Как рассчитать суммарное значение поля в access

Функция Sum (Microsoft Access SQL)

Возвращает сумму набора значений, содержащихся в указанном поле запроса.

Синтаксис

Sum(expr)

Заполнитель expr представляет строковое выражение, идентифицирующее поле, содержащее числовые данные, которые требуется добавить, или выражение, которое выполняет вычисление с использованием данных в этом поле. Операнды в expr могут включать имя поля таблицы, константы или функции (которые могут быть встроенными или определяемыми пользователем, но не одной из других агрегатных функций SQL).

Замечания

Функция Sum суммирует значения в поле. Например, можно использовать функцию Sum для определения общей стоимости расходов на доставку.

Функция Sum игнорирует записи, содержащие поля NULL . В следующем примере показано, как вычислить сумму продуктов полей UnitPrice и Quantity.

SELECT Sum(UnitPrice * Quantity) AS [Total Revenue] FROM [Order Details]; 

Используйте функцию Sum в выражении запроса. Это выражение также можно использовать в свойстве SQL объекта QueryDef или при создании набора записей на основе SQL-запроса.

Пример

В этом примере таблица Orders используется для расчета общего объема продаж заказов, отправляемых в Соединенное Королевство.

В этом примере вызывается процедура EnumFields, которую можно найти в примере инструкции SELECT.

Sub SumX() Dim dbs As Database, rst As Recordset ' Modify this line to include the path to Northwind ' on your computer. Set dbs = OpenDatabase("Northwind.mdb") ' Calculate the total sales for orders shipped to ' the United Kingdom. Set rst = dbs.OpenRecordset("SELECT" _ & " Sum(UnitPrice*Quantity)" _ & " AS [Total UK Sales] FROM Orders" _ & " INNER JOIN [Order Details] ON" _ & " Orders.OrderID = [Order Details].OrderID" _ & " WHERE (ShipCountry = 'UK');") ' Populate the Recordset. rst.MoveLast ' Call EnumFields to print the contents of the ' Recordset. Pass the Recordset object and desired ' field width. EnumFields rst, 15 dbs.Close End Sub 

См. также

• Форум для разработчиков Access
• Помощь при работе с Access на support.office.com
• Форумы Access на UtterAccess
• Справочный центр (FMS) для разработки и VBA программирования для Access
• Публикации по Access на StackOverflow

Поддержка и обратная связь

Есть вопросы или отзывы, касающиеся Office VBA или этой статьи? Руководство по другим способам получения поддержки и отправки отзывов см. в статье Поддержка Office VBA и обратная связь.

Обратная связь

Были ли сведения на этой странице полезными?

Подсчет данных при помощи запроса

В этой статье объясняется, как подсчитать данные, возвращаемые запросом, в Access. Например, в форме или отчете можно подсчитать количество элементов в одном или нескольких полях таблицы или элементах управления. Вы также можете вычислять средние значения, находить наибольшее и наименьшее значения, самую давнюю и самую последнюю дату. Кроме того, в Access предусмотрено средство, называемое строкой итогов, с помощью которого можно подсчитывать данные в таблице, не изменяя структуру запроса.

Выберите нужное действие

• Способы подсчета данных
• Подсчет данных с помощью строки итогов
• Подсчет данных с помощью итогового запроса
• Справочные сведения об агрегатных функциях

Способы подсчета данных

Подсчитать количество элементов в поле (столбце значений) можно с помощью функции Число. Функция Число принадлежит к ряду функций, называемых агрегатными. Агрегатные функции выполняют вычисления со столбцами данных и возвращают единственное значение. Кроме функции Число, в Access есть следующие агрегатные функции:

• Сумма для суммирования столбцов чисел;
• Среднее для вычисления среднего значения в столбце чисел;
• Максимум для нахождения наибольшего значения в поле;
• Минимум для нахождения наименьшего значения в поле;
• Стандартное отклонение для оценки разброса значений относительно среднего значения;
• Дисперсия для вычисления статистической дисперсии всех значений в столбце.

В Access предусмотрено два способа добавления функции Count и других агрегатных функций в запрос. Вы можете:

• Открыть запрос в режиме таблицы и добавить строку итогов. Строка итогов позволяет использовать агрегатные функции в одном или нескольких столбцах в результатах запроса без необходимости изменять его структуру.
• Создать итоговый запрос. В итоговом запросе вычисляются промежуточные итоги по группам записей. Например, если вы хотите вычислить промежуточную сумму всех продаж по городам или по кварталам, следует использовать итоговый запрос для группировки записей по нужной категории, а затем просуммировать все объемы продаж. С другой стороны, с помощью строки итогов можно вычислить общий итог для одного или нескольких столбцов (полей) данных.

Примечание: Ниже в разделах этой статьи подробно описано применение функции Сумма, однако следует помнить, что вы можете использовать другие агрегатные функции в строках итогов и запросах. Дополнительные сведения об использовании других агрегатных функций см. ниже в разделе Справочные сведения об агрегатных функциях.

Дополнительные сведения о способах использования других агрегатных функций см. в разделе Отображение итогов по столбцу в таблице.

В следующих разделах описаны шаги, которые следует выполнить, чтобы добавить строку итогов, а также описывается использование итогового запроса для подсчета данных. Следует обратить внимание на то, что функция Число работает с большим числом типов данных, чем другие агрегатные функции. Функцию Число можно использовать для любого типа полей, кроме тех, которые содержат сложные повторяющиеся скалярные данные, например поле с многозначными списками.

С другой стороны, многие агрегатные функции работают только с данными в полях, имеющих определенный тип данных. Например, функция Сумма работает только с типами данных «Число», «Действительное» и «Денежный». Дополнительные сведения о типах данных, требуемых для каждой функции, см. ниже в разделе Справочные сведения об агрегатных функциях.

Общие сведения о типах данных см. в статье Изменение типа данных для поля.

Подсчет данных с помощью строки итогов

Чтобы добавить в запрос строку итогов, откройте его в режиме таблицы, добавьте строку, а затем выберите функцию Число или другую агрегатную функцию, например Сумма, Минимум, Максимум или Среднее. В этом разделе объясняется, как создать простой запрос на выборку и добавить строку итогов.

Создание простого запроса на выборку

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
2. Дважды щелкните таблицу или таблицы, которые вы хотите использовать в запросе, а затем нажмите кнопку Закрыть. Выбранные таблицы отображаются в виде окон в верхней части конструктора запросов. На рисунке показана типичная таблица в конструкторе запросов.

Добавление строки итогов

1. Откройте запрос в режиме таблицы. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа для запроса и выберите пункт Представление таблицы. -или- Дважды щелкните запрос в области навигации. Запрос будет выполнен, а его результаты будут загружены в таблицу.
2. На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги. Под последней строкой данных в таблице появится новая строка Итог.
3. В строке Итог щелкните поле, по которому вы хотите выполнить подсчет, и выберите в списке функцию Count.

Скрытие строки итогов

• На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.

Дополнительные сведения об использовании строки итогов см. в разделе Отображение итогов по столбцу в таблице.

Подсчет данных с помощью итогового запроса

Когда нужно подсчитать некоторые или все записи, возвращаемые запросом, то вместо строки итогов можно воспользоваться итоговым запросом. Например, вы можете подсчитать общее число сделок или число сделок в отдельном городе.

Как правило, итоговый запрос применяется вместо строки итогов тогда, когда требуется использовать значение результата в другой части базы данных, например в отчете.

Подсчет всех записей в запросе

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
2. Дважды щелкните таблицу, которую вы хотите использовать в запросе, и нажмите кнопку Закрыть. Таблица появится в окне в верхней части конструктора запросов.
3. Дважды щелкните поля, которые вы хотите использовать в запросе, и убедитесь, что вы включили поле, которое нужно подсчитать. Можно подсчитать поля большинства типов данных, исключение — поля, содержащие сложные повторяющиеся скалярные данные, такие как поля многозначных списков.
4. На вкладке Конструктор запросов в группе Показать и скрыть щелкните Итоги. В бланке появится строка Итог, а в строке для каждого поля запроса будет указано Группировка.
5. В строке Итог щелкните поле, по которому вы хотите выполнить подсчет, и выберите в списке функцию Count.
6. На вкладке Конструктор запросов в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить. Результаты запроса отображаются в режиме таблицы.
7. При необходимости вы можете сохранить запрос.

Подсчет записей в группе или категории

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
2. Дважды щелкните таблицу или таблицы, которые вы хотите использовать в запросе, а затем нажмите кнопку Закрыть. Таблица (или таблицы) появится в окне в верхней части конструктора запросов.
3. Дважды щелкните поле, содержащее данные категории, а также поле, значения в котором вы хотите подсчитать. Запрос не может содержать других описательных полей.
4. На вкладке Конструктор запросов в группе Показать и скрыть щелкните Итоги. В бланке появится строка Итог, а в строке для каждого поля запроса будет указано Группировка.
5. В строке Итог щелкните поле, по которому вы хотите выполнить подсчет, и выберите в списке функцию Count.
6. На вкладке Конструктор запросов в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить. Результаты запроса отображаются в режиме таблицы.
7. При необходимости вы можете сохранить запрос.

Справочные сведения об агрегатных функциях

В следующей таблице перечислены и отписаны агрегатные функции Access, которые можно использовать в строке итогов и в запросах. Помните, что в Access предусмотрено больше агрегатных функций для запросов, чем для строки итогов.

Поддерживаемые типы данных

Суммирует элементы в столбце. Подходит только для числовых и денежных данных.

«Число», «Действительное», «Денежный»

Вычисляет среднее значение для столбца. Столбец должен содержать числовые или денежные величины или значения даты или времени. Функция игнорирует пустые значения.

«Число», «Действительное», «Денежный», «Дата/время»

Подсчитывает число элементов в столбце.

Все типы данных, за исключением сложных повторяющихся скалярных данных, таких как столбец многозначных списков.

Дополнительные сведения о многозначных списках см. в статье Создание или удаление многозначного поля.

Возвращает элемент, имеющий наибольшее значение. Для текстовых данных наибольшим будет последнее по алфавиту значение, причем Access не учитывает регистр. Функция игнорирует пустые значения.

«Число», «Действительное», «Денежный», «Дата/время»

Возвращает элемент, имеющий наименьшее значение. Для текстовых данных наименьшим будет первое по алфавиту значение, причем Access не учитывает регистр. Функция игнорирует пустые значения.

«Число», «Действительное», «Денежный», «Дата/время»

Стандартное отклонение

Показывает, насколько значения отклоняются от среднего.

Дополнительные сведения об этой функции см. в статье Отображение итогов по столбцу в таблице.

«Число», «Действительное», «Денежный»

Вычисляет статистическую дисперсию для всех значений в столбце. Подходит только для числовых и денежных данных. Если таблица содержит менее двух строк, Access возвращает пустое значение.

Дополнительные сведения о функциях для расчета дисперсии см. в разделе Отображение итогов по столбцу в таблице.

«Число», «Действительное», «Денежный»

Как рассчитать суммарное значение поля в access

MS Access базы, помощь студентам

Вычисляемые поля в запросах Access

Обубликовано: 20.03.2015

В этой статье речь поговорим про вычисляемые поля в запросах Access. В запросе, как и в таблице, для каждой записи могут производиться вычисления с числовыми, строковыми значениями или значениями дат с использованием данных из одного или нескольких полей. Результат вычисления образует в таблице запроса новое вычисляемое поле. В отличие от вычисляемых полей таблицы, вычисляемые поля запроса в исходных таблицах базы данных новых полей не создают. При каждом выполнении запроса производятся вычисления на основе текущих значений полей.

В выражениях вычисляемых полей помимо имен полей могут использоваться константы и функции. В результате обработки выражения может получаться только одно значение.

Задача 1. В таблице ТОВАР имеются поля ЦЕНА и СТАВКА_НДС, вычислите цену с учетом НДС и сравните ее с полученной в вычисляемом поле таблицы Цена с НДС.

1. Создайте в режиме конструктора запрос на выборку для таблицы ТОВАР. Перетащите в бланк запроса поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, СТАВКА_НДС и Цена с НДС (рис. 4.6).
2. Для подсчета цены с учетом НДС создайте вычисляемое поле, записав в пустой ячейке строки Поле (Field) выражение [ЦЕНА]+[ЦЕНА]*[СТАВКА_НДС].
3. Для отбора записей со значением выше 5000 в вычисляемом поле в строку Условие отбора (Criteria) введите > 5000
4. После ввода выражения система по умолчанию формирует имя вычисляемого поля Выражение 1, которое становится заголовком столбца в таблице с результатами выполнения запроса. Это имя вставится перед выражением [ЦЕНА]+[ЦЕНА]*[СТАВКА_НДС]. Для каждого нового вычисляемого поля в запросе номер выражения увеличивается на единицу. Имя вычисляемого поля отделяется от выражения двоеточием. Для изменения имени установите курсор мыши в вычисляемом поле бланка запроса и нажмите правую кнопку мыши. В контекстно-зависимом меню выберите Свойства (Properties) поля и в строку Подпись (Caption) введите новое имя поля ― Цена с НДС1. Теперь в таблице с результатами выполнения запроса в заголовке вычисляемого столбца отобразится это имя. Имя поля может быть исправлено также непосредственно в бланке запроса.
5. Для отображения результата выполнения запроса щелкните на кнопке Выполнить (Run) в группе Результаты (Results). Вычисляемое поле таблицы и за-проса имеют одинаковые значения.
6. Измените в одной из записей запроса цену товара. Значения в обоих вычисляемых полях будут моментально пересчитаны.
7. Для формирования сложного выражения в вычисляемом поле или условии отбора целесообразно использовать построитель выражений. Построитель позволяет выбрать необходимые в выражении имена полей из таблиц, запросов, знаки операций, функции. Удалите выражение в вычисляемом поле и используйте построитель для его формирования.
8. Вызовите построитель выражений (Expression Builder), нажав кнопку Построитель (Builder) в группе Настройка запроса (Query Setup) ленты Конструктор (Design), или выбрав Построить (Build) в контекстно-зависимом меню. Курсор мыши должен быть установлен предварительно в ячейке ввода выражения.
9. В левой части окна Построитель выражений (Expression Builder) (рис. 4.7) выберите таблицу ТОВАР, на которой построен запрос. Справа отобразится список ее полей. Последовательно выбирайте нужные поля и операторы, двойным щелчком вставляя в выражение. Выражение сформируется в верхней части окна. Обратите внимание, построитель перед именем поля указал имя таблицы, которой оно принадлежит, и отделил его от имени поля восклицательным знаком.
10. Завершите процесс построения выражения в вычисляемом поле, щелкнув на кнопке ОК.
11. Сохраните запрос под именем ― Цена с НДС и закройте его.
12. Выполните сохраненный запрос, выделив его в области навигации и выбрав в контекстном меню команду Открыть (Open).

Задача 2. В вычисляемых полях и условиях отбора можно использовать встроенные функции. В Access определено более 150 функций.
Пусть необходимо выбрать все накладные, по которым производилась отгрузка в заданном месяце. В таблице НАКЛАДНАЯ дата отгрузки хранится в поле ДАТА_ОТГ с типом данных Дата/время (Date/Time).

1. Создайте в режиме конструктора запрос на выборку для таблицы НАКЛАДНАЯ. Перетащите в бланк запроса поля НОМ_НАКЛ и КОД_СК (рис. 4.8).
2. Создайте вычисляемое поле в пустой ячейке строки Поле (Field), записав туда одно из выражений: Format([НАКЛАДНАЯ]![ДАТА_ОТГР];»mmmm») ― эта функция возвратит пол-ное название месяца
   или Format([НАКЛАДНАЯ]![ДАТА_ОТГР];»mm») ― эта функция возвратит номер месяца.
3. Для отбора накладных, выписанных в заданном месяце, в вычисляемом поле в строку Условие отбора (Criteria) введите название месяца, например март (рис. 4.8), или номер месяца, например 3 в соответствии с параметром в функции Format.
4. Выполните запрос, нажав кнопку Выполнить (Run) в группе Результаты (Results) на вкладке ленты Работа с запросами | Конструктор (Query Tools | Design).
5. Запишите в вычисляемом поле функцию Month(НАКЛАДНАЯ!ДАТА_ОТГ), и убедитесь, что эта функция возвращает выделенный из даты номер месяца.
6. Для выборки всех строк, относящихся ко второму кварталу, в строку Условие отбора (Criteria) введите оператор Between 4 And 6, определяющий, попадает ли значение выражения в указанный интервал.
7. Запишите в вычисляемом поле выражение MonthName(Month(НАКЛАДНАЯ!ДАТА_ОТГ)) и убедитесь, что функция MonthName преобразует номер месяца в его полное на-звание.

Для закрепления смотрим видеоурок:

Параметрический запрос Access тут.

Примеры выражений

В этой статье представлено множество примеров выражений в Access. Выражение — это сочетание математических или логических операторов, констант, функций, полей таблицы, элементов управления и свойств, результатом вычисления которого является одно значение. Выражения в Access можно использовать для вычисления значений, проверки данных и задания значения по умолчанию.

В этой статье

Формы и отчеты
Запросы и фильтры

Формы и отчеты

Таблицы, приведенные в этом разделе, содержат примеры выражений, вычисляющих значение в элементе управления в форме или отчете. Чтобы создать вычисляемый элемент управления, введите выражение в свойство Данные элемента управления, а не в поле таблицы или запроса.

Примечание Выражения также можно использовать в формах или отчетах при выделении данных с помощью условного форматирования.

Операции с текстом

В выражениях, приведенных в таблице ниже, используются операторы & (амперсанд) и + (плюс) для объединения текстовых строк, а также встроенные функции для обработки текстовых строк или выполнения с ними других действий с целью создания вычисляемого элемента управления.

Отображает значения, хранящиеся в полях таблицы FirstName и LastName. В данном примере оператор & используется для объединения значения в поле «Имя», пробела (заключенного в кавычки) и значения в поле «Фамилия».

Функция Left используется для отображения первого знака в значении поля или элемента управления «НазваниеТовара».

Функция Right используется для отображения последних 2 знаков в значении поля или элемента управления «КодТовара».

Функция Trim используется для отображения значения в элементе управления «Адрес» и удаления всех пробелов в начале или конце строки.

=IIf(IsNull([Region]), [City] & » » & [PostalCode], [City] & » » & [Region] & » » & [PostalCode])

Функция IIf используется для отображения значений элементов управления City и PostalCode, если элемент управления Region имеет пустое значение; в противном случае отображаются значения в элементах управления City, Region и PostalCode, разделенные пробелами.

=[City] & (» » + [Region]) & » » & [PostalCode]

Оператор + и распространение значений Null используются для отображения значений в элементах управления «Город» и «Индекс», если элемент управления или поле «Область» имеет значение Null; в противном случае отображаются значения в элементах управления или полях «Город», «Область» и «Индекс», разделенные пробелами.

Распространение значений Null означает, что если хотя бы один компонент выражения возвращает значение Null, то и все выражение также возвращает Null. Оператор + поддерживает распространение значений Null, а оператор & — нет.

Колонтитулы

Для отображения или печати номеров страниц в отчетах или формах используются свойства Page и Pages. Свойства Page и Pages доступны только во время печати или предварительного просмотра, поэтому они не отображаются на странице свойств формы или отчета. Обычно эти свойства используются путем перемещения текстового поля в область верхнего или нижнего колонтитула в форме или отчете и применения выражения, например из приведенной ниже таблицы.

Дополнительные сведения об использовании колонтитулов в формах и отчетах см. в статье Вставка номеров страниц в форму или отчет.