Какие инструменты для поиска информации присутствуют в бд access

Методы поиска информации

До сих пор мы работали с относительно небольшим объемом данных. В списке, состоящем из названий пяти компаний, поставляющих семена, найти требуемую компанию несложно. Но как найти что-либо в таблице, содержащей тысячи строк данных? В Access для этого предусмотрено несколько возможностей, о которых мы и поговорим, а именно:

• сортировка данных таблицы;
• использование команды Фильтр по выделенному;
• использование диалогового окна Найти.

В главе 8, «Создание и использование форм данных», рассказывается, кроме всего прочего, о поиске данных в форме.

Сортировка данных таблицы

Иногда для нахождения требуемой информации достаточно прокрутить список, особенно если составляющие его данные размещены в определенном порядке. Информацию в таблице можно сортировать в соответствии с данными в любом столбце. Каким же образом реализуется этот метод сортировки?

1. Откройте таблицу Каталоги в режиме таблицы. По умолчанию записи будут отсортированы с учетом их первичных ключей, в алфавитном порядке.

2. Щелкните в любом месте столбца Адрес, а затем на кнопке Сортировка по возрастанию на панели инструментов (на кнопке изображены буквы «А» и «Я» и стрелка вниз). Теперь записи будут сортироваться по адресу. Обратите внимание, что все другие столбцы также сортируются, поскольку Access не сортирует содержимое лишь одного столбца, ведь это может привести к повреждению данных.

3. Щелкните на любой ячейке столбца Город и выберите команду Записи>Сортировка>Сортировка по возрастанию, с тем чтобы отсортировать записи по названию города.

4. Щелкните правой кнопкой мыши на столбце Область и выберите команду Сортировка по убыванию, чтобы упорядочить данные в соответствии с названиями областей.

5. Щелкните на кнопке Закрыть для завершения работы с таблицей. При этом появится запрос на сохранение произведенных изменений. Если щелкнуть на кнопке Да, результаты последней операции сортировки будут повторно использованы при последующем открытии таблицы. Пока что щелкните на кнопке Нет.

Как видите, и на этот раз Access для выполнения одной задачи предоставляет несколько способов.

Использование команды «Фильтр по выделенному»

Иногда для нахождения искомых данных приходится максимально сужать круг поиска. Для этой цели используется такая команда, как Фильтр по выделенному. Применяется она следующим образом.

1. Откройте таблицу Каталоги в режиме таблицы.

2. Щелкните в поле Страна на одной из строк со значением Россия.

3. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Фильтр по выделенному.

В результате таблица изменится, и будут отображены записи, в поле Страна которых хранится значение Россия. В навигационной панели при этом появится текст (Фильтр), указывающий на то, что в таблице отображаются не все записи (рис. 5.17).

Рис. 5.17. Содержимое таблицы после использования фильтра

4. Щелкните на поле правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить фильтр, чтобы вернуть все записи таблицы.

5. Еще раз щелкните правой кнопкой мыши на поле и выберите команду Исключить выделенное. При этом будут показаны только записи, не соответствующие выделенной записи.

6. Удалите фильтр и закройте таблицу.

Фильтр можно также вызвать с помощью команды Записи>Фильтр>Фильтр по выделенному или соответствующих кнопок на панели инструментов таблицы.

Использование диалогового окна «Найти»

Кроме уже описанных средств, в Access поддерживается стандартное диалоговое окно Поиск и замена. Для вызова этого окна, показанного на рис. 5.18, следует открыть таблицу, выбрать любую ячейку в нужном поле и нажать комбинацию клавиш .

Введите данные, которые нужно найти, в списке Образец. Если ранее проводился поиск похожих данных, в раскрывающемся списке можно выбрать соответствующее значение.

В Access поддерживается еще более эффективный режим фильтрации — по форме, с использованием которого выбираются значения для фильтрации, причем искать эти значения непосредственно в таблице нет надобности. Более подробно об этом мы поговорим в главе 8.

Рис. 5. 18. Диалоговое окно Поиск и замена

В списке Поиск можно указать поле, на котором находится указатель мыши (в данном случае — поле Имя), или целую таблицу.

С помощью списка Совпадение указывается, должны ли введенные в поле Образец данные совпадать с названием всего поля, его части или с символами начала поля.

В списке Просмотр можно задать направление поиска — вверх или вниз в соответствии с указателем в таблице или же по всей таблице.

При выполнении поиска данных с учетом регистра букв или формата полей нужно установить соответствующие флажки. Данные, отображаемые на экране, могут иметь формат, отличный от применяемого в таблицах, о чем более подробно рассказывается в главе 11.

После ввода всех необходимых параметров щелкните на кнопке Найти далее (или нажмите комбинацию клавиш ). Access найдет в таблице данные, соответствующие запросу, и выделит их на экране или отобразит сообщение об ошибке, если запрошенные данные не будут обнаружены.

Для изменения обнаруженных данных перейдите на вкладку Замена и введите новое значение в появившемся окне. Любое изменение данных следует подтвердить в специальном окне Access.

Основные сведения о базах данных

Эта статья содержит краткие сведения о базах данных: что это, чем они могут быть полезны, каковы функции их отдельных элементов. Здесь используется терминология, свойственная Microsoft Access, однако описываемые понятия применимы по отношению к любым базам данных.

В этой статье:

• Что такое база данных?
• Элементы базы данных Access

Что представляет собой база данных?

База данных — это инструмент для сбора и упорядочения информации. В базах данных могут храниться сведения о людях, продуктах, заказах или что-либо еще. Многие базы данных начинаются как список в текстовой программе или электронной таблице. По мере увеличения списка в данных начинают появляться избыточность и несогласованность. Данные трудно понять в виде списка, и существуют ограниченные способы поиска или извлечения подмножества данных для проверки. После появления этих проблем рекомендуется перенести данные в базу данных, созданную системой управления базами данных (СУБД), например Access.

Компьютерная база данных — это хранилище объектов. В одной базе данных может быть больше одной таблицы. Например, система отслеживания складских запасов, в которой используются три таблицы, — это не три базы данных, а одна. В базе данных Access (если ее специально не настраивали для работы с данными или кодом, принадлежащими другому источнику) все таблицы хранятся в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули. Базы данных, созданные в формате Access 2007–2016 (который также используется в Access для Microsoft 365, Access 2021 и Access 2019), имеют расширение ACCDB, а базы данных, созданные в более ранних форматах Access, имеют расширение файла .mdb.

Использование Access позволяет:

• добавлять новую информацию в базу данных, например новый артикул складских запасов;
• изменять информацию, уже находящуюся в базе, например перемещать артикул;
• удалять информацию, например если артикул был продан или утилизирован;
• упорядочивать и просматривать данные различными способами;
• обмениваться данными с другими людьми с помощью отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

Элементы базы данных Access

Ниже приведены краткие описания элементов стандартной базы данных Access.

Таблицы

Таблица базы данных похожа на электронную таблицу — и там, и там информация расположена в строках и столбцах. Поэтому импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных обычно довольно легко. Основное различие заключается в том, как данные структурированы.

Чтобы база данных была как можно более гибкой и чтобы в ней не появлялось излишней информации, данные должны быть структурированы в виде таблиц. Например, если речь идет о таблице с информацией о сотрудниках компании, больше одного раза вводить данные об одном и том же сотруднике не нужно. Данные о товарах должны храниться в отдельной таблице, как и данные о филиалах компании. Этот процесс называется нормализацией.

Строки в таблице называются записями. В записи содержатся блоки информации. Каждая запись состоит по крайней мере из одного поля. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, в таблице под названием «Сотрудники» в каждой записи находится информация об одном сотруднике, а в каждом поле — отдельная категория информации, например имя, фамилия, адрес и т. д. Поля выделяются под определенные типы данных, например текстовые, цифровые или иные данные.

Еще один способ описать записи и поля — визуализировать библиотеку в старом стиле карта каталоге. Каждое карта в шкафу соответствует записи в базе данных. Каждая информация об отдельном карта (автор, заголовок и т. д.) соответствует полю в базе данных.

Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах.

Формы

С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.

С помощью кнопок команд задаются данные, которые должны появляться в форме, открываются прочие формы и отчеты и выполняется ряд других задач. Например, есть «Форма клиента», в которой вы работаете с данными о клиентах. И в ней может быть кнопка, нажатием которой открывается форма заказа, с помощью которой вы вносите информацию о заказе, сделанном определенным клиентом.

Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.

Дополнительные сведения о формах см. в статье Формы.

Отчеты

Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например «Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?» или «В каких городах живут наши клиенты?» Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.

Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.

Дополнительные сведения об отчетах см. в статье Введение в отчеты в Access.

Запросы

Запросы могут выполнять множество функций в базе данных. Одна из их основных функций — находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но, если использовать запросы, ее можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные (для этого задаются критерии поиска), чтобы отображались только нужные записи.

Используются и так называемые «обновляемые» запросы, которые дают возможность редактировать данные, найденные в основных таблицах. При работе с обновляемым запросом помните, что правки вносятся в основные таблицы, а не только в таблицу запроса.

Запросы бывают двух основных типов: запросы на выборку и запросы действий. Запрос на выборку просто извлекает данные и делает их доступными для использования. Результаты запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена. Кроме того, можно использовать выходные данные запроса в качестве источника записей для формы или отчета.

Запрос на действие, как следует из названия, выполняет задачу с данными. Запросы действий можно использовать для создания новых таблиц, добавления данных в существующие таблицы, обновления данных или удаления данных.

Дополнительные сведения о запросах см. в статье Знакомство с запросами.

Макросы

Макросы в Access — это нечто вроде упрощенного языка программирования, с помощью которого можно сделать базу данных более функциональной. Например, если к кнопке команды в форме добавить макрос, то он будет запускаться всякий раз при нажатии этой кнопки. Макросы состоят из команд, с помощью которых выполняются определенные задачи: открываются отчеты, выполняются запросы, закрывается база данных и т. д. Используя макросы, можно автоматизировать большинство операций, которые в базе данных вы делаете вручную, и, таким образом, значительно сэкономить время.

Дополнительные сведения о макросах см. в статье Общие сведения о программировании в Access.

Модули

Подобно макросам, модули — это объекты, с помощью которых базу данных можно сделать более функциональной. Но если макросы в Access составляются путем выбора из списка макрокоманд, модули создаются на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой наборы описаний, инструкций и процедур. Существуют модули класса и стандартные модули. Модули класса связаны с конкретными формами или отчетами и обычно включают в себя процедуры, которые работают только с этими формами или отчетами. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в списке Модули в области навигации.

Дополнительные сведения о модулях см. в статье Общие сведения о программировании в Access.

Базы данных Access: функции, режимы работы и элементы

Создание базы данных Access и дальнейшая работа с ней под силу даже не слишком опытному пользователю. Инструмент предоставляет массу возможностей, объединяя реляционный Microsoft Jet Database Engine с графическим интерфейсом пользователя и средствами разработки программного обеспечения.

Хотя, конечно, некоторые общие знания, чтобы управлять системой Access, иметь необходимо. То есть предварительно следует изучить характеристики данной СУБД, ознакомиться с ее функционалом, получить представление о режимах работы и существующем наборе компонентов. Итак, начнем?

Общая характеристика базы данных Access

Чтобы глубже ознакомиться с возможностями реляционной системы, которая входит в пакет Microsoft Office, следует разобраться с таким понятием, как база данных Access. Напомним, что набор информации, включающей структурированные по установленным правилам данные, который характеризуется особыми правилами описания и хранения, а также является независимым от программных приложений, называют базой данных (БД).

Самой популярной моделью представления упорядоченной информации является реляционная система. Ее название происходит от прилагательного relational (относительный). Это связано с тем, что отдельная запись в БД включает сведения, касающиеся только одного объекта.

При этом появляется возможность для работы с данными, которые принадлежат различным объектам, как единым целым, базирующимся на значениях, связанных друг с другом. Особенность реляционных систем управления информационными базами состоит в том, что весь массив обрабатываемых данных представлен в табличной форме.

На сегодняшний день система Access является одной из самых распространенных моделей управления БД в семействе продуктов корпорации Microsoft Office. Её может освоить не только опытный пользователь, но и новичок. В Microsoft Access база данных – это система, состоящая из элементов (например, таблицы, формы, запросы), выполняющих конкретно поставленную задачу. Сам термин «access» означает «доступ» (если перевести в электронном словаре).

Access – это современная прикладная программа Windows, позволяющая использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внесение объектов.

Узнай, какие ИТ — профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес
Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно
Уже скачали 27937

DDE позволяет обеспечивать обмен данными между MS Access и любым приложением от Windows. OLE также способен как устанавливать связь с объектами других прикладных программ, так и внедрять определённый объект в БД Access. Примером таких объектов могут быть электронные таблицы, диаграммы, рисунки, или документы из других приложений Windows.

Access способен работать с огромным количеством различных форматов данных. При этом, импорт/экспорт данных производится из электронных таблиц и текстовых файлов. Система способна заниматься непосредственной обработкой файлов FoxPro, Paradox, dBase III, dBase IV, и т.д.

Для работы с элементами СУБД Access использует процессор баз данных Microsoft Jet. Конструктор форм предназначен для объектов доступа и используется, как средство быстрого построения интерфейса. Конструктор отчётов обеспечивает вывод соответствующих документов. Чтобы автоматизировать рутинные операции можно воспользоваться функциями макрокоманд.

Система ориентирована на конечного пользователя. В работе Access используется язык программирования Visual Basic for Application. Он может создавать массивы, собственные типы данных, вести контроль работы прикладных программ.

Функции и режимы работы Access

Access обладает такими важными функциями, как:

1. Определение данных, то есть анализ структуры, типа и установление связей.
2. Обработка данных, которая включает поиск, сортировку, фильтрацию, вычисление. Также эта функция объединяет данные с иной информацией, связанной с ними.
3. Управление данными. Необходимо только прописать разрешение на использование информации (кому именно разрешено). Помимо перечисленного эта функция поможет определить правила совместного пользования данных.

В системе Access есть широкий набор инструментов для того, чтобы задать типа данных — электронные таблицы, числовые значения, денежные эквиваленты, документы, текст, даты, время, рисунки, звук. Можно задавать и разные форматы хранения информации (размер длины строки, точность представления числовых данных и даты времени) и представлять эти данные при выводе на печать или экран.

Существует 3 режима работы базы данных Access:

1. Режим запуска, который позволяет осуществлять сжатие и восстановление базы данных без необходимости в её открытии.
2. Режим конструктора, где есть возможности для создания и модификации структуры таблиц и запросов, создания форм для отображения и редактирования данных и подготовки отчётов перед печатью.
3. Режим выполнения, где в главном окне выводятся окна объектов баз данных.

Элементы базы данных Access

Классическая версия Access состоит из определённого набора объектов. Основными элементами выступают:

Панель «Таблицы» открывает для редактирования таблицы. Распределение информации происходит по строкам и столбцам. Это обеспечивает значительное упрощение процесса импорта электронной формы в таблицу базы данных. Отличие всего одно – информация структурирована.

Строки называются записями. Они состоят из информационных блоков. Каждая из записей состоит из одного поля. Поля располагаются в соответствии со столбцами. В них могут быть расположены конкретные виды данных (цифровые, текстовые, и т.п.).

Описание записей и полей таблицы базы данных Access производится при помощи визуализации стандартного стиля каталога карточек библиотеки. Каждая из карточек соответствует записи в базе данных. Определённый информационный фрагмент на отдельно взятой карточке соответствует полю в базе данных.

Для вас подарок! В свободном доступе до 05.05 —>
Скачайте ТОП-10
бесплатных нейросетей
для программирования
Помогут писать код быстрее на 25%
Чтобы получить подарок, заполните информацию в открывшемся окне

Применение форм для объектов базы данных Access направлено на создание интерфейса пользователя, в который можно заносить и редактировать информацию. Обычно формы состоят из кнопок с командами и иными функциями управления, которые используются для реализации того или иного функционала. При их отсутствии можно собрать БД путём редактирования имеющейся информации в таблицах Access. Таким образом, большинство пользователей используют формы с целью просмотра, ввода и корректировки сведений в таблицах. Командные кнопки позволяют:

• задать данные для конечного отображения в форме;
• открыть другие формы и отчёты;
• выполнить другие задачи, например, работать с «Формой клиента».

Формы базы данных Access позволяют обеспечить контроль взаимодействия пользователей с данными. Например, есть возможность создать форму, которая отображает определённые поля и выполняет конкретное число операций. Это, в свою очередь, даёт гарантию защиты и правильность при вводе данных.

Такая кнопка предназначается для форматирования, сведений и представления информации. В большинстве случаев в отчёте представлен ответ на заданный вопрос пользователя. Отчёты необходимо форматировать для отображения информации в максимально читабельном виде. Пользователь имеет право формировать отчёт в удобное время, в котором будет представлена действующая информация базы данных. В основном отчёты форматируют для конечной печати, представления на экране, экспорта в определённые программы или размещения в сообщении электронного вида.

Дарим скидку от 60%
на курсы от GeekBrains до 05 мая
Уже через 9 месяцев сможете устроиться на работу с доходом от 150 000 рублей

Запросы в базе данных Access необходимы для реализации многих функций. Главная опция – это поиск информации в той или иной таблице. Если необходимые сведения располагаются в разных таблицах, их можно просмотреть в одной (при помощи запроса). Запросы могут позволить пользователю производить фильтрацию данных путём определения критериев поиска для отображения только нужных сведений.

С помощью функции «обновляемых» запросов можно заниматься редактированием данных, найденных в основных таблицах. При этом правки появляются как в таблице запроса, так и в основных таблицах.

Существует 2 вида запросов – запросы на выборки и запросы на выполнение действий. Запрос на выборки выполняет функцию извлечения данных, чтобы преобразовать их в нужный для дальнейшего использования вид.

В данном случае результаты запроса могут быть выведены на экран, печать или перемещены в буфер обмена. Данные на выходе запроса необходимо применять, как источник записей для формы. Функция запроса на изменение – выполнение задач с информацией. С ними удобно создавать новые таблицы, делать пополнение сведений существующих таблиц, удалять или обновлять данные.

Только до 2.05
Скачай подборку материалов, чтобы гарантированно найти работу в IT за 14 дней
Список документов:

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей

Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»

Чтобы зарегистрироваться на бесплатный интенсив и получить в подарок подборку файлов от GeekBrains, заполните информацию в открывшемся окне

Это аналог упрощённого языка программирования. При помощи макросов можно повысить уровень функциональности базы данных. Например, если добавить макрос к командной кнопке, он сможет запускаться при каждом нажатии на данную кнопку. Макросы состоят из команд, по средствам которых можно решить конкретно поставленную задачу: открыть отчёты, выполнить запросы, закрыть базы данных и т.д.

Макросы дают возможность для автоматизации многих операционных процессов, которые ранее выполнялись в ручном режиме. Такая функция может существенно сэкономить время при работе с программой.

Элементы в таком виде предназначены для того, чтобы повысить уровень функциональности баз данных. Создание модулей происходит на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой набор инструкций, описаний, процедур. Есть стандартные элементы и модули класса.

Популярные статьи

В последнем случае у них имеется не только связь с конкретными формами или отчётами, но и содержание процедур по работе с ними. У стандартных модулей имеются общие процедуры, несвязанные с определёнными объектами. Список стандартных модулей представлен в перечне «Модули в области навигации».

Типы данных в Microsoft Access

Таблицы баз данных дают возможность для работы с различными типами данных. Система баз данных Access предназначается для таких типов данных, как:

• Текстовый. Может быть использован для хранения стандартного текста с ограничением 255 символов в размере. Текст или числа не предназначаются для расчётов.
• Числовой. Используют для хранения действительных чисел. Здесь есть огромное число подтипов, выбор которых определяет точность вычислений.
• Поле Мемо – специальный тип данных, предназначенный для хранения текстов объёмом до 65 535 символов. В поле хранится именно указатель на место базы данных, где хранится непосредственно текст. Поле данного типа не может быть ключевым или проиндексированным. Предусмотрены длинный текст или комбинация текста и числовых значений.
• Дата/время. Предназначен для хранения дат календаря и настоящего времени в специальном фиксированном формате.
• Денежный. Необходим для хранения денежных сумм. В него включены денежные значения и числовые сведения, используемые при математических расчётах.
• Счётчик, в форме специального типа данных для оригинальных натуральных чисел, неповторяющихся в поле и обладающих автоматическим наращиванием. Функция заключается в порядковой нумерации записей.
• Логический. Нужен для хранения логических данные и полей, которые содержат одно из 2-х возможных значений (могут принимать только 2 значения, например: «Да» или «Нет»).
• Гиперссылка в форме специального поля, в котором хранятся адреса URL web-данных в сети интернет. При нажатии на ссылку, в автоматическом режиме запустится браузер и будет воспроизведён объект в его окне.
• Мастер подстановок. Не представляет собой специальный тип данных. Можно автоматизировать настройки таким образом, чтобы не вводить информацию в ручном режиме. Сведения в таком случае можно выбрать из раскрывающегося списка.
• Поле объекта OLE предназначается для включения изображения, звукозаписи и других типов данных. Такое поле не является ключевым или проиндексированным.

Создание базы данных в MS Access

Формировать базу данных программы Access можно, используя шаблоны, представленные в самом приложении. Кроме того, их можно найти на портале у разработчиков.

Конечно, существует вероятность, что доступные шаблоны не смогут полностью удовлетворить ваши потребности, но, опыт формирования БД на их основе будет полезен с точки зрения знакомства со структурой таких баз, их компонентами и возможностями применения. Далее мы продемонстрируем, как выглядит процесс формирования.

Для создания баз данных необходимо запустить Microsoft Access. После этого нужно нажать кнопку Office и использовать команду «Создать». Программа по умолчанию предложит имя БД. Затем, чтобы выбрать место, куда сохранится база данных нужно открыть каталог, а после выбора нажимаем «Создать».

Ищете идеальный старт в мире IT? Познакомьтесь с основами программирования, базами данных, системами аналитики и многим другим. Выберите специализацию с помощью полного курса для начинающих разработчиков. Научитесь решать сложные задачи, работать в команде профессионалов и достигать успеха в сложных IT-проектах.

Есть и другой вариант, связанный с использованием шаблонов. Для этого необходимо выбрать в группе соответствующей категории локальные шаблоны, после чего откроется перечень доступных форм. Это будет список задач, из которого мы выбираем ту, которая больше всего соответствует нашим целям. К примеру, возьмем шаблон «Учащиеся». Как и в первом случае программа предложит имя БД. Нужно определиться с каталогом, в который будет сохранена база и кликнуть «Создать».

Теперь у нас есть, пока еще, пустая база данных, включающая готовые шаблоны разных ее составляющих. Так как в БД могут содержаться исключительно активные компоненты, кликаем «Параметры»-> Включить активное содержимое (затем это содержимое может быть включено в базу данных).

Для отображения всех элементов нужно нажать на области переходов, после чего мы увидим все виды объектов, содержащиеся в базе данных Access. Будут отображены таблицы, формы, запросы и отчеты.

Мы можем вносить данные в таблицы или в соответствующие им формы. В ходе изучения окна программы Microsoft Access можно обнаружить большое количество уже знакомых нам компонентов интерфейса. Здесь есть панель Office, кнопка быстрого доступа и т.д. Но, среди известных элементов есть и совершенно новый, который называется «область переходов». Здесь отображается весь перечень элементов БД.

Все эти элементы мы подробно рассмотрели в предыдущих разделах этого материала. При этом, обращаем ваше внимание, что все объекты БД Access могут храниться в едином файле с расширением.

Подытожим информацию, представленную в этой статье. С точки зрения обычного пользователя система управления базами данных Access в плане использования предполагает перечень несложных операций: формирование БД с выбором типов информации, ввод/вывод последней по запросу, создание отчета по доступу в виде презентации. При достаточно широком наборе возможностей система Access от Майкрософт отличается простотой, и работа с ней не вызывает каких-либо проблем.

Как получить информацию о структуре БД для документации

Из этой статьи вы узнаете, зачем нужно отслеживать метаданные в ИТ-проектах и какие существуют основные подходы к документированию баз данных, а также познакомитесь с примерами SQL запросов, которые помогут получить сведения о структуре и составе реляционной базы данных.

Это поможет любому участнику команды, а в первую очередь системному аналитику, решить такие задачи:

• Корректно сформулировать задачу на доработку системы в ситуации, когда её БД не описана
• Оценить актуальность имеющейся документации на БД
• Выполнить инвентаризацию информационных ресурсов
• Проводить мониторинг состояния БД на проекте

Время на чтение статьи: 14 минут
Оглавление

Какие метаданные полезно знать о своей БД?

При работе над любым ИТ-проектом полезно иметь возможность посмотреть на данные своих систем с высоты птичьего полёта.

Вот какая информация пригодится вам в первую очередь.

• Физическая структура данных: объекты БД (в первую очередь — таблицы и поля, их наименования, типы данных, допустимые диапазоны значений, ключи, а также — пользователи, индексы, представления и т. п.)
• Объём данных, частота их обновления, дата последнего обновления БД
• Модель данных (логическая, концептуальная) — ключевые атрибуты и сущности, связь между ними
• Смысл и значение данных, объяснение основных сущностей на языке бизнеса
• Распределение данных (количество пустых полей, кардинальность (количество уникальных и повторяющихся значений)
• Ответственный за данные — кто может пояснить смысл данных или помочь исправить найденные проблемы в них

Что такое словарь данных и зачем он нужен

Мы будем подразумевать под «словарем данных» (англ. — data dictionary) справочник или централизованное описание метаданных, дающее представление о структуре и содержании данных. У этого термина есть и другое значение, в рамках данной статьи не используемое: словарём данных называют технику моделирования, дополняющую требования при проектировании информационных систем, в культуре Systems Analysis and Design.

Мы все знаем, что в целостном и удобном для использования виде найти такую информацию по своему проекту аналитику бывает непросто. Структура таблиц базы данных попросту не описана в документации. Почему же так происходит?

Почему так редко задумываются о документировании БД?

• Это самая неинтересная для программистов часть

• На старте проекта БД создаётся по интуиции и видению разработчиков

• Для данных редко выделяется отдельный архитектор или просто ответственное лицо в команде

• По мере роста проекта требования к БД сложно выделить из множества требований на доработку

Вначале всё кажется очевидным, но по мере роста проекта оказывается, что единого описания данных и их структуры не существует, также как и носителя информации об этом среди участников команды. Иногда оказывается, что устройство БД уже усложнилось до такой степени, что приходится организовывать целую исследовательскую экспедицию для восстановления этой информации. В идеале нужно поддерживать актуальность информации о данных системы, и делать это можно разными способами.

Какие средства документирования можно применять для описания БД?

Инструмент, тип документации	Какую информацию можно найти	Примеры и комментарии	Что почитать
Специальные платформы управления данными Data Management.	•‎ Каталог данных (Data Catalog) — единый источник сведений о всех информационных активах организации. •‎ Список полей и атрибутов •‎ Метаданные — например, информацию о размере таблиц, дате последнего обновления •‎ Информацию об ответственных лицах •‎ Бизнес-глоссарий	Дороги в применении, используются в крупных только в больших компаниях, актуальны для проектов создания DWH (централизованное персистентное хранение данных всего предприятия для аналитики).	Что такое каталог данных? Видео от DIS Group

Как вы уже поняли, если перед вами стоит задача понять смысл и структуру данных вашей системы, то придётся обращаться к нескольким источникам. Рыться в документации полезно, но утомительно. Наверно, вам уже пришла в голову мысль, что лучший способ понять вашу базу данных «as is» будет заключаться в том, чтобы подключиться к ней и «пощупать её руками».

Источники информации о БД

Как можно получить информацию о данных, используемых в системе?

Способ	Описание	Пример
Использовать специализированные инструменты, обеспечивающие возможность просмотра объектов БД.	Способ позволит визуально быстро понять, какие объекты есть в вашей базе данных. Можное осмотреть список таблиц и о каждой из них узнать что-то из контекстного меню или другой части внутри GUI используемого средства. Однако, получать, хранить и передавать информацию в такой форме неудобно.	Документация к редактору объектов DBeaver
Вывести информацию об объектах БД с помощью соответствующих SQL запросов к служебным таблицам.	В РСУБД существуют служебные таблицы, которые содержат интересующие нас сведения об объектах базы данных. Вы можете строить несложные SQL запросы к служебным таблицам и системным каталогам БД (помимо таблиц со схемой, среди служебных таблиц обычно есть много интересного).	Использование схемы данных в SQL Server

Не все из перечисленных способов могут быть доступны аналитику. Например, возможность просмотра полной схемы БД бывает ограничена только для администраторов, а построение запросов к служебным таблицам требует знания особенностей конкретной СУБД. В следующих частях статьи вы найдёте примеры таких запросов и сможете начать использовать их прямо сейчас.

Как получить информацию о БД

Как быстро получить словарь данных для популярных БД?

Несколько слов по данному вопросу от Александра Кротова.

Полагаю, многие системные и бизнес-аналитики сталкивались с задачей инвентаризации информационных ресурсов организации, то есть с работой по описанию имеющихся в наличии автоматизированных систем, баз данных, локальных АРМ-ов и других ИТ-объектов, играющих определённую роль в бизнес-процессах. Как правило, такие работы проводятся в целях анализа состояния и эффективности ИТ-инфраструктуры внутри компании или на стороне заказчика, либо на фазе обследования в проектах, связанных с доработкой существующих систем. Зачастую работа по документированию текущего состояния дел возлагается на системного аналитика или бизнес-аналитика. В этой статье мы не будем обсуждать всё, что может быть связано с подобной инвентаризацией, а остановимся на подходах к обследованию одного типа ИТ-ресурсов компании — её баз данных.

В идеале, конечно, такое обследование должно начинаться с изучения документации на используемые базы данных, но проблема в том, что далеко не всегда (а по моему опыту, так и почти никогда) такая документация существует. А если документация на БД существует, то крайне редко бывает достаточно полной и актуальной.

Что делать в такой ситуации? Первое, что пришло бы мне в голову, это провести для всех баз данных так называемый «реверс-инжиниринг» (reverse engineering). Можно было бы изучить имеющиеся данные и их структуру, взять могучее универсальное средство моделирования, построить ER-модели, сформировать текстовое описание и приступить к более глубокому анализу полученных материалов. Но здесь мы можем натолкнуться на ряд проблем: универсальные средства моделирования, способные работать с разными СУБД, стоят, как правило, дорого, и далеко не каждый работодатель будет готов потратить деньги на приобретение подобного программного продукта. А вероятность того, что в процессе инвентаризации информационных ресурсов придётся столкнуться с так называемым «зоопарком», то есть разбродом и шатанием в платформах, СУБД и их версиях, достаточно высока. Иначе и задача наведения порядка в информационном хозяйстве вообще вряд ли бы возникла.

И вот, в ситуации, когда «зоопарк» есть, а актуальной документации и подходящего инструмента для её создания нет, можно пойти по другому пути и попробовать сформировать необходимую для анализа документацию на основе так называемых «словарей данных» — служебных таблиц, в которых реляционная (и не только) СУБД хранит описание своих объектов — таблиц, полей, представлений, ключей, индексов и многого другого. В том или ином виде такие словари должны быть в любой СУБД, хотя структура их может сильно различаться. В общем, я решил посмотреть, как подобные словари устроены, взяв для примера несколько популярных СУБД: MySQL, PostgreSQL, Oracle, SQLite, MS Access. А задачу я себе поставил простую: для каждой СУБД написать SQL-запрос, который сформирует описание таблиц и полей выбранных баз данных. Только хотел бы предупредить, что для разных версий одной и той же СУБД запросы могут немного отличаться, но, думаю, это и так очевидно.

Словарь данных для MySQL

Начал я с MySQL. Здесь всё оказалось достаточно просто. Можно использовать стандартную схему под названием INFORMATION_SCHEMA (говорят, даже ANSI на неё свой стандарт оформила для разных СУБД). Схема содержит таблицы, в которых можно легко найти все необходимые метаданные. В нашем случае достаточно соединить таблицы TABLES (таблицы) и COLUMNS (поля) по именам схемы и таблицы, выбрать нужные атрибуты, присвоить понятные псевдонимы, задать условия выборки (например, по имени схемы и типу объектов, как на примере ниже). Получится примерно такой запрос:

Получим результат вот такого вида
(показано на фрагменте отчёта для учебной БД «Студенты»):

Таблица	Комментарий к таблице	№ п.п	Поле	Комментарий к полю	Тип	Ключ	NULL
EMPLOYEE	Сотрудники	1	ID	Идентификатор	int(11)	PK	NO
EMPLOYEE	Сотрудники	2	LAST_NAME	Фамилия	varchar(45)	NO
EMPLOYEE	Сотрудники	3	FIRST_NAME	Имя	varchar(45)	NO
EMPLOYEE	Сотрудники	4	MIDDLE_NAME	Отчество	varchar(45)	YES
EMPLOYEE	Сотрудники	5	BIRTHDAY	День рождения	date	YES
GRADE	Оценки	1	ID	Идентификатор	int(11)	PK	NO
GRADE	Оценки	2	STUDENT_ID	ИД студента в группе	int(11)	YES
GRADE	Оценки	3	MODULE_NUM	Номер модуля	int(11)	YES
GRADE	Оценки	4	GRADE	Оценка	int(11)	YES
GROUP_ST	Учебные группы	1	ID	Идентификатор	int(11)	PK	NO
GROUP_ST	Учебные группы	2	GROUP_CODE	Код группы	varchar(45)	YES
GROUP_ST	Учебные группы	3	TEACHER_ID	ИД сотрудника-преподавателя	int(11)	YES
GROUP_ST	Учебные группы	4	CURATOR_ID	ИД сотрудника-куратора	int(11)	YES
STUDENT	Студенты	1	ID	Идентификатор	int(11)	PK	NO
STUDENT	Студенты	2	LAST_NAME	Фамилия	varchar(45)	NO
STUDENT	Студенты	3	FIRST_NAME	Имя	varchar(45)	NO
STUDENT	Студенты	4	MIDDLE_NAME	Отчество	varchar(45)	YES
STUDENT	Студенты	5	BIRTHDAY	День рождения	date	YES

Единственное, надо не забывать, что запрос вернёт только те объекты БД, на просмотр которых у текущего пользователя есть привилегии. И ещё я бы обратил внимание на атрибут ORDINAL_POSITION, который был использован в составе оператора ORDER BY после TABLE_NAME (имя таблицы). Атрибут предназначен для хранения порядка полей, заданного в DDL-скрипте при создании таблицы (оператор CREATE TABLE) или установленного разработчиком позже (кстати, возможность изменять порядок полей после создания таблицы реализована далеко не во всех СУБД, MySQL здесь обогнал многих). Но зачем хранить исходный порядок полей, если теория реляционных баз данных утверждает, что порядок полей в таблице не несёт никакой смысловой нагрузки? Полагаю, эта возможность реализована исключительно для удобства пользователя. Разработчик, создавая таблицу, задаёт порядок полей не просто так, а на основе определённой бизнес-логики, и вправе ожидать, что выполнив запрос типа SELECT * FROM … без явно указанного порядка полей, или создав отчёт на основе словаря данных, как мы это сделали выше, он получит поля в порядке, соответствующем заложенной логике, а не как попало. Аналогичные по сути атрибуты с порядковым номером поля в таблице, есть и в других СУБД, что мы увидим ниже.