Какая из операций выполняемых в access отсутствует в excel

Перемещение данных из Excel в Access

Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт данных Excel с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office.

В этой статье показано, как перемещать данные из Excel в Access и преобразовывать их в реляционные таблицы, чтобы совместно использовать Microsoft Excel и Access. Подводя итоги, access лучше всего подходит для записи, хранения, запроса и совместного использования данных, а Excel лучше всего подходит для вычисления, анализа и визуализации данных.

В двух статьях , Использование Access или Excel для управления данными и 10 основных причин использования Access с Excel, обсуждается, какая программа лучше всего подходит для конкретной задачи и как совместно использовать Excel и Access для создания практического решения.

При перемещении данных из Excel в Access необходимо выполнить три основных шага.

Примечание: Сведения о моделировании данных и связях в Access см. в статье Основы проектирования баз данных.

Шаг 1. Импорт данных из Excel в Access

Импорт данных — это операция, которая может выполняться гораздо более гладко, если вам потребуется некоторое время для подготовки и очистки данных. Импорт данных похож на перемещение в новый дом. Если вы убираете и организуете свои вещи, прежде чем вы переезжаете, поселиться в вашем новом доме гораздо легче.

Очистка данных перед импортом

Перед импортом данных в Access в Excel рекомендуется:

• Преобразуйте ячейки, содержащие неатомные данные (т. е. несколько значений в одной ячейке), в несколько столбцов. Например, ячейку в столбце «Навыки», которая содержит несколько значений навыков, таких как «Программирование на C#», «Программирование VBA» и «Веб-дизайн», следует разбить на отдельные столбцы, каждый из которых содержит только одно значение навыка.
• Используйте команду TRIM для удаления начальных, конечных и нескольких внедренных пространств.
• Удалите непечатаемые символы.
• Поиск и исправление орфографических ошибок и ошибок препинания.
• Удалите повторяющиеся строки или повторяющиеся поля.
• Убедитесь, что столбцы данных не содержат смешанные форматы, особенно числа, отформатированные в виде текста, или даты, отформатированные в виде чисел.

Дополнительные сведения см. в следующих разделах справки Excel:

• Первые 10 способов очистки данных
• Фильтр уникальных значений или удаление повторяющихся значений
• Преобразование чисел из текстового формата в числовой
• Преобразование дат из текстового формата в формат даты

Примечание: Если ваши потребности в очистке данных сложны или у вас нет времени или ресурсов для самостоятельной автоматизации процесса, вы можете использовать стороннего поставщика. Для получения дополнительных сведений найдите «программное обеспечение для очистки данных» или «качество данных» в любимой поисковой системе в веб-браузере.

Выбор оптимального типа данных при импорте

Во время операции импорта в Access необходимо сделать правильный выбор, чтобы получить несколько ошибок преобразования (если таковые есть) для выполнения которых потребуется вмешательство вручную. В следующей таблице показано, как преобразуются числовые форматы Excel и типы данных Access при импорте данных из Excel в Access, а также приведены советы по выбору лучших типов данных в мастере импорта электронных таблиц.

Числовой формат Excel

Тип данных Access

Рекомендации

Тип данных Access Text хранит буквенно-цифровые данные длиной до 255 символов. Тип данных Access Memo хранит буквенно-цифровые данные длиной до 65 535 символов.

Выберите Memo , чтобы избежать усечения данных.

Число, Процент, Дробь, Научный

Access имеет один тип данных Number, который зависит от свойства Field Size (Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Decimal).

Выберите Double (Двойной ), чтобы избежать ошибок преобразования данных.

Access и Excel используют один и тот же серийный номер даты для хранения дат. В Access диапазон дат больше: от -657 434 (1 января 100 г. н.э.) до 2 958 465 (31 декабря 9999 г.).

Поскольку Access не распознает систему дат 1904 (используется в Excel для Macintosh), необходимо преобразовать даты в Excel или Access, чтобы избежать путаницы.

Выберите Дата.

Access и Excel хранят значения времени, используя один и тот же тип данных.

Выберите Время, которое обычно используется по умолчанию.

В Access тип данных Currency хранит данные в виде 8-байтовых чисел с точностью до четырех десятичных разрядов и используется для хранения финансовых данных и предотвращения округления значений.

Выберите Валюта, которая обычно используется по умолчанию.

Access использует значение -1 для всех значений Да и 0 для всех значений No, тогда как Excel использует 1 для всех значений TRUE и 0 для всех значений FALSE.

Выберите Да/Нет, чтобы автоматически преобразовать базовые значения.

Гиперссылка в Excel и Access содержит URL-адрес или веб-адрес, который можно щелкнуть и подписаться.

Выберите Гиперссылка, в противном случае access может использовать тип данных Text по умолчанию.

После того как данные будут в Access, вы можете удалить данные Excel. Не забудьте сначала создать резервную копию исходной книги Excel перед ее удалением.

Дополнительные сведения см. в разделе Справки Access Импорт или ссылка на данные в книге Excel.

Автоматическое добавление данных простым способом

Распространенной проблемой для пользователей Excel является добавление данных с одинаковыми столбцами в один большой лист. Например, у вас может быть решение для отслеживания ресурсов, которое началось в Excel, но теперь выросло до файлов из многих рабочих групп и отделов. Эти данные могут находиться в разных листах и книгах или в текстовых файлах, которые являются веб-каналами данных из других систем. Нет команды пользовательского интерфейса или простого способа добавления аналогичных данных в Excel.

Лучшее решение — использовать Access, где можно легко импортировать и добавлять данные в одну таблицу с помощью мастера импорта электронных таблиц. Кроме того, в одну таблицу можно добавить большое количество данных. Вы можете сохранить операции импорта, добавить их как запланированные задачи Microsoft Outlook и даже использовать макросы для автоматизации процесса.

Шаг 2. Нормализация данных с помощью мастера анализатора таблиц

На первый взгляд, пошаговое выполнение процесса нормализации данных может показаться сложной задачей. К счастью, нормализация таблиц в Access гораздо проще благодаря мастеру анализатора таблиц.

1. Перетаскивание выбранных столбцов в новую таблицу и автоматическое создание связей

2. Используйте команды кнопки, чтобы переименовать таблицу, добавить первичный ключ, сделать существующий столбец первичным ключом и отменить последнее действие.

Этот мастер можно использовать для выполнения следующих действий:

• Преобразуйте таблицу в набор таблиц меньшего размера и автоматически создайте связь первичного и внешнего ключей между таблицами.
• Добавьте первичный ключ в существующее поле, содержащее уникальные значения, или создайте новое поле идентификатора, использующее тип данных AutoNumber.
• Автоматическое создание связей для обеспечения целостности ссылок с помощью каскадных обновлений. Каскадные удаления не добавляются автоматически, чтобы предотвратить случайное удаление данных, но вы можете легко добавить каскадные удаления позже.
• Выполните поиск в новых таблицах избыточных или повторяющихся данных (например, одного клиента с двумя разными номерами телефонов) и обновите их по мере необходимости.
• Создайте резервную копию исходной таблицы и переименуйте ее, добавив «_OLD» к ее имени. Затем создается запрос, который восстанавливает исходную таблицу с именем исходной таблицы, чтобы все существующие формы или отчеты, основанные на исходной таблице, работали с новой структурой таблицы.

Шаг 3. Подключение к доступу к данным из Excel

После нормализации данных в Access и создания запроса или таблицы, которые восстанавливают исходные данные, просто подключиться к данным Access из Excel. Теперь ваши данные находятся в Access как внешний источник данных, поэтому их можно подключить к книге через подключение к данным, которое представляет собой контейнер данных, используемый для поиска внешнего источника данных, входа в нее и доступа к нему. Сведения о подключении хранятся в книге, а также могут храниться в файле подключения, например в файле подключения к данным Office (ODC) (расширение ODC-файла) или файле имени источника данных (расширение DSN). После подключения к внешним данным вы также можете автоматически обновлять (или обновлять) книгу Excel из Access при каждом обновлении данных в Access.

Получение данных в Access

В этом разделе описаны следующие этапы нормализации данных: разбивка значений в столбцах Salesperson и Address на наиболее атомарные фрагменты, разделение связанных субъектов на собственные таблицы, копирование и вставка этих таблиц из Excel в Access, создание ключевых связей между вновь созданными таблицами Access, а также создание и выполнение простого запроса в Access для возврата сведений.

Пример данных в не нормализованной форме

На следующем листе содержатся не атомарные значения в столбцах Salesperson и Address. Оба столбца должны быть разделены на два или несколько отдельных столбцов. Этот лист также содержит сведения о продавцах, продуктах, клиентах и заказах. Эти сведения также следует разделить на отдельные таблицы по темам.

Идентификатор заказа

Какая из операций, выполняемых в Access, отсутствует в Excel

Microsoft Access и Microsoft Excel — два популярных программных продукта, которые широко используются в офисных условиях для обработки данных и создания отчетов. Несмотря на то, что оба программных продукта разработаны компанией Microsoft и предназначены для работы с таблицами, у них есть много различий в том, как они работают и какие операции они поддерживают.

Access является базой данных, которая позволяет пользователям создавать таблицы, связывать их между собой, добавлять формы для пользовательского ввода данных и создавать мощные запросы для извлечения информации. Это мощный инструмент для управления большими объемами данных и создания сложных отчетов.

Excel, с другой стороны, является таблицей данных, которая предназначена для работы с числовыми данными и выполнения математических операций. Excel позволяет пользователям создавать таблицы, выполнять расчеты, строить графики и диаграммы, а также создавать формулы и макросы для автоматизации рутинных задач.

Одно из основных отличий между Access и Excel заключается в их функционале. В то время как Access предоставляет более широкие возможности для работы с большими объемами данных и создания сложных запросов, Excel предоставляет более удобные инструменты для работы с числовыми данными и выполнения математических операций.

Основные функциональные возможности Access и Excel

Access и Excel — два разных приложения из пакета Microsoft Office, каждое из которых предназначено для выполнения определенных задач. Несмотря на некоторые сходства, они имеют свои особенности и функциональные возможности. В этом разделе мы рассмотрим основные функции каждого приложения.

Excel

Excel является электронной таблицей и широко используется для работы с числовыми данными. Основные функции и возможности Excel включают:

• Создание таблиц: Excel позволяет создавать таблицы для организации данных. Таблицы в Excel состоят из ячеек, каждая из которых может содержать числа, текст или формулы.
• Анализ данных: Excel предоставляет мощные инструменты для анализа данных, такие как формулы, функции, сортировка, фильтрация и сводные таблицы.
• Графики и диаграммы: Excel позволяет создавать различные типы графиков и диаграмм для визуализации данных.
• Формулы и функции: Excel содержит широкий набор предопределенных формул и функций, которые могут быть использованы для выполнения различных расчетов и операций с данными.
• Импорт и экспорт данных: Excel позволяет импортировать данные из других программ и файлов, а также экспортировать данные для обмена информацией с другими пользователями.

Access

Access — это программное обеспечение для создания и управления базами данных. Основные функции и возможности Access включают:

• Создание баз данных: Access позволяет создавать базы данных для хранения и организации больших объемов данных. Базы данных Access состоят из таблиц, форм, запросов и отчетов.
• Формы и отчеты: Access предоставляет инструменты для создания форм, которые позволяют пользователям вводить и просматривать данные, а также отчеты, которые позволяют вывести данные в удобном виде.
• Запросы: Access предоставляет мощные инструменты для создания и выполнения запросов к данным, что позволяет отыскивать и анализировать информацию в базе данных.
• Ролевая система: Access позволяет настраивать доступ к базе данных, управлять правами пользователей и устанавливать ограничения на редактирование данных.
• Импорт и экспорт данных: Access позволяет импортировать данные из других источников и экспортировать данные для обмена информацией с другими программами.

Таким образом, Excel и Access предлагают разные функции и возможности для работы с данными. Они могут использоваться вместе или отдельно, в зависимости от требований конкретной задачи.

Табличная структура данных

Табличная структура данных является основой для работы в программе Access и Excel. Она является удобным и наглядным способом представления информации в виде таблицы, состоящей из строк и столбцов.

Однако в Access и Excel имеются некоторые отличия в использовании табличных структур данных.

1. В Access, таблицы используются для хранения данных, в то время как в Excel, таблицы могут использоваться как для хранения, так и для анализа и обработки данных.
2. В Access, таблицы могут быть связаны друг с другом с помощью отношений, что позволяет устанавливать связи между различными таблицами и создавать более сложные структуры данных. В Excel, такие связи между таблицами невозможны.
3. Access предоставляет возможность создания с помощью таблиц макросов и запросов, в то время как Excel только ориентирован на работу с данными в таблицах.
4. В Access есть возможность использовать вложенные таблицы и подчиненные таблицы, что позволяет создавать иерархическую структуру данных. В Excel подобные возможности отсутствуют, так как все данные обрабатываются только в одной таблице.
5. Access позволяет работать с табличными данными множественными пользователями одновременно, что позволяет создавать распределенные базы данных. Excel в основном ориентирован на работу с данными одного пользователя.

Таким образом, табличная структура данных представляет собой важный инструмент как в Access, так и в Excel. Однако, в зависимости от поставленных задач и требуемой функциональности, выбор программы для работы с таблицами может различаться.

Возможность проведения арифметических операций

В Access и Excel имеются сходства в возможности проведения арифметических операций, однако есть и некоторые отличия между этими программами.

Сходства:

• Оба приложения позволяют выполнять основные арифметические операции, такие как сложение (+), вычитание (-), умножение (*) и деление (/).
• В обоих программах можно использовать арифметические операции для выполнения вычислений над числовыми данными, хранящимися в таблицах или ячейках.

Отличия:

Операции, доступные в Access	Операции, доступные в Excel
Целочисленное деление (\)	Оператор отсутствует
Остаток от деления (MOD)	Оператор отсутствует
Возведение в степень (^)	Возможно использование оператора (^)
Квадратный корень (SQR)	Функция SQRT

Таким образом, Access и Excel обладают схожей возможностью проведения арифметических операций, но имеют некоторые отличия в доступных операторах и функциях. При выборе между этими программами важно учитывать требуемый функционал для проведения арифметических операций.

Создание связей между таблицами

Одной из важных различий между операциями в Access и Excel является возможность создания связей между таблицами. В Access связи играют ключевую роль в организации данных и позволяют эффективно хранить и обрабатывать информацию.

Создание связей между таблицами позволяет связывать данные, которые имеют общие поле, таким образом, можно задать определенные правила целостности данных и обеспечивать целостность базы данных. В Excel, в отличие от Access, нет возможности создавать связи между таблицами, поскольку Excel предназначен в основном для работы с таблицами и данными в них, а не для организации базы данных.

В Access связи между таблицами создаются с помощью инструментов для проектирования баз данных. Для каждой связи необходимо выбрать таблицы и поля, которые будут связаны. При создании связи можно указать тип связи, такой как один-к-одному, один-ко-многим или многие-ко-многим.

Создание связей между таблицами имеет множество преимуществ. Во-первых, это позволяет избежать дублирования данных и сохранить целостность и согласованность информации. Во-вторых, связи облегчают выполнение сложных запросов и агрегирование данных. В-третьих, связи позволяют автоматически обновлять связанные данные при изменении исходных данных. Наконец, связи упрощают работу с формами и отчетами, позволяя отображать данные из связанных таблиц в удобном виде.

В заключение, создание связей между таблицами является важной особенностью Access, которая делает его мощным инструментом для организации баз данных. В Excel, в отличие от Access, такая возможность отсутствует, поскольку Excel предназначен для работы с таблицами и данными в них, а не для организации баз данных.

Графическое представление данных

Одно из основных отличий между операциями в Access и Excel состоит в возможности графического представления данных. В Excel есть широкий набор инструментов для создания графиков и диаграмм, которые позволяют визуализировать данные и делать их более понятными и наглядными для анализа.

В Access также есть возможность создания графиков, но они не так разнообразны и гибки, как в Excel. Основной целью Access является организация и хранение данных, поэтому его возможности по визуализации информации ограничены.

Excel позволяет создавать различные типы графиков, включая столбчатые, круговые, линейные, точечные и другие. Вы можете выбрать тип графика в соответствии с вашими потребностями и выбрать настройки, чтобы график выглядел так, как вам нужно.

Кроме того, в Excel доступны различные инструменты для форматирования и настройки графиков, такие как изменение цветов, стилей линий, добавление подписей и осей координат, создание легенды и т.д.

В Access наличие таких инструментов ограничено. Вы можете создавать простые графики, такие как столбчатые или круговые, но доступные параметры форматирования будут значительно ограничены.

Таким образом, если вам необходимо создать детальный и сложный график для анализа данных, лучше использовать Excel. Если вам нужен простой и основной график для представления данных в Access, вы можете воспользоваться его ограниченными возможностями.

Программирование макросов и VBA

Одним из заметных отличий между Access и Excel является возможность программирования макросов и использование языка VBA (Visual Basic for Applications). В Access и Excel существуют различные способы автоматизации и расширения функциональности с помощью макросов и VBA.

Макросы — это набор действий, записанных и выполненных автоматически. В Access и Excel макросы имеют схожие особенности, такие как возможность записи и выполнения последовательности действий без необходимости в программировании. Однако, Access имеет более продвинутые возможности и функции в области программирования макросов.

В Access также доступна возможность программирования с использованием VBA. VBA — это полноценный язык программирования, основанный на языке Visual Basic. Он позволяет создавать более сложные и гибкие процедуры, а также взаимодействовать с другими объектами и приложениями.

Одним из преимуществ VBA является возможность создания пользовательских функций, которые могут быть вызваны и использованы в различных контекстах. В Access пользовательские функции могут быть использованы в SQL-запросах, формулах, макросах и других местах, где требуется вычисление значений.

В Excel также доступна возможность программирования с использованием VBA. VBA в Excel используется для автоматизации рутинных задач, создания пользовательских форм, обработки данных и многое другое. Важно отметить, что Excel поддерживает широкий спектр объектов и методов, которые можно использовать при программировании с помощью VBA.

В целом, программирование макросов и VBA является мощным инструментом для автоматизации задач и расширения функциональности в Access и Excel. Однако, для использования этих возможностей требуется более глубокое знание языка программирования и синтаксиса VBA.

Вопрос-ответ

Какие операции доступны только в Access, но недоступны в Excel?

В Access есть множество операций, которые отсутствуют в Excel. Например, возможность создания и управления базами данных, работа с SQL-запросами, создание отчетов, управление пользователями и безопасностью данных.

Какие операции доступны только в Excel, но недоступны в Access?

В Excel есть много операций, которых нет в Access. Например, создание и работа с электронными таблицами, использование формул и функций, графическое представление данных, создание диаграмм и визуализация результатов, анализ данных.

Чем отличается работа с данными в Access от работы с данными в Excel?

В Access данные организованы в виде базы данных, что позволяет создавать структурированные связанные таблицы, использовать SQL-запросы для выборки и анализа данных, создавать формы для ввода и редактирования данных, а также создавать отчеты для визуализации и анализа результатов. В Excel данные организованы в виде электронных таблиц, где можно использовать формулы и функции для анализа данных, создавать графики и диаграммы для визуализации результатов.

Какая программа лучше подходит для работы с большим объемом данных: Access или Excel?

Вопрос зависит от конкретных задач и требований. Если требуется работа с большим объемом структурированных данных, построение сложных SQL-запросов и управление базой данных, то Access будет более подходящим вариантом. Если же требуется работа с относительно небольшим объемом данных, использование формул и функций для анализа данных, создание графиков и диаграмм, то Excel будет удобнее.

Как связать Access с Excel

Связь между программами Microsoft Access и Microsoft Excel предоставляет возможность облегчить работу с данными, открывая новые возможности для анализа и обработки информации. Если вы хотите научиться связывать эти две программы, мы предлагаем вам подробную инструкцию.

Во-первых, убедитесь, что обе программы установлены на вашем компьютере. Если Access или Excel отсутствуют, загрузите официальную версию с официального веб-сайта Microsoft.

Далее, откройте программу Access и создайте новую базу данных или откройте уже существующую. Перейдите во вкладку «Внешние данные» и выберите пункт «Импорт из Excel». В появившемся окне укажите путь к файлу Excel, который вы хотите связать с базой данных Access.

После выбора файла Excel вы можете настроить параметры импорта, такие как выбор листа или диапазона ячеек для импорта, а также наименования полей данных. Убедитесь, что указали все необходимые настройки и нажмите кнопку «Готово».

Теперь ваши данные из Excel связаны с базой данных Access. Вы можете использовать мощные функции Access для анализа и обработки данных, а также сохранять результаты работы для дальнейшего использования.

В заключение, связь между Access и Excel является мощным инструментом для работы с данными. Благодаря этой функциональной возможности вы сможете значительно улучшить эффективность своей работы и упростить работу с информацией. Следуйте нашей подробной инструкции, чтобы научиться связывать эти две программы и использовать их совместно для достижения ваших целей.

Как связать Access с Excel

Связь между Microsoft Access и Excel может быть очень полезной, особенно если вам необходимо обмениваться данными между этими двумя программами. Комбинируя возможности Access для работы с большим объемом данных и гибкость Excel для обработки и анализа данных, вы можете значительно упростить свою работу.

Для связи Access с Excel можно использовать несколько различных методов, включая импорт и экспорт данных, связывание таблиц и использование запросов, макросов и модулей. Рассмотрим каждый из этих методов подробнее:

1. Импорт и экспорт данных: Этот метод позволяет передавать данные между Access и Excel путем импорта или экспорта таблиц или запросов. Для импорта данных из Excel в Access вы можете воспользоваться инструментом «Импорт исходных данных» в Access. Для экспорта данных из Access в Excel можно использовать функцию «Экспорт данных» или сохранить таблицу или запрос в формате Excel.
2. Связывание таблиц: Если вам необходимо работать с данными, которые хранятся и обновляются как в Access, так и в Excel, вы можете создать связанную таблицу. Это позволит вам обращаться к данным в Excel, используя Access, и наоборот. Данные будут автоматически обновляться в обеих программах при изменении.
3. Использование запросов, макросов и модулей: Access позволяет использовать запросы, макросы и модули для более сложной обработки данных при связи с Excel. Например, вы можете создать запросы, которые извлекают данные из Excel и анализируют их в Access, или наоборот — создать запросы в Access и экспортировать их в Excel для дальнейшего анализа.

Таким образом, связь между Microsoft Access и Excel может быть очень полезной для обмена данными и обработки информации. Используйте описанные методы, чтобы максимально упростить свою работу с данными в этих двух программах.

Подготовка данных в Excel

Перед тем, как связать Access с Excel, необходимо подготовить данные в таблицах Excel.

Важно правильно организовать структуру данных в Excel, чтобы Access мог корректно распознать их. Ниже представлены рекомендации для подготовки данных:

1. Создайте отдельную таблицу для каждой сущности (например, для клиентов или заказов).
2. Заголовки столбцов должны быть уникальными и краткими.
3. Убедитесь, что данные в каждом столбце имеют одинаковый тип данных (например, только числа или только текст).
4. Передайте правильные форматы дат: дата должна быть представлена в одном формате во всех ячейках столбца.
5. Убедитесь, что все данные корректны и не содержат ошибок или пустых значений.

Также рекомендуется сохранить файл Excel перед связыванием с Access, чтобы избежать потери данных в случае ошибок.

После подготовки данных в Excel вы можете приступить к связыванию таблиц с помощью Access.

Установка дополнения для Access и Excel

Для установки дополнения следуйте инструкции:

1. Скачайте установочный файл Microsoft Office Access Connectivity Engine с официального сайта Microsoft.
2. Запустите установочный файл и следуйте инструкциям Мастера установки.
3. При установке выберите опции «Установить дополнительные компоненты» и «Установить среду выполнения баз данных 2007».
4. Дождитесь завершения установки.
5. Перезагрузите компьютер, чтобы изменения вступили в силу.

После установки дополнения вы сможете связать Access с Excel и использовать их вместе для работы с данными. Удачной работы!

Настройка связки Access и Excel

Связка Access и Excel позволяет эффективно обмениваться данными между этими двумя программами и выполнять различные операции с базами данных. Чтобы настроить связку между Access и Excel, выполните следующие шаги:

1. Откройте программу Access и создайте новую базу данных или откройте уже существующую.
2. Создайте таблицу, если она еще не создана. Для этого нажмите на вкладку «Таблицы» и выберите «Новая таблица».
3. Заполните таблицу данными или импортируйте данные из другого источника.
4. Откройте программу Excel и создайте новую рабочую книгу или откройте уже существующую.
5. На вкладке «Данные» выберите «Из внешних источников» и нажмите на «Из базы данных».
6. Выберите программу Access в списке доступных источников данных, затем укажите путь к файлу базы данных Access.
7. Выберите нужную таблицу и нажмите на кнопку «Открыть».
8. Выберите, как вы хотите импортировать данные из таблицы Access в Excel (например, какой столбец вы хотите импортировать и в каком формате).
9. Нажмите на кнопку «ОК», чтобы завершить процесс импорта данных.

Теперь вы можете работать с данными из базы данных Access в программе Excel, выполнять различные расчеты и анализировать информацию.

Использование связки аксесс и эксель

Связка Microsoft Access и Microsoft Excel предоставляет возможность работать с данными, сохраненными в базе данных Access, с помощью инструментов Excel. Это дает пользователям большую гибкость и функциональность при анализе данных и создании отчетов.

Для использования связки Access и Excel необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Откройте базу данных Access, содержащую нужные данные.
2. Выберите таблицу или запрос, данные которых вы хотите экспортировать в Excel.
3. Нажмите правой кнопкой мыши на выбранный объект и выберите пункт «Экспорт».
4. В появившемся окне выберите «Экспортировать в Excel» и нажмите «ОК».
5. Укажите имя файла и расположение для сохранения экспортированных данных.
6. Выберите нужные опции экспорта и нажмите «ОК».

После выполнения этих шагов, данные из базы данных Access будут экспортированы в формате Excel. Теперь вы можете работать с ними в Excel, применять различные функции и формулы для анализа данных, создавать отчеты и диаграммы.

Кроме экспорта данных, связка Access и Excel позволяет импортировать данные из Excel в Access для дальнейшей работы с ними в базе данных. Для этого необходимо выбрать пункт «Импортировать» вместо «Экспорта» и следовать инструкциям по импорту данных.

Таким образом, связка Microsoft Access и Microsoft Excel предоставляет мощный инструментарий для работы с данными. Вы можете с легкостью экспортировать данные из базы данных в Excel и обратно, а также выполнять различные операции по анализу данных и созданию отчетов.

Импорт или связывание данных в книге Excel

Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт данных Excel с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office.

Существуют различные способы переноса данных из книги Excel в базы данных Access. Можно скопировать данные с открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу либо связать лист с базой данных Access.

В этой статье приведено подробное описание процедуры импорта или связывания данных Excel с классическими базами данных Access.

В этой статье

• Общее представление об импорте данных из Excel
• Импорт данных из Excel
• Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями
• Связывание с данными Excel
• Разрешение вопросов, связанных со значением #Число! и другими неверными значениями в связанной таблице

Общее представление об импорте данных из Excel

Если требуется сохранить данные одного или нескольких листов Excel в Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в Access создается их копия в новой или существующей таблице, а исходный лист Excel не изменяется.

Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access

• Опытному пользователю Excel требуется использовать Access для работы с данными. Для этого необходимо переместить данные из листов Excel в одну или несколько новых таблиц Access.
• В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда данные поступают в формате Excel, и их необходимо объединять с базами данных Access. Требуется выполнить импорт полученных листов Excel в базу данных.
• Пользователь применяет Access для управления данными, однако получает еженедельные отчеты от остальных участников команды в виде книг Excel. Требуется организовать процесс импорта таким образом, чтобы данные импортировались в базу данных каждую неделю в заданное время.

Первый импорт данных из Excel

• Сохранить книгу Excel в виде базы данных Access невозможно. В Excel не предусмотрена функция создания базы данных Access с данными Excel.
• При открытии книги Excel в Access (для этого следует открыть диалоговое окно Открытие файла, выбрать в поле со списком Тип файлов значение Файлы Microsoft Office Excel и выбрать файл) создается ссылка на эту книгу, но данные из нее не импортируются. Связывание с книгой Excel кардинально отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.

Импорт данных из Excel

В этом разделе описано, как подготовиться к операции импорта, выполнить ее и как сохранить параметры импорта в виде спецификации для повторного использования. Помните, что данные можно одновременно импортировать только из одного листа. Импортировать все данные из книги за один раз невозможно.

Подготовка листа

1. Найдите исходный файл и выделите лист с данными, которые требуется импортировать в Access. Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, можно задать именованный диапазон, содержащий только те ячейки, которые требуется импортировать.

1. Перейдите в Excel и откройте лист, данные из которого нужно импортировать.
2. Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые необходимо импортировать.
3. Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.
4. В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК. Имейте в виду, что в ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один лист. Чтобы импортировать данные нескольких листов, операцию импорта следует повторить для каждого листа.

1. Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.
2. На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Для столбца «Номер рейса» лучше выбрать значение Текстовый.
3. Нажмите кнопку ОК.

Если исходные столбцы отформатированы, но все же содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, в ходе операции импорта значения могут быть пропущены или неправильно преобразованы. Сведения о разрешении этих вопросов см. в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.

Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, в Access можно указать, что данные первой строки должны рассматриваться в ходе операции импорта как имена полей. Если исходный лист или диапазон не содержит имен, рекомендуется добавить их в исходные данные до операции импорта.

Примечание: Если планируется добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится неудачей. Чтобы просмотреть имена полей, откройте таблицу в Access в режиме конструктора.

Подготовка конечной базы данных

1. Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что есть права на ее изменение. -или- Если ни одна из существующих баз данных не подходит для хранения импортируемых данных, создайте пустую базу данных. Для этого выполните указанные ниже действия. Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Создать и выберите пункт Пустая база данных.
2. Перед началом операции импорта следует определить, в какой таблице будут храниться данные: в новой или существующей. Создание новой таблицы. Если необходимо сохранить данные в новой таблице, в Access создается таблица, в которую добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, содержимое существующей таблицы перезаписывается импортируемыми данными. Добавление в существующую таблицу. При добавлении данных в существующую таблицу строки из листа Excel добавляются в указанную таблицу. Следует помнить, что ошибки в ходе операции добавления зачастую объясняются тем, что исходные данные не соответствуют структуре и параметрам полей в конечной таблице. Чтобы избежать таких ошибок, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте указанные ниже параметры.
3. Первая строка. Если первая строка исходного листа или диапазона не содержит заголовки столбцов, убедитесь, что расположение и тип данных каждого столбца соответствуют нужному полю таблицы. Если же первая строка содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля.
4. Отсутствующие или лишние поля. Если одно или несколько полей исходного листа отсутствуют в конечной таблице, их следует добавить до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, которые отсутствуют в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы при условии, что они допускают использование пустых значений.

Совет: Поле допускает использование пустых значений, если его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.

Запуск операции импорта

1. Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.
   • Если вы используете последнюю версию Microsoft 365, Access 2021 или Access 2019, на вкладке Внешние данные в группе Импорт & link щелкните Создать источник данных >из файла >Excel.
   • Если вы используете Access 2016, на вкладке Внешние данные в группе Импорт & link щелкните Excel.

Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.

Использование мастера импорта электронных таблиц

1. На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
2. На второй странице мастера щелкните элемент листы или именованные диапазоны, выберите лист или именованный диапазон, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
3. Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее. Если данные импортируются в новую таблицу, заголовки столбцов используются в Access в качестве имен полей в таблице. Эти имена можно изменить в ходе операции импорта или после ее завершения. Если данные добавляются к существующей таблице, убедитесь, что заголовки столбцов исходного листа в точности соответствуют именам полей конечной таблицы. Если данные добавляются к существующей таблице, перейдите к действию 6. Если данные добавляются в новую таблицу, выполните оставшиеся действия.
4. Мастер предложит просмотреть свойства полей. Щелкните столбец в нижней части страницы, чтобы отобразить свойства нужного поля. При необходимости выполните указанные ниже действия.
   • Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля. В Access выполняется проверка первых восьми строк каждого столбца, чтобы определить тип данных для соответствующего поля. Если первые восемь строк столбца на листе содержат значения разных типов, например текст и числа, мастер предлагает тип данных, совместимый со всеми значениями столбца — как правило, это текстовый тип данных. Хотя можно выбрать и другой тип данных, следует помнить, что значения, несовместимые с этим типом, будут в ходе импорта пропущены или преобразованы неправильно. Дополнительные сведения о том, как исправить неверные или отсутствующие значения, см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
   • Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано (Indexed) значение Да.
   • Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле. Настроив параметры, нажмите кнопку Далее.
5. На следующем экране задайте первичный ключ для таблицы. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в качестве первого поля конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными значениями кодов, начиная с 1. После этого нажмите кнопку Далее.
6. На последнем экране мастера укажите имя целевой таблицы. в поле Импорт в таблицу. Если таблица уже существует, в Access отображается запрос на перезапись существующего содержимого таблицы. Нажмите кнопку Да , чтобы продолжить, или Нет , чтобы указать другое имя для целевой таблицы, а затем нажмите кнопку Готово , чтобы импортировать данные. Если импорт части или всех данных в Access завершится успешно, в мастере откроется страница с состоянием операции импорта. Кроме того, сведения об операции можно сохранить в виде спецификации для дальнейшего использования. Если операция завершится неудачей, появится сообщение Ошибкапри попытке импорта файла.
7. Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить сведения об операции для использования в будущем. Сохранение сведений позволяет выполнять операцию повторно без использования мастера.

Сведения о том, как запустить сохраненную спецификацию импорта или экспорта, см. в статье Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта.

Сведения о том, как запланировать выполнение задач импорта и связывания в определенное время, см. в статье Планирование спецификации импорта или экспорта.

Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями

Сообщение Ошибка при попытке импорта файла свидетельствует о том, что операция импорта завершилась неудачей. Если же после операции импорта отображается диалоговое окно, в котором предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные успешно импортированы полностью или частично. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе операции импорта.

Важно: Даже если в сообщении о состоянии указано, что операция завершилась успешно, перед использованием таблицы следует просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.

• Откройте целевую таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в таблицу были добавлены все данные.
• Откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и другие свойства полей.

В приведенной ниже таблице описаны действия по разрешению проблем, связанных с отсутствующими или неверными значениями.

Совет: Если при устранении неполадок обнаружено лишь несколько отсутствующих значений, можно добавить их в таблицу вручную. Если же отсутствует или неправильно импортирован целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем повторите операцию импорта.

Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не импортируются. Их следует добавить в базу данных вручную после завершения операции импорта.

Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не базовая формула. В ходе операции импорта можно указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например числовой.

Значения TRUE или FALSE и -1 или 0

Если исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения TRUE или FALSE, в Access для этого столбца создается логическое поле, в которое вставляется значение -1 или 0. Если же исходный лист или диапазон включает столбец, который содержит только значения -1 и 0, в Access для этого столбца по умолчанию создается числовое поле. Чтобы избежать этой проблемы, можно изменить в ходе импорта тип данных поля на логический.

При импорте данных в новую или существующую таблицу приложение Access не поддерживает многозначные поля, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой (;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.

В случае усечения данных в столбце таблицы Access попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если не удается решить проблему с помощью этого способа, это означает, что объем данных в числовом столбце Excel слишком велик для конечного поля в Access. Например, в базе данных Access свойство FieldSize конечного поля может иметь значение Байт, а исходные данные могут содержать значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.

• После завершения импорта в логическом поле в режиме таблицы отображаются значения -1 и 0. Чтобы устранить эту проблему, необходимо после завершения импорта изменить значение свойства Формат этого поля на Да/Нет для отображения флажков.
• Даты в длинном и среднем форматах отображаются в Access как краткие даты. Чтобы устранить эту проблему, откройте конечную таблицу в Access в режиме конструктора и измените свойство Формат поля даты на Длинный формат даты или Средний формат даты.

Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования.

Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа)

Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта.

Значения дат, сдвинутые на 4 года

Значения полей дат, импортированных с листа Excel, оказываются сдвинуты на четыре года. Excel для Windows может использовать две системы дат:

• Система дат 1904 года (в которой серийные номера варьируются от 0 до 63 918), которые соответствуют датам с 1 января 1904 по 31 декабря 2078 года.
• Система дат 1900 года (в которой серийные номера варьируются от 1 до 65 380), которые соответствуют датам с 1 января 1900 по 31 декабря 2078 года.

Систему дат можно задать в разделе Параметры Excel: Параметры > файлов > Расширенные > Использовать систему дат 1904.

Примечание При импорте из книги XLSB в ней всегда используется система дат 1900 независимо от параметра Система дат.

Прежде чем импортировать данные, измените систему дат для книги Excel или выполните после добавления данных запрос на обновление, используя выражение [имя поля даты] + 1462 для корректировки дат.

Excel для Macintosh использует только систему дат 1904.

В конце операции импорта может появиться сообщение об ошибке о данных, которые были удалены или потеряны во время операции, или при открытии таблицы в режиме таблицы может отобразиться, что некоторые значения полей пусты. Если исходные столбцы в Excel не имеют форматирования или первые восемь исходных строк содержат значения разных типов данных, откройте исходный лист и выполните следующие действия.

• Отформатируйте исходные столбцы.
• Переместите строки таким образом, чтобы первые восемь строк каждого столбца не содержали значения с разными типами данных.
• В ходе операции импорта выберите подходящий тип данных для каждого поля. Если тип данных указан неправильно, после завершения операции весь столбец может содержать пустые или неверные значения.

Описанные выше действия позволяют свести к минимуму количество пустых значений. В приведенной ниже таблице представлены ситуации, в которых пустые значения все же будут появляться.

Тип отсутствующих значений

Конечный объект импорта