Создание и обновление предметного указателя
Предметный указатель содержит список терминов и тем, рассматриваемых в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Чтобы его создать, в документе следует пометить элементы предметного указателя (т. е. указать имя основного элемента и перекрестных ссылок в документе), а затем выполнить сборку предметного указателя.
Вы можете создать запись индекса для отдельного слова, фразы или символа, для раздела, охватывающего диапазон страниц, или для другой записи, например «Транспорт. Видеть Велосипеды». При выделении текста и его пометке как записи индекса Word добавляется специальный поле XE (Index Entry), который включает помеченную запись main и все сведения о перекрестных ссылках, которые вы решили включить.
После того как все элементы предметного указателя будут помечены, следует выбрать вид указателя и собрать его. Приложение Word найдет все элементы с соответствующей пометкой, отсортирует их по алфавиту, добавит номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.
Пометка элементов указателя
Ниже приведен порядок действий для пометки слов или фраз предметного указателя. Также можно Пометить многостраничные фрагменты текста как элементы предметного указателя.
- Выделите текст, который вы хотите использовать в качестве элемента предметного указателя, или щелкните место, куда требуется вставить элемент.
- Перейдите в раздел Ссылки >пометить запись.
Текст в диалоговом окне Определение элемента указателя можно изменять.
- Можно добавить дополнительный элемент в поле Дополнительный. Если необходим дополнительный элемент третьего уровня, в конце текста дополнительного элемента поставьте двоеточие.
- Чтобы создать перекрестную ссылку на другую запись, выберите Перекрестная ссылка в разделе Параметры, а затем введите текст для другой записи в поле.
- Чтобы изменить формат номеров страниц для отображения в предметном указателе, установите флажок Полужирный или Курсив в группе Формат номера страницы.
Создание предметного указателя
После того как элементы предметного указателя были помечены, его можно поместить в выбранное место в документе.
- Щелкните место, куда требуется поместить предметный указатель.
- Перейдите в раздел Ссылки >Вставить индекс.
В диалоговом окне Указатель можно выбрать формат текстовых элементов, номеров страниц, табуляции и заполнителей.
Правка и форматирование элементов предметного указателя и его обновление
Если после создания предметного указателя будут добавлены новые элементы, для их отображения следует обновить предметный указатель.
-
Если поля XE не отображаются, перейдите на главную >Показать и скрыть
.
В случае обнаружения ошибки в предметном указателе следует найти в указателе элемент, который требуется изменить; затем следует внести необходимые исправления и обновить предметный указатель.
Удаление элементов предметного указателя и его обновление
- Выделите код поля, включая фигурные скобки (<>), и нажмите клавишу DELETE. Если поля XE не отображаются, перейдите на главную >Показать и скрыть
.
Чтобы обновить предметный указатель, щелкните его и нажмите клавишу F9. Или перейдите в раздел Ссылки >Обновить индекс.
Как в Word создать предметный указатель
Создание предметного указателя в Word – довольно быстрый процесс, хоть он и требует небольшой подготовки. Мы покажем вам, как легко сделать указатель ключевых слов в вашем документе.
Как выделить ключевые слова
Прежде чем создать индекс ключевых слов, вам нужно просмотреть весь документ и пометить слова, которые должны появиться в указателе. Обратите внимание, что выделять следует только важные ключевые слова. Все элементы, которые вы отмечаете, появятся как постраничная или перекрестная ссылка в указателе. Если вы выделяете одно и то же слово в разных местах текста, то ко всем ним будут вести ссылки в созданном предметном указателе.
1. Выберите слово, которое хотите включить в указатель, например, с помощью двойного щелчка мыши.
2. На вкладке «Ссылки» в разделе «Предметный указатель» нажмите кнопку «Пометить элемент». Также можно нажать на «Предметный указатель» и нажать на «Пометить» внизу нового окна.
3. В том же новом окне вы можете указать, на что следует ссылаться: на текущую страницу, диапазон страниц или на другое ключевое слово (перекрестная ссылка).
4. Если вы нажмете на «Пометить», то в указателе будет проиндексировано только выделенное слово, а если нажмете на «Пометить все», то в указатель будут включены все экземпляры ключевого слова.
5. Подобным образом пройдите по всем ключевым словам в документе.
Как вставить предметный указатель
Если вы отметили все ключевые слова, то можно создавать предметный указатель:
• В документе щелкните на нужную позицию (обычно в конце документа), а на вкладке «Ссылки» в разделе «Предметный указатель » нажмите на строку «Указатель».
• В новом окне вы можете указать формат, правильно определить номера страниц и задать необходимое количество столбцов.
• Нажмите «ОК», чтобы вставить предметный указатель. Если вы добавите новое ключевое слово, вы можете обновить индекс, щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав «Обновить указатель».
Предметный указатель и ссылки
Предметный указатель — это список терминов, встречающихся в документе, с указанием страниц где они расположены.
Предметный указатель можно создать для следующих элементов:
1. отдельных слов, фраз, символов;
Для работы с этим элементом форматирования предназначена панель «Предметный указатель» (см. Рис. 1.10.1).
Рис. 1.10.1 Панель «Предметный указатель»
Чтобы использовать в качестве предметного указателя какой-либо фрагмент текста, его необходимо выделить, затем нажать кнопку «Пометить элемент» на панели «Предметный указатель» (см. Рис. 1.10.2).
Рис. 1.10.2 Диалоговое окно «Определение элемента указателя»
Перекрестные ссылки можно создавать только на элементы того же самого документа. Чтобы создать перекрестную ссылку на элемент в другом документе, необходимо сначала объединить соответствующие документы в главный документ. Для создания перекрестной ссылки на такие объекты, как заголовок или закладка, необходимо их наличие. Например, следует сначала вставить закладку и только после этого создать соответствующую перекрестную ссылку.
1. Введите в документ текст, с которого будет начинаться перекрестная ссылка.
2. В меню Вставка выберите команду Ссылка , а затем — команду Перекрестная ссылка .
3. В списке Тип ссылки выберите тип элемента, на который следует сослаться, например заголовок.
4. В списке Вставить ссылку на выберите данные, которые следует вставить в документ, например текст заголовка.
5. В списке Для какого абзаца выберите элемент, на который следует сослаться, например заголовок главы 6.
6. Чтобы предоставить пользователям возможность перехода к конечному элементу ссылки, установите флажок Вставить как гиперссылку .
7. Если флажок Добавить слово «выше» или «ниже» доступен, его можно установить для включения сведений об относительном положении конечного элемента ссылки.
8. Нажмите кнопку Вставить.
Примечание. Перекрестные ссылки вставляются в документ в виде полей.
Информационные технологии в подготовке научных публикаций
Лучше полдня потерять, зато потом за полчаса долететь
- Введение
- Работа в текстовом процессоре
- Параметры страницы
- Разделы
- Колонтитулы
- Колонки
- Стили
- Ссылки
- Оглавление
- Сноски
- Названия
- Список иллюстраций
- Перекрестные ссылки
- Закладки
- Гиперссылки
- Литература
- Предметный указатель
- Создание таблиц
- Перемещение и выделение
- Редактирование таблицы
- Форматирование таблицы
- Свойства таблицы
- Создание
- Редактирование
- Форматирование
- Работа с объектами
- Стили
- Ссылки
- Стиль списка
- Колонтитулы. Разделы
- Создание формы
- Слияние документов
Предметный указатель
Предметный указатель содержит список терминов и тем, рассматриваемых в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Чтобы его создать, в документе следует пометить элементы предметного указателя, а затем выполнить сборку предметного указателя.
Предметный указатель можно создать для следующих элементов: отдельных слов, фраз или символов; разделов, которые располагаются на нескольких страницах; ссылок на другие элементы.
После того, как текст выбран и помечен как элемент предметного указателя, Microsoft Office Word добавляет в документ специальное поле XE (элемент предметного указателя), содержащее помеченный основной элемент предметного указателя и сведения о перекрестных ссылках, предоставленные пользователем.
Примечание: поле — набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. Например, поле DATE вставляет текущую дату.)
Создание простейшего предметного указателя.
Чтобы использовать в качестве элемента предметного указателя существующий текст, его выделяют; чтобы ввести в качестве элемента предметного указателя собственный текст, устанавливают курсов в место, куда требуется вставить элемент указателя; на вкладке «Ссылки» в группе «Указатель» выбирают команду «Пометить элемент» (Рис. 1).
После чего отобразиться диалоговое окно «Определение элемента указателя» (Рис. 2)
Чтобы создать основной элемент предметного указателя, в котором используется текст, введенный пользователем, в поле «основной» вводят текст (оно будет заполнено если предварительно текст был выделен).
Чтобы выбрать формат номеров страниц для отображения в предметном указателе, устанавливают флажок «полужирный» или «Курсив» в группе «Формат номера страницы».
Чтобы отформатировать текст предметного указателя, выделяют текст в поле основной, щелкаяю по нему правой кнопкой мыши, а затем выберите команду «Шрифт», задают необходимые параметры форматирования.
Чтобы пометить элемент предметного указателя только в текущем месте, нажмают кнопку «Пометить». Чтобы пометить все вхождения данного текста в документ, нажимают кнопку «Пометить все».
После того как элементы предметного указателя помечены, следует выбрать вид указателя и собрать указатель, поместив его в выбранное место в документе:
- текстовый курсор поемещают в том месте документа, куда требуется поместить предметный указатель.
- на вкладке «Ссылки» в группе «Предметный указатель» выплянют щелчок по кнопке «Предметный указатель». (Рис. 1)
В диалоговом окне «Указатель» (Рис. 3) настраивают его внешний вид при помощи команд:
- «Форматы» — позволяет выбрать готовый формат
- «Тип» — позволяет выбрать будет оражена иерархия («с отступом») или нет («без отступа»)
- «Язык» — позволяет выбрать язык отображения терминов
- «Колонки» — указать количество колонок
- «номера страниц по правому краю» — указать положение страниц
Примечание: если после того как указатель был уже сформирован помечались новые элементы (или удалялись уже помеченные)указатель необходимо обновить (командой «Обновить указатель» группы «Предметный указатель»)