напоминания, который будет отображаться в уведомлении.
- Установите параметры уведомления, такие как время и способ напоминания (звуковое оповещение или электронное письмо).
- После ввода всех данных сохраните созданное напоминание.
Как вставить ссылку на событие в календаре в письмо
- Зайдите в свой аккаунт и откройте календарь. Найдите событие, для которого вы хотите получить ссылку, и кликните на него, чтобы открыть.
- В правом верхнем углу окна события вы увидите значок «Поделиться» (обычно это значок трёх точек или значок цепи).
- В появившемся меню выберите «Скопировать ссылку».
- Перейдите к созданию нового электронного письма или откройте уже существующее.
- Наберите текст «Добавить в календарь» и создайте гиперссылку (добавив скопированный адрес из буфера обмена).
- При необходимости вы можете добавить дополнительный текст или инструкции к вашему письму, чтобы уведомить получателя о событии.
Минусом такого способа является то, что пользователь не сможет добавить в свой Яндекс Календарь мероприятие из Google Календаря, и наоборот. Поэтому вам придётся создавать упоминания о своём событии в нескольких онлайн‑календарях и делать рассылку. Или же можно создать напоминание с файлом ics (iCalendar), формат которого поддерживается практически всеми онлайн‑календарями.
Как создать файл формата ICS
Формат файла ICS (iCalendar) — стандартный формат для обмена календарными данными. Он используется для создания календарных событий, встреч и напоминаний, которые можно импортировать в различные календарные приложения и службы.
Чтобы создать такой файл, можно воспользоваться специализированным сервисом (Event Generator), либо использовать код. Работать с сервисом гораздо удобнее — так, Event Generator предлагает вам заполнить все необходимые данные и на выходе вы получите сразу две ссылки: одну на исходный ICSфайл, а другую — уже готовую ссылку на ваше мероприятие в Google Календаре, которую вы тут же можете скопировать и вставить в ваше письмо. И тогда, пройдя по ссылке и открыв ICSфайл, пользователь сможет импортировать его в свой онлайн‑календарь.
Как добавить календарь в письмо?
Наверняка вы сталкивались с тем, что записались на какую-то конференцию или назначали встречу, но забывали про неё, хотя напоминание вам присылали? Или наоборот: вы организатор мероприятия, который получил 200 регистраций, а пришло всего 50 человек? Чтобы такие ситуации не случались, поговорим о том, как добавить событие прямо из письма в календарь подписчика.
Добавление календаря в письма. Для кого и зачем?
Например, вы записаны к врачу. Клиника присылает вам на почту напоминание о визите с конкретной датой и временем:
Все, что требуется от вас – это нажать кнопку “Добавить в календарь”, после этого событие появится в вашем расписании. Теперь календарь напомнит о событии в нужное время (таймер напоминания по умолчанию срабатывает за 10 минут до мероприятия, но в настройках можно задать нужное время).
Важно учитывать, что пользователи читают письма с разных устройств. Это могут быть телефоны на android, iOS, десктопные версии и т. д. Операционная система устройства, календари, которыми вы пользуетесь — все это может влиять на корректность работы с календарями. Поэтому мы рассмотрим несколько вариантов.
Как реализовать с помощью Google?
Google Calendar позволяет резервировать время через письма.
- Добавление события начинается c того, что календарь необходимо сделать публичным. Для этого нужно перейти в настройки календаря, нажав на шестеренку в верхнем левом углу → настройки моих календарей → нажать на интересующий.
- Поставить галочку “Сделать общедоступным”:
- Далее необходимо создать событие, которое вы планируете, заполнить нужные поля и сохранить.
- После этого, дважды кликнув по созданному событию, вы попадете обратно на страницу с настройками, в которой теперь появится кнопка “Дополнительные условия”. Нажмите её и выберите “Опубликовать мероприятие”:
- На экране появится окно, в котором будет фрагмент HTML и ссылка на событие. Скопируйте её и вставьте в нужный блок вашего письма. Это может быть кнопка, ссылка, иконка и т. д.
- Когда письмо будет отправлено, одним кликом пользователь может добавить событие в свой календарь:
Добавление с помощью Yahoo
Пользуетесь почтовиком Yahoo и задумываетесь над тем, как добавить событие в календарь? Сделать это несложно:
- Войдите в аккаунт Yahoo и прейдите в календарь.
- Так же, как и в Google, календарь необходимо сделать общедоступным. Нажмите на стрелочку возле календаря, который хотите опубликовать и нажмите “Поделиться”:
- После этого поставьте галочку “Активировать общедоступный календарь” (на скрине “Активувати загальнодоступний календар”) и скопируйте ссылку, которая появится, нажмите кнопку “Сохранить”:
- После отправки письма, юзер сможет добавить событие в календарь, просто нажав на кнопку в письме. Событие автоматически добавиться в календарь:
Создание календаря для iOS
Создайте мероприятие в календаре и сделайте его открытым. Полученную ссылку добавьте в письмо.
Кликнув по ссылке подписчик сможет добавить событие в свой календарь:
Подробнее о настройке можно узнать в инструкции.
Добавление календаря для Outlook
Если у вас есть учетка в Microsoft Exchange, то останется выполнить несколько шагов.
- Кликните в нижнем меню на иконку “Календарь”:
- Подготовьте Публичный календарь, чтобы он был виден другим пользователям.
- Кликните на нужную дату, чтобы создайть мероприятие, а затем перенесите его в Публичный календарь:
- Чтобы открыть доступ для всех пользователей, в настройках кликните на “Посмотреть все параметры Outlook”.
В разделе “Календарь” перейдите в “Общие календари”.
В строке “Публикации календаря” выберите “Может просматривать все сведения”.
Подробнее о настройках календаря на разных версиях Outlook можно почитать в инструкции.
Создание с помощью AddEvent от NiftyImages
NiftyImages – инструмент, который предназначен для персонализации в email. В их сервисе можно найти множество инструментов, чтобы разнообразить email-рассылки:
- real-time-элементы,
- блоки для персонализации картинок,
- таймеры,
- погода и т.д.
Для нашей статьи актуальна функция AddEvent от NeftyImages, т.к. она позволяет легко создавать события для основных служб календарей. Эта фича позволит вам использовать только лишь URL изображения или ссылку, которая автоматически опирается на событие в календаре нужного почтового клиента.
Это работает так: NiftyImages позволяет создать внутри себя событие, после чего автоматом создает набор определенных правил, которые сами определяют почтовый клиент и ОС пользователя для соответствующего отображения события на устройстве.
Бонус: добавление ссылки-приглашения на конференцию в Zoom
Чтобы добавить в свое письмо пригласительную ссылку в Zoom, необходимо запланировать саму конференцию, после чего нажать на кнопку “Показать приглашение на конференцию”:
В приглашении появится ссылка, которую можно вставить в нужный вам блок в письме:
Если же вы хотите прикрепить ссылку в событие в календаре, чтобы у пользователя была возможность добавить её к себе, читайте в статье выше, как это сделать.
В итоге у нас будет ссылка на создание события в календаре и ссылка на конференцию:
Заключение
Как видите, добавить календарь в письмо не составляет сложности. Для этого есть много способов, специальных фич и возможностей. Успехов вам и вашим email! 🙂
Как создать ссылку «Добавить в календарь» в электронном письме
Многие специалисты отправляют приглашения на мероприятия, такие как собрания или учебные занятия, по электронной почте. Использование календаря Google во время этого процесса может помочь увеличить посещаемость и организовать ваше мероприятие. Чтобы добиться этого эффекта, полезно знать, как интегрировать события Календаря Google с электронной почтой. В этой статье мы объясним, почему вы можете использовать ссылки на календарь в электронных письмах, и поделимся шагами, которые вы можете предпринять, чтобы добавить ссылку на календарь Google в свое электронное письмо при информировании специалистов о вашем мероприятии.
Зачем использовать ссылки календаря в сообщениях электронной почты?
Использование ссылок календаря в сообщениях электронной почты может помочь увеличить посещаемость вашего мероприятия. Это связано с тем, что когда вы добавляете ссылку на календарь в свое электронное письмо, получатель может щелкнуть ссылку, чтобы добавить ее в свой личный календарь, что позволит ему получить уведомление, чтобы напомнить ему о событии позже. Это позволяет получателям приглашений лучше организовать свое расписание.
Использование ссылок календаря в ваших сообщениях электронной почты также может помочь вам поделиться дополнительной информацией о событии, поскольку это дает вам возможность предоставить контекст для ссылки. Это может сделать ваше приглашение более личным и гарантировать, что профессионалы, которых вы приглашаете на мероприятие, будут иметь достаточно информации о нем. Вы можете использовать эту функцию в своих личных и профессиональных электронных письмах, в том числе делиться подробностями о внутренних собраниях персонала или рекламировать событие для потребителей.
Как создать ссылку «Добавить в календарь» в сообщении электронной почты в Gmail
Если вы хотите включить ссылку «Добавить в календарь» в свои электронные письма, чтобы получатель мог с ней взаимодействовать, выполните следующие действия:
1. Создайте событие в приложении календаря Google.
Прежде чем вы сможете поделиться своим мероприятием, сначала создайте его в приложении Google Календарь. Для этого выполните следующие действия:
- Войдите в свою учетную запись Календаря Google и нажмите на большой значок плюса на главной странице.
- Выберите опцию «событие» во всплывающем меню.
- Заполните информацию о мероприятии, включая его название, дату и место.
- Выберите людей, которых нужно пригласить на мероприятие, добавив их адреса электронной почты в текстовое поле между строками времени и адреса.
- Напишите описание события.
- Сохраните свою работу, нажав на синий значок «Сохранить» в правом нижнем углу всплывающего окна.
2. Измените настройки общего доступа к Календарю Google.
После создания мероприятия важно убедиться, что вы можете поделиться ссылкой на него. Для этого щелкните событие и войдите в режим редактирования, взаимодействуя со значком карандаша в верхней части всплывающего меню. Это вызовет более подробную информацию о вашем мероприятии. Найдите параметры «видимости по умолчанию», которые обычно находятся под разделом уведомлений о событии, и щелкните его, чтобы открыть раскрывающееся меню. В этом меню выберите опцию «общедоступный» и сохраните изменения, щелкнув синий значок «Сохранить» в верхней части окна.
3. Скопируйте ссылку на мероприятие в свой календарь.
Далее вы можете найти ссылку на мероприятие. Чтобы найти эту ссылку, щелкните событие в календаре. При этом появляется всплывающее окно для отображения сведений о событии. В верхней части этого окна, в правом верхнем углу, вы можете найти значок, состоящий из трех вертикальных точек. Нажмите на это, чтобы отобразить дополнительные параметры. Затем выберите опцию «опубликовать событие».
При выборе этого параметра открывается окно, в котором вы можете найти ссылку на свое мероприятие Google. Чтобы скопировать эту ссылку, щелкните левой кнопкой мыши компьютерной мышью или трекпадом и проведите курсором по тексту, выделив его синим цветом. Как только вы выделите весь текст внутри ссылки, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Копировать» во всплывающем окне. Вы также можете удерживать «ctrl» и «c» на клавиатуре, чтобы завершить это действие.
4. Напишите свой адрес электронной почты
Теперь, когда у вас есть копия ссылки, напишите электронное письмо в том формате, который наиболее соответствует вашим намерениям. Например, если вы отправляете электронное письмо своим внутренним коллегам, вам может не понадобиться включать столько формальных или вводных формулировок. При написании электронного письма подумайте, где вы хотите разместить ссылку, чтобы получатель мог с ней взаимодействовать, так как это важно для следующего шага.
5. Вставьте ссылку как гиперссылку
Есть два основных способа вставить ссылку в письмо. Первый вариант — это гиперссылка, что означает, что ссылка может быть встроена в обычный текст вашего электронного письма, но позволить вашей аудитории щелкнуть по ней. Часто эта опция может придать вашему электронному письму более профессиональный вид. Это также позволяет вам ссылаться на ссылку, не делая дополнительных шагов по форматированию для ее размещения, поскольку приложения обычно выделяют жирным шрифтом или автоматически меняют цвет текста гиперссылки.
Если вы хотите использовать гиперссылку, найдите текст, который вы хотите, чтобы читатель увидел вместо фактического адреса ссылки, также известного как текст привязки. Как правило, профессионалы могут привлечь внимание к гиперссылке, написав что-то вроде «Вы можете ответить на это событие, добавив его в свой календарь», поместив гиперссылку на слова, выделенные жирным шрифтом. Чтобы разместить гиперссылку, выделите текст привязки и удерживайте клавиши «ctrl» и «k» на клавиатуре. Вы также можете выполнить эту функцию, нажав на значок цепочки на нижней панели инструментов вашего электронного письма.
6. Вставьте ссылку как есть
Если вы не хотите создавать ссылку «Добавить в календарь» с помощью гипертекста, вы можете пропустить пятый шаг и следовать этому. Если вы уже создали гиперссылку, перейдите к седьмому шагу. Чтобы вставить ссылку как есть, вы можете просто щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «вставить» во всплывающем меню. Вы также можете удерживать «ctrl» и «v» на клавиатуре, чтобы выполнить эту задачу.
Если вы оставляете ссылку как есть, часто лучше отделить ее от остального текста и написать предложение, чтобы представить ее. Например, вы могли бы написать что-то вроде этого:
Нажмите на ссылку ниже, чтобы добавить это событие в свой календарь:
7. Отправьте электронное письмо
Проверьте свою электронную почту, чтобы убедиться, что она не содержит ошибок. Как только вы будете довольны тем, как ссылка на ваш календарь выглядит в электронном письме, создайте строку темы и направьте ее соответствующим специалистам перед отправкой. Когда получатели прочитают электронное письмо, они смогут щелкнуть ссылку календаря, чтобы добавить событие в свое личное расписание.