Как выстроить по алфавиту в excel
Перейти к содержимому

Как выстроить по алфавиту в excel

  • автор:

Краткое руководство: сортировка данных на листе Excel

Сортировка данных на листе позволяет изменять их порядок и быстрее находить нужные значения. Можно отсортировать диапазон или таблицу данных по одному или нескольким столбцам данных. Например, вы можете отсортировать список сотрудников сначала по отделам, а затем по фамилиям.

Как сортировать данные в Excel?

Выделение данных для сортировки

Выделите диапазон табличных данных, например A1:L5 (несколько строк и столбцов) или C1:C80 (один столбец). Этот диапазон может включать и заголовки столбцов.

Пример выделенных данных для сортировки в Excel

Быстрая сортировка

  1. Выделите одну ячейку в столбце, в котором требуется выполнить сортировку.
  2. Чтобы выполнить сортировку по возрастанию (от А до Я или от наименьшего числа к наибольшему), на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку

Кнопки сортировки в группе

.

Сортировка по указанным условиям

Эта возможность позволяет выбрать столбец для сортировки, а также другие критерии, например цвет шрифта или ячейки.

  1. Выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого требуется выполнить сортировку.
  2. Нажмите на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация кнопку Сортировка. Откроется диалоговое окно «Сортировка».

Сортировка данных в диапазоне или таблице

Сортировка данных — неотъемлемая часть их анализа. Вам может потребоваться расположить имена в списке по алфавиту, составить список складских запасов и отсортировать его по убыванию или упорядочить строки по цветам или значкам. Сортировка данных помогает быстро визуализировать данные и лучше понимать их, упорядочивать и находить необходимую информацию и в итоге принимать более правильные решения.

Сортировать данные можно по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в одном или нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам, которые создаете вы сами (например, списку, состоящему из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький»), или по формату, включая цвет ячеек и цвет шрифта, а также по значкам. Для поиска наибольших и наименьших значений в диапазоне ячеек или таблице, например 10 самых высоких оценок или 5 самых низких сумм продаж, можно использовать функцию «Автофильтр» или условное форматирование. Посмотрите видео, чтобы узнать, как это делается.

Сортировка текстовых значений

  1. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
  2. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
  3. Чтобы быстро отсортировать значения по возрастанию, нажмите кнопку

Примечания: Возможные проблемы

  • Убедитесь, что все данные сохранены в текстовом виде. Если столбец, который подлежит сортировке, содержит числа, сохраненные в числовом формате, и числа, сохраненные в текстовом формате, необходимо отформатировать все ячейки либо как числа, либо как текст. В противном случае числа, сохраненные в числовом формате, после сортировки окажутся выше чисел, сохраненных в текстовом формате. Для преобразования всех выбранных данных в текстовый формат нажмите CTRL+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек, откройте вкладку Число и в разделе Категория выберите вариант Общий, Число или Текст.
  • Удалите все начальные пробелы. Иногда импортируемые из других приложений данные могут дополняться начальными пробелами. Прежде чем выполнять сортировку, удалите их из данных. Это можно сделать вручную или с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ.

Сортировка чисел

  1. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
  2. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
  3. Для сортировки чисел по возрастанию нажмите кнопку
  • Возможные проблемы
  • Убедитесь, что все числа сохранены в числовом формате. Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит числа, сохраненные в текстовом формате. Например, отрицательные числа, импортируемые из некоторых систем бухгалтерского учета, или числа, содержащие начальный символ апострофа (), сохраняются в текстовом виде. Дополнительные сведения см. в разделе Преобразование чисел из текстового формата в числовой.

Сортировка значений даты и времени

  1. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
  2. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.
  3. Чтобы отсортировать значения по возрастанию, щелкните

Примечания: Возможные проблемы

  • Убедитесь, что все значения даты и времени сохранены в формате даты и времени. Если результаты отличаются от ожидаемых, возможно, столбец содержит значения даты и времени, сохраненные в текстовом формате. Чтобы значения даты и времени сортировались в Excel правильно, они должны быть сохранены как порядковые числа с информацией о дате или времени. Если Excel не может распознать значение как дату или время, оно сохраняется как текст. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование дат из текстового формата в формат даты.
  • Для сортировки по дням недели измените формат ячеек таким образом, чтобы в них выводились дни недели. Для сортировки по дням недели независимо от даты преобразуйте их в текст с помощью функции ТЕКСТ. Однако функция ТЕКСТ возвращает текстовое значение, поэтому сортировка будет выполнена по алфавитно-цифровым данным. Дополнительные сведения см. в статье Отображение дат в виде дней недели.

Сортировка по нескольким столбцам или строкам

Возможно, вы захотите выполнить сортировку по двум или нескольким столбцам или строкам, чтобы сгруппировать данные с одинаковыми значениями в одном столбце или строке, а затем отсортировать эти группы с одинаковыми значениями по другому столбцу или строке. Например, если есть столбцы «Отдел» и «Сотрудник», можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» (для группировки всех сотрудников по отделам), а затем — по имени (для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке). Можно одновременно выполнять сортировку по 64 столбцам.

Примечание: Для получения наилучших результатов в сортируемый диапазон нужно включить заголовки столбцов.

Список сотрудников по отделам для сортировки

  1. Выделите любую ячейку в диапазоне данных.

Группа

На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

Выберите первый столбец для сортировки

В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.

Щелкните команду

  • В поле Сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из следующих действий:
    • Чтобы выполнить сортировку по текстовым значениям, числам или значениям даты и времени, выберите пункт Значения.
    • Чтобы выполнить сортировку по формату, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
  • В разделе Порядок выберите порядок сортировки. Выполните одно из следующих действий.
    • Для текстовых значений выберите От А до Я или От Я до А.
    • Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
    • Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
    • Чтобы выполнить сортировку по настраиваемому списку, выберите пункт Настраиваемый список.
  • Для добавления к сортировке следующего столбца нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по пятый.

    Примечание: В списке необходимо оставить хотя бы одну запись.
    Сортировка по цвету ячейки, цвету шрифта или значку

    Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.

    Группа

    1. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
    2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

    В группе

    В диалоговом окне Сортировка в группе Столбец в поле Сортировать по выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.

    В группе

    В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.

    • Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вверх или влево, выберите вариант Сверху для сортировки по столбцу и Слева для сортировки по строке.
    • Чтобы переместить цвет ячейки, цвет шрифта или значок вниз или вправо, выберите вариант Снизу для сортировки по столбцу и Справа для сортировки по строке.

    Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.

    Сортировка по настраиваемым спискам

    Для сортировки в порядке, заданном пользователем, можно применять настраиваемые списки. Например, столбец может содержать значения, по которым вы хотите выполнить сортировку, такие как «Высокий», «Средний» и «Низкий». Как настроить сортировку, чтобы сначала отображались значения «Высокий», затем — «Средний», а в конце — «Низкий»? Если отсортировать их в алфавитном порядке (от А до Я), то значения «Высокий» будут отображаться вверху, но за ними окажутся значения «Низкий», а не «Средний». А при сортировке от Я до А значения «Средний» окажутся в самом верху. В действительности значения «Средний» всегда, независимо от порядка сортировки должны отображаться в середине. Вы можете решить эту проблему, создав настраиваемый список.

    Создание списка, отсортированного по убыванию, из диапазона ячеек

      При необходимости создайте настраиваемый список.

        В диапазоне ячеек введите значения, по которым необходимо выполнить сортировку, в нужном порядке, например в порядке убывания.

      • Пользовательские списки можно создавать только на основе значений (текстовых, числовых или значений даты и времени). Создать настраиваемый список на основе формата (цвета ячейки, цвета шрифта или значков) нельзя.
      • Максимальная длина пользовательского списка составляет 255 символов, и первое значение не может начинаться с цифры.

      Группа

  • Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
  • На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

    Сортировка с учетом регистра

    Группа

    1. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

    Нажмите кнопку

    В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.

    В диалоговом окне

    В диалоговом окне Параметры сортировки установите флажок Учитывать регистр.

    Сортировка слева направо

    Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.

    Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон.

    Группа

    1. Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.
    2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

    Нажмите кнопку

    В диалоговом окне Сортировка нажмите кнопку Параметры.

    В поле

    В диалоговом окне Параметры сортировки в группе Сортировать выберите пункт столбцы диапазона, а затем нажмите кнопку ОК.

    Выберите строку для сортировки

    В группе Строка в поле Сортировка по выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).

    Совет: Если строка заголовка содержит текст, а вам нужно отсортировать столбцы по числам, добавьте новую строку над диапазоном данных и укажите в ней числа в нужном порядке.

    1. Для текстовых значений выберите вариант От А до Я или От Я до А.
    2. Для числовых значений выберите По возрастанию или По убыванию.
    3. Для дат и времени выберите От старых к новым или От новых к старым.
    1. В группе Сортировка, выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.
    2. В списке Порядок выберите цвет ячейки, цвет шрифта или значок, а затем — вариант Слева или Справа.

    Примечание: При сортировке строк, являющихся частью структуры листа, в Excel сортируются группы наивысшего уровня (уровень 1) таким образом, что порядок расположения строк или столбцов детализации не изменится, даже если они скрыты.

    Сортировка по части значения в столбце

    Чтобы выполнить сортировку по части значения в столбце, например части кода (789-WDG-34), фамилии (Регина Покровская) или имени (Покровская Регина), сначала необходимо разбить столбец на две или несколько частей таким образом, чтобы значение, по которому нужно выполнить сортировку, оказалось в собственном столбце. Чтобы разбить значения в ячейке на части, можно воспользоваться текстовыми функциями или мастером текстов. Дополнительные сведения и примеры см. в статьях Разбивка текста по разным ячейкам и Разбивка текста по разным столбцам с помощью функций.

    Сортировка меньшего диапазона в пределах большего

    Предупреждение: Вы можете отсортировать значения в диапазоне, который является частью другого диапазона, однако делать это не рекомендуется, так как в результате будет разорвана связь между отсортированным диапазоном и исходными данными. Если отсортировать данные, как показано ниже, выбранные сотрудники окажутся связаны с другими отделами.

    Пример сортировки ячеек в диапазоне, который является частью большего диапазона

    К счастью, Excel выдает предупреждение, если обнаруживает подобную попытку:

    Выберите параметр

    Если вы не собирались сортировать данные таким образом, выберите вариант автоматически расширить выделенный диапазон, в противном случае — сортировать в пределах указанного выделения.

    Если результат не соответствует желаемому, нажмите кнопку Отменить

    Примечание: Отсортировать подобным образом значения в таблице нельзя.

    Дополнительные сведения об основных проблемах с сортировкой

    Если результаты сортировки данных не соответствуют ожиданиям, сделайте следующее.

    Проверьте, не изменились ли значения, возвращаемые формулами Если сортируемые данные содержат одну или несколько формул, значения, возвращаемые ими, при пересчете листа могут измениться. В этом случае примените сортировку повторно, чтобы получить актуальные результаты.

    Перед сортировкой отобразите скрытые строки и столбцы При сортировке по столбцам скрытые строки не перемещаются, а при сортировке по строкам не перемещаются скрытые столбцы. Перед сортировкой данных целесообразно отобразить скрытые строки и столбцы.

    Проверьте текущий параметр языкового стандарта Порядок сортировки зависит от выбранного языка. Убедитесь в том, что на панели управления в разделе Региональные параметры или Язык и региональные стандарты задан правильный языковой стандарт. Сведения о том, как изменить параметр языкового стандарта, см. в справке Microsoft Windows.

    Вводите заголовки столбцов только в одну строку Если необходимо использовать заголовки из нескольких строк, установите перенос слов в ячейке.

    Включите или отключите строку заголовков Обычно рекомендуется отображать строку заголовков при сортировке по столбцам, так как она облегчает восприятие данных. По умолчанию значение в заголовке не включается в сортировку. Но в некоторых случаях может потребоваться включить или отключить заголовок, чтобы значение в заголовке включалось или не включалось в сортировку. Выполните одно из следующих действий.

    • Чтобы исключить из сортировки первую строку данных (заголовок столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и установите флажок Мои данные содержат заголовки.
    • Чтобы включить в сортировку первую строку данных (так как она не является заголовком столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр, выберите команду Настраиваемая сортировка и снимите флажок Мои данные содержат заголовки.

    Сортировка данных в таблице

    Если данные отформатированы как таблица Excel, можно быстро выполнить их сортировку и фильтрацию с помощью кнопок фильтрации в строке заголовков.

    Использование фильтра таблицы в Excel для сортировки по возрастанию или убыванию

    1. Если данные еще не содержатся в таблице, нужно отформатировать их как таблицу. Это приведет к автоматическому добавлению кнопки фильтрации вверху каждого столбца таблицы.
    2. Нажмите кнопку фильтрации в верхней части нужного столбца и выберите необходимый порядок сортировки.

    Отмена предыдущей сортировки с помощью кнопки

    Чтобы отменить сортировку, нажмите кнопку Отменить на вкладке Главная.

    Сортировка данных в диапазоне

    Сортировка данных с помощью строки заголовков

    1. Выберите ячейку в столбце, по которому будет выполняться сортировка.
    2. Если на листе есть строка заголовков, выберите один заголовок, по которому нужно отсортировать данные, например Население.

    Сортировка данных с помощью строки заголовков

    Если строки заголовков нет, выберите верхнюю ячейку в столбце, по которому нужно выполнить сортировку, например ячейку со значением 634535.

    • По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
    • По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.

    Кнопки

    Сортировка по нескольким столбцам или строкам

    Например, у вас есть таблица со столбцами «Отдел» и «Сотрудник». Можно сначала выполнить сортировку по столбцу «Отдел» для группировки всех сотрудников по отделам, а затем — по имени для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке.

    Выберите любую ячейку в диапазоне данных.

    Параметр настраиваемой сортировки в Excel на вкладке

      На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.

    Диалоговое окно

    В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбец в поле Сортировка выберите первый столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.

    Примечание: Меню Сортировка отключено, так как оно пока не поддерживается. В настоящее время вы можете изменить сортировку в классическом приложении Excel.

    После нажатия кнопки

  • В разделе Порядок выберите порядок сортировки.
    • По возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
    • По убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.
  • Чтобы добавить еще один столбец для сортировки, выберите команду Добавить и повторите шаги 5 и 6.

    Сортировка по цвету ячейки, цвету шрифта или значку

    Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.

    Параметр настраиваемой сортировки в Excel на вкладке

    1. Выделите ячейку в столбце, который требуется отсортировать.
    2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.

    Выбор столбца в диалоговом окне

    В диалоговом окне Настраиваемая сортировка в группе Столбцы выберите столбец, по которому необходимо выполнить сортировку.

    Примечание: Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Вы должны самостоятельно определить порядок для каждой сортировки.

    • Перемещение вверх или влево: выберите параметр Сверху для сортировки столбца и Слева для сортировки строки.
    • Перемещение вниз или вправо: выберите параметр Снизу для сортировки столбца и Справа для сортировки строки.
    • Убедитесь, что столбец в поле Затем по и выбор в поле Порядок совпадают.
    • Повторите эти шаги для каждого дополнительного цвета ячейки, цвета шрифта или значка, которые нужно включить в сортировку.

    Сортировка с учетом регистра

    Параметры настраиваемой сортировки в Excel на вкладке

    1. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.

    Диалоговое окно

    В диалоговом окне Настраиваемая сортировка нажмите кнопку Параметры.

    Диалоговое окно

    В меню Параметры установите флажок С учетом регистра.

    Сортировка слева направо

    Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.

    Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон.

    Параметры настраиваемой сортировки в Excel на вкладке

    1. Выделите любую ячейку в сортируемом диапазоне.
    2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация нажмите кнопку Настраиваемая сортировка.

    Диалоговое окно

    В диалоговом окне «Настраиваемая сортировка» нажмите кнопку Параметры.

    В диалоговом окне

    В разделе Ориентация выберите вариант Сортировать слева направо

    Раскрывающийся список строки в диалоговом окне

    В группе Строка в раскрывающемся списке Сортировка выберите строку для сортировки. Обычно это строка 1 (если требуется выполнить сортировку по строке заголовка).

    • Сортировка по возрастанию: сортировка от A до Я, от наименьшего значения до наибольшего или от самой ранней даты до самой поздней.
    • Сортировка по убыванию: сортировка от Я до А, от наибольшего значения до наименьшего или от самой поздней даты до самой ранней.

    Посмотрите, как это делается

    Ваш браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

    Дополнительные сведения

    Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.

    Сортировка данных в Excel по дате по алфавиту и по возрастанию

    В данном примере рассмотрим самые быстрые и эффективные методы сортировки данных в Excel по различным критериям: по возрастанию или убыванию чисел, по датам от старых коновым и от к новым к старым, по алфавиту от А до Я, а так же в обратно-алфавитном порядке.

    Сортировка строк по столбцу в Excel

    Ниже на рисунке представлена выборка информации из базы данных по сотрудникам фирмы:

    Выборка информации из базы.

    Допустим нам необходимо отсортировать таблицу относительно столбца «Премия» по убыванию сумм. Для решения этой задачи воспользуемся самыми простыми (базовыми) инструментами сортировки в Excel.

    Перейдите курсором клавиатуры на любую ячейку в столбце G (можно даже на заголовок столбца G1). А Потом выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка по убыванию».

    По убыванию.

    В результате данные упорядочились и организовались в определенную структуру:

    Новая структура данных.

    Как оказалось, наибольшую премию получил сотрудник «Евгений Пруткий».

    Внимание! Список, который будет сортирован не должен содержать объединенных ячеек.

    Примечание. Инструмент для базовой сортировки диапазонов доступен так же на закладке: «ДАННЫЕ»-«Сортировка по возрастанию/по убыванию».

    ДАННЫЕ.

    И встроен в выпадающие меню заголовков таблиц в режиме автофильтра или умной таблицы:

    автофильтр.

    Так же встроен в контекстное меню, которое появляется по нажатию правой кнопкой мышки:

    контекстное меню.

    Как убрать сортировку в Excel

    Если таблицу необходимо будет привести в изначальный вид, тогда перед каждой сортировкой создавайте столбец нумерации строк. В данном примере – это столбец А (№п/п). Часто необходимо привести таблицу в изначальный вид после выполнения с ней многочисленных и сложных сортирований данных по разным столбцам, критериям или условиям. Тогда достаточно выполнить сортировку по столбцу с номерами строк, чтобы таблица приняла свой первоначальный вид.

    Как в Excel сделать сортировку в столбце

    Иногда нужно выполнить независимую сортировку только лишь внутри одного столбца таблицы без привязки к другим столбцам или их изменения. Например, столбец B «Имя». Такая задача решается так же просто:

    сортировать в пределах указанного выделения.

    1. Выделите целый столбец B щелкнув левой мышкой по заголовку столбца листа.
    2. Выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка по убыванию».
    3. В появившемся диалоговом окне «Обнаруженные данные в неуказанного диапазона», выберите опцию: «сортировать в пределах указанного выделения». И нажмите на кнопку «Сортировка».

    Обратите внимание на то, что значения ячеек в остальных столбцах остались без изменений:

    Пример.

    Такой способ необходимо применять только как вспомогательный.

    Сортировка по нескольким столбцам Excel

    Как настроить сортировку в Excel? Допустим мы хотим сортировать сотрудников по дате рождения (от старых к новым) в соответствии с каждым городом (места рождения). Для этого:

    1. Сначала для данного примера лучше сбросить сортировку предыдущих примеров. Для этого отсортируйте таблицу по первому столбцу А (№п/п) – по возрастанию.
    2. Перейдите на любую ячейку исходной таблицы и выберите инструмент: «ГЛЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Настраиваемая сортировка». Появиться диалоговое окно в котором можно задать несколько условий для сортировки таблицы. Настраиваемая сортировка.
    3. В первом выпадающем списке выбираем заголовок столбца по которому будут сортированы данные в первую очередь. В данном примере – это «Место рождения». Второй выпадающий список оставим без изменений – «Значение», а в третьем указываем тип сортирования «От А до Я». Место рождения.
    4. Нажмите на кнопку «Добавить уровень» и в следующем условии указываем новые критерии. 1 – «Дата рождения», 2 – «Значение», 3 – «От старых к новым». И нажмите на кнопку ОК.

    Добавить уровень.

    Таблица приобрела следующую структуру:

    Пример мультисортировки.

    Сначала ее значения отсортированы относительно названий городов в алфавитном порядке. Далее относительного каждого города распределены даты рождения от старых к новым.

    Если мы работаем только с фрагментом таблицы где нет заголовков столбцов, а только лишь диапазон ячеек с текущими значениями, как показано ниже на рисунке:

    Без заголовков.

    Тогда в диалоговом окне инструмента «Настраиваемая сортировка» следует отключить опцию «Мои данные имеют заголовки столбцов». В результате чего в качестве критериев для каждого первого выпадающего списка секции «Столбец» в каждом уровне, будут использованы заголовки столбцов рабочего листа Excel (Столбец А, Столбец B, C и т.д.). А при применении всех параметров в сортировку будут включены все строки и ячейки исходного диапазона (фрагмента таблицы), что является правильным результатом в данном случаи.

    Примечание. Кнопка вызова инструмента для настраиваемой сортировки так же доступна на закладке «ДАННЫЕ»-«Сортировка».

    Таблицы данных, которые мы получаем от разных сотрудников в большинстве случаев не упорядочены и работать с ними без организации – сложно. Возникает необходимость отсортировать: текстовые значение по алфавиту, числовые – по возрастанию, а даты от старых до новых. Сортировать вручную все столбцы по отдельности – это не наилучшее решение для данной задачи. Особенно если столбцов более тысячи. Поэтому лучше воспользоваться специальным встроенным инструментом Excel – настраиваемой сортировкой. Данный инструмент автоматическое сортирует данные одновременно по нескольким столбцам. Он настолько эластичен, что его можно применить практически для любой сортировки с любым уровнем сложности.

    • Создать таблицу
    • Форматирование
    • Функции Excel
    • Формулы и диапазоны
    • Фильтр и сортировка
    • Диаграммы и графики
    • Сводные таблицы
    • Печать документов
    • Базы данных и XML
    • Возможности Excel
    • Настройки параметры
    • Уроки Excel
    • Макросы VBA
    • Скачать примеры

    Как сделать сортировку в Excel: детальная инструкция со скриншотами

    Как организовать данные в нужном порядке? Как задать собственные критерии сортировки? Разбираемся на примерах со скриншотами.

    Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

    Ксеня Шестак

    Ксеня Шестак

    Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

    Сортировка в Excel — инструмент, с помощью которого информацию из таблицы организовывают в необходимом порядке. Данные можно сортировать по алфавиту, по возрастанию и убыванию чисел или по любым пользовательским критериям — например, по должностям сотрудников.

    • Как сделать сортировку данных по одному критерию
    • Как сделать сортировку по нескольким критериям
    • Как сделать пользовательскую сортировку

    Делаем сортировку в Excel по одному столбцу

    Сортировка необходима, когда информация в таблице располагается хаотично. Пользователь выбирает столбец и тип сортировки — Excel упорядочивает информацию таблицы по этим критериям.

    Разберём на примере.

    Воспользуемся отчётом небольшого автосалона. В таблице собрана информация о продажах: характеристики авто, их цена, дата продажи и ответственные менеджеры. Данные расположены беспорядочно.

    Для примера отсортируем данные по возрастанию цены автомобилей, по дате их продажи и по фамилиям менеджеров.

    Сортируем данные по возрастанию цены авто. Выделяем любую ячейку в столбце, данные которого нужно отсортировать. В нашем случае — любую ячейку столбца «Цена, руб.».

    На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр».

    Выбираем нужный тип сортировки — в нашем случае пункт «Сортировка по возрастанию».

    Готово — данные таблицы отсортированы по возрастанию цен на автомобили.

    Сортируем данные по дате продажи авто. Выделяем любую ячейку столбца «Дата продажи», нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр» и выбираем нужный тип сортировки. В нашем случае — пункт «Сортировка от старых к новым».

    Готово — данные отсортированы по дате продаж: от более давних к новым.

    Сортируем данные по фамилиям менеджеров. Выделяем любую ячейку в столбце «Менеджер», нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр» и выбираем нужный тип сортировки. В нашем примере отсортируем по алфавиту — выберем пункт «Сортировка от А до Я».

    Готово — данные отсортированы по фамилиям менеджеров.

    Делаем сортировку в Excel по нескольким столбцам

    Выше мы привели три примера сортировки по одному столбцу. Но иногда требуется отсортировать таблицу одновременно по нескольким критериям.

    Разберём, как это сделать, на примере.

    Допустим, нужно отсортировать первоначальную таблицу отчётности по двум критериям: по возрастанию цены авто и по фамилиям менеджеров.

    Выбираем любую ячейку таблицы и нажимаем кнопку «Сортировка» на вкладке «Данные».

    В появившемся окне с помощью кнопки «+» добавляем критерии сортировки.

    Добавляем критерии в необходимой последовательности: сначала — сортировка по фамилии менеджеров, затем — по возрастанию цен на автомобили, которые они продали.

    Для этого нажимаем на стрелки под блоком «Столбец» и выбираем параметр «Менеджер». В пункте «Порядок» оставляем параметр «От А до Я».

    Затем снова нажимаем на кнопку «+» и добавляем второй критерий сортировки — «Цена, руб.» → «По возрастанию». Жмём «ОК».

    Готово — таблица отсортирована по двум столбцам одновременно.

    Делаем пользовательскую сортировку в Excel

    Выше мы рассмотрели стандартную сортировку: по возрастанию и убыванию, по алфавиту, по дате. Кроме неё, в Excel можно настроить сортировку по критериям, выбранным пользователем.

    Функция пригодится, когда нужные критерии не предусмотрены стандартными настройками. Например, если требуется сортировать данные по должностям сотрудников или по названиям отделов. Это называется пользовательской сортировкой.

    Схема работы такова:

    • Пользователь создаёт новый список для сортировки и вводит значения столбца, который нужно отсортировать, в необходимом порядке.
    • Потом сортирует таблицу по стандартному пути с помощью меню сортировки.

    Для примера отсортируем нашу таблицу по названиям моделей авто. Создадим новый список для пользовательской сортировки.

    В операционной системе macOS это делается так: в верхнем меню нажимаем на вкладку «Excel» и выбираем пункт «Параметры…».

    В появившемся окне нажимаем кнопку «Списки».

    Затем в правой панели «Пользовательские списки» выбираем пункт «НОВЫЙ СПИСОК», а в левой панели «Элементы списка» вводим элементы списка в нужном порядке.

    Элементы списка можно ввести двумя способами:

    • Напечатать вручную.
    • Импортировать из исходной таблицы и отредактировать.

    Пойдём по второму пути. Поставим курсор в строку «Импортировать список из ячеек» и выберем диапазон столбца, значения которого нужно отсортировать. В нашем случае — значения столбца «Марка, модель».

    Нажмём кнопку «Импорт».

    Excel импортирует все значения столбца, даже дублирующиеся.

    Теперь удалим повторяющиеся значения и расположим их в нужном порядке. Для примера сделаем так:

    Нажимаем кнопку «Добавить», и список появляется в панели «Пользовательский списки». Закрываем окно.

    В операционной системе Windows путь вызова меню «Списки» отличается. Нужно перейти во вкладку «Файл» и выбрать пункты «Параметры» → «Дополнительно» → «Общие» → «Изменить списки». Дальнейшие действия совпадают со схемой, описанной выше.

    Теперь отсортируем таблицу по созданному списку. Снова выбираем любую ячейку таблицы и нажимаем кнопку «Сортировка» на вкладке «Данные».

    В появившемся окне в блоке «Столбец» выбираем столбец, значения которого нужно отсортировать. В нашем случае — пункт «Марка, модель».

    В блоке «Порядок» выбираем созданный список сортировки.

    Готово — таблица отсортирована по условиям пользователя. Значения столбца «Марка, модель» расположены в порядке, который мы установили для нового списка.

    Другие материалы Skillbox Media по Excel

    • Инструкция: как в Excel объединить ячейки и данные в них
    • Руководство: как сделать ВПР в Excel и перенести данные из одной таблицы в другую
    • Инструкция: как закреплять строки и столбцы в Excel
    • Руководство по созданию выпадающих списков в Excel — как упростить заполнение таблицы повторяющимися данными
    • Инструкция: как создать и настроить диаграммы в Excel
  • Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *