Как создать xml файл из excel

Как видим, существуют два основных способа конвертации файлов XLS и XLSX в формат XML программой Microsoft Excel. Первый из них предельно простой и заключается в элементарной процедуре сохранения с заданным расширением через функцию «Сохранить как…». Простота и понятность данного варианта, несомненно, являются преимуществами. Но у него есть один очень серьезный недостаток. Преобразование выполняется без учета определенных стандартов, и поэтому файл, конвертируемый таким способом, сторонними приложениями может просто не распознаваться. Второй вариант предполагает составление карты XML. В отличие от первого способа, таблица, преобразованная по данной схеме, будет соответствовать всем стандартам качества XML. Но, к сожалению, не каждый пользователь сможет быстро разобраться с нюансами этой процедуры.

Максим Тютюшев Вам помогли мои советы?

Экспорт данных XML

После импорта данных XML, сопоставления данных с ячейками листа и внесения изменений в данные часто бывает нужно экспортировать или сохранить данные в виде XML-файла.

• Перед экспортом XML-данных необходимо включить вкладку Разработчик на ленте. См. раздел Показать вкладку »Разработчик».
• При создании карт XML и экспорте данных Excel в XML-файлы существует ограничение на количество строк, которые можно экспортировать. При экспорте в XML-файл из Excel можно сохранить до 65 536 строк. Если файл содержит более 65 536 строк, Excel сможет экспортировать только число строк, определяемое формулой ЧСТРОК ОСТАТ 65537. Например, если лист содержит 70 000 строк, Excel экспортирует 4464 строки (70000 ОСТАТ 65537). Рекомендуем сделать следующее: 1) использовать формат XLSX; 2) сохранить файл в формате «Таблица XML 2003 (*.xml)» (при этом будут потеряны сопоставления); 3) удалить все строки после 65 536 и затем снова выполнить экспорт (при этом сопоставления сохранятся, но будут потеряны строки в конце файла).

Экспорт XML-данных (не более 65 536 строк)

1. На вкладке Разработчик нажмите кнопку Экспорт. Если вкладка Разработчик не отображается, см. раздел Отображение вкладки «Разработчик».
2. Если откроется небольшое диалоговое окно Экспорт XML, щелкните карту XML, которую вы хотите использовать, и нажмите кнопку ОК. Это диалоговое окно отображается только в том случае, если не выбрана XML-таблица и книга содержит несколько карт XML.
3. В большом диалоговом окне Экспорт XML в поле Имя файла введите имя файла XML-данных.
4. Нажмите кнопку Экспорт.

Примечание: Если лист содержит заголовки или метки, отличающиеся от имен XML-элементов на карте XML, то при экспорте или сохранении данных XML приложение Excel использует имена XML-элементов.

Экспорт XML-данных (для более чем 65 536 строк)

1. Найдите разность общего количества строк в файле и числа 65 537. Обозначим это число как x.
2. Удалите x строк с начала листа Excel.
3. Экспортируйте лист в виде XML-файла данных (см. процедуру в предыдущем разделе).
4. Нажмите кнопку Закрыть, но не сохраняйте лист. Затем снова откройте лист Excel.
5. Удалите все данные после общей суммы x, а затем экспортируйте как XML-файл данных (см. процедуру в предыдущем разделе). Это позволит не потерять оставшуюся часть данных. На этом этапе у вас будет два файла экспорта XML, которые можно объединить для создания дубликата исходного листа.

Сохранение данных XML в сопоставленных ячейках в файле данных XML

Если нужно обеспечить обратную совместимость с более ранними версиями функциональности XML, можно сохранить файл в виде файла данных XML, а не использовать команду Экспорт.

1. Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить файл. Это действие гарантирует, что никакие изменения, внесенные в книгу, не будут потеряны, если она сохранена в виде файла данных XML.
2. Щелкните Файл >Сохранить как и выберите расположение, в котором нужно сохранить файл. Только в Excel 2007 нажмите кнопку Microsoft Office

Примечание: Если лист содержит заголовки или метки, отличающиеся от имен XML-элементов на карте XML, то при экспорте или сохранении данных XML приложение Excel использует имена XML-элементов.

Распространенные проблемы при экспорте данных XML

При экспорте данных XML могут появляться сообщения, подобные приведенным ниже.

Эту карту XML можно экспортировать, но некоторые необходимые элементы не сопоставлены

Такое сообщение может появиться по следующим причинам.

• На карте XML, связанной с этой XML-таблицей, есть один или несколько необходимых элементов, которые с ней не сопоставлены. Иерархический список элементов в области задач источника XML указывает на обязательные элементы, поместив красную звездочку в правом верхнем углу значка слева от каждого элемента. Чтобы сопоставить обязательный элемент, перетащите его на лист, где он должен отображаться.
• Элемент представляет собой рекурсивную структуру. Типичный пример рекурсивной структуры — иерархия сотрудников и руководителей, в которой одни и те же XML-элементы вложены на нескольких уровнях. Хотя вы, возможно, сопоставили все элементы в области задач Источник XML, Excel не поддерживает рекурсивные структуры, которые имеют более одного уровня глубины, и поэтому не может сопоставить все элементы.
• XML-таблица содержит смешанное содержимое. Смешанное содержимое возникает, когда элемент содержит дочерний элемент и простой текст за пределами дочернего элемента. Это часто бывает в случае, когда теги форматирования (например, теги полужирного начертания) используются для пометки данных внутри элемента. Дочерний элемент может отображаться (если он поддерживается в Excel), но текстовое содержимое теряется при импорте данных и недоступно при экспорте, т. е не используется ни при прямой, ни при обратной операции.

Невозможно экспортировать карты XML в книге

Карту XML не удастся экспортировать, если невозможно сохранить отношения сопоставленного элемента с другими элементами. Отношение может не сохраниться по следующим причинам.

• Определение схемы сопоставленного элемента содержится в последовательности со следующими атрибутами:
  • атрибут maxoccurs не равен 1;
  • последовательность содержит более одного прямого дочернего элемента или включает в себя другой составной объект в качестве такого элемента.

  Кроме того, невозможно экспортировать карту XML, если она содержит одну из следующих конструкций схемы XML.

  • Список списков. В одном списке элементов есть другой список элементов.
  • Ненормированные данные. XML-таблица содержит элемент, который в соответствии с определением в схеме должен встречаться один раз (атрибуту maxoccurs присвоено значение 1). При добавлении такого элемента в XML-таблицу Excel заполнит столбец таблицы несколькими его экземплярами.
  • Выбор. Сопоставленный элемент является частью конструкции схемы .

  Excel не может сохранить книгу, так как в ней нет сопоставленных диапазонов

  Приложение Excel не может сохранить книгу в файле данных XML, пока вы не создадите один или несколько сопоставленных диапазонов.

  Если вы добавили в книгу карту XML, для сопоставления XML-элементов на листе сделайте следующее.

  

  На вкладке Разработчик выберите команду Источник.

  Если вы не добавили карту XML в книгу или данные не находятся в XML-таблице, сохраните книгу в формате книги Excel с поддержкой макросов (XLSM).

  Дополнительные сведения

  Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.

  Общие сведения о XML-файлах в Excel

  

  В Microsoft Excel можно легко импортировать данные XML, созданные в других базах данных и приложениях, сопоставить XML-элементы из схемы XML с ячейками листа и экспортировать обработанные данные XML для взаимодействия с другими базами данных и приложениями. Эти функциональные возможности позволяют использовать Office Excel как генератор файлов данных XML со знакомым пользовательским интерфейсом.

  В этой статье

  • Причины использования XML в Excel
    • Данные XML и файлы схемы
    • Ключевые сценарии XML и Excel
    • Использование области задач источника XML
    • Типы элементов и их значки
    • Работа с ячейками с точечным сопоставлением
    • Работа с повторяющимися ячейками в XML-таблицах
    • Обеспечение безопасности карт XML
    • Импорт данных XML
    • Работа с полученной схемой
    • Экспорт данных XML
    • Использование файла Excel формата Office Open XML с поддержкой макросов

    Причины использования XML в Excel

    XML является технологией, разработанной для управления структурированными данными и отображения этих данных в виде удобочитаемого текстового файла. Язык XML соответствует отраслевым стандартам и может быть обработан многими базами данных и приложениями. С помощью XML многие разработчики могут создавать собственные настроенные теги, структуры данных и схемы. В целом XML существенно облегчает определение, передачу, проверку и интерпретацию данных в различных базах данных, приложениях и организациях.

    Данные XML и файлы схемы

    Excel работает преимущественно с двумя типами XML-файлов:

    • файлами данных XML (XML), которые содержат настраиваемые теги и структурированные данные;
    • Файлы схемы (XSD), которые содержат теги схемы, которые применяют правила, такие как тип данных и проверка.

    В стандарте XML также определяются файлы преобразования XSLT, которые используются для применения стилей и преобразования данных XML в другие форматы. Вы можете использовать эти преобразования перед импортом XML-файлов в Excel и после экспорта XML-файлов из Excel. Если XSLT-файлы связаны с XML-файлами данных, импортированными в Excel, вы можете применить форматирование перед добавлением данных на лист, только открыв XML-файл в Excel с помощью команды Открыть. Прежде чем нажать кнопку Открыть, выберите тип файлов XML (*.XML), чтобы просмотреть XML-файлы в папке.

    Ключевые сценарии XML и Excel

    С помощью XML и Excel вы можете управлять книгами и данными такими способами, которые ранее были невозможны или представляли трудности. Используя карты XML, вы можете легко добавлять, идентифицировать и извлекать определенные фрагменты бизнес-данных из документов Excel. Например, счет-фактура, содержащий имя и адрес покупателя, или отчет с финансовыми показателями за предыдущий квартал больше не будут статичными отчетами. Эти сведения можно с легкостью импортировать из баз данных и приложений, изменять, а также экспортировать в те или иные базы данных и приложения.

    Вот ключевые сценарии, для работы с которыми предназначены возможности XML:

    • расширение функциональных возможностей существующих шаблонов Excel путем сопоставления XML-элементов с существующими ячейками. Это облегчает удаление и добавление данных XML в шаблонах, не изменяя сами шаблоны;
    • использование данных XML в качестве входных данных для существующих моделей вычислений путем сопоставления XML-элементов с существующими листами;
    • импорт файлов данных XML в новую книгу;
    • импорт данных XML из веб-службы на лист Excel;
    • экспорт данных в сопоставленных ячейках в файлы данных XML независимо от других данных в книге.

    Основной процесс использования данных XML в Excel

    На следующей схеме показано, как взаимодействуют различные файлы и операции при использовании XML в Excel. Фактически этот процесс состоит из пяти этапов.

    Добавление файла схемы XML (XSD) в книгу

    сопоставление элементов схемы XML с отдельными ячейками или XML-таблицами

    импорт XML-файла данных (.xml) и привязка XML-элементов к сопоставленным ячейкам

    ввод данных, перемещение сопоставленных ячеек и использование функций Excel при сохранении структуры и определений XML

    Экспорт измененных данных из сопоставленных ячеек в XML-файл данных

    Работа с картами XML

    Вы можете создать или открыть книгу в Excel, присоединить к ней файл схемы XML (XSD), а затем использовать область задач Источник XML для сопоставления XML-элементов схемы с отдельными ячейками или таблицами. Выполнив такое сопоставление, вы можете импортировать и экспортировать данные XML в ячейки таблицы и из них соответственно.

    При добавлении файла схемы XML (XSD) в книгу создается карта XML. Как правило, карты XML используются для создания сопоставленных ячеек и управления взаимосвязью между такими ячейками и отдельными элементами схемы XML. Кроме того, эти карты используются для привязки содержимого сопоставленных ячеек к элементам схемы при импорте или экспорте файлов данных XML (XML).

    Вы можете создавать сопоставленные ячейки двух видов: ячейки с точечным сопоставлением и повторяющиеся ячейки (отображаемые в виде XML-таблиц). Для более гибкой разработки книги вы можете перемещать сопоставленные ячейки в любое место на листе и в любой последовательности, даже отличающейся от последовательности, заданной в схеме XML. Вы также можете выбрать, какие элементы следует сопоставлять.

    Важно знать такие правила использования карт XML:

    • книга может содержать одну или несколько карт XML;
    • одновременно можно сопоставить только один элемент с одним расположением в книге;
    • каждая карта XML независима от других, даже если несколько карт XML в одной книге относятся к одной и той же схеме;
    • карта XML может содержать только один корневой элемент. При добавлении схемы, определяющей более одного корневого элемента, появится запрос на выбор корневого элемента, который будет использоваться в новой карте XML.

    Использование области задач источника XML

    Используйте область задач Источник XML для управления картами XML. Чтобы ее открыть, на вкладке Разработчик в группе XML нажмите Источник. На следующей схеме показаны основные функциональные возможности этой области задач.

    1. Отображение карт XML, добавленных в книгу.

    2. Отображение иерархического списка XML-элементов в текущей карте XML.

    3. Установка параметров при работе с областью задач Источник XML и данными XML (например, параметров, отвечающих за предварительный просмотр данных и управление заголовками).

    4. Открытие диалогового окна Карты XML, которое служит для добавления, удаления или переименования карт XML.

    5. Проверка возможности экспорта данных XML через текущую карту XML.

    Типы элементов и их значки

    В следующей таблице приведены все типы XML-элементов, с которыми может работать Excel, и значки, используемые для представления каждого типа элементов.

    Тип элемента

    Обязательный родительский элемент

    Повторяющийся родительский элемент

    Обязательный повторяющийся родительский элемент

    Обязательный дочерний элемент

    Повторяющийся дочерний элемент

    Обязательный повторяющийся дочерний элемент

    Простое содержимое в сложной структуре

    Обязательное простое содержимое в сложной структуре

    Работа с ячейками с точечным сопоставлением

    Ячейка с точечным сопоставлением — это ячейка, сопоставленная с неповторяющимся XML-элементом. Такую ячейку вы можете создать, переместив неповторяющийся XML-элемент из области задач Источник XML в отдельную ячейку листа.

    Название перемещаемого на лист неповторяющегося XML-элемента вы можете назначить заголовком сверху или слева от ячейки с точечным сопоставлением при помощи смарт-тега. В качестве заголовка также можно использовать текущее значение ячейки.

    Кроме того, в ячейке с точечным сопоставлением вы можете использовать формулу, если ячейка сопоставлена с XML-элементом, который имеет тип данных определения схемы XML (XSD), интерпретируемый Excel как число, дата или время.

    Работа с повторяющимися ячейками в XML-таблицах

    По внешнему виду и функциональным возможностям XML-таблицы подобны таблицам Excel. XML-таблицы являются таблицами Excel, сопоставленными с одним или несколькими повторяющимися XML-элементами. Каждый столбец XML-таблицы соответствует XML-элементу.

    XML-таблица создается в следующих случаях:

    • при использовании команды Импорт (в группе XML на вкладке Разработчик) для импорта файла данных XML;
    • Используйте команду Открыть из Excel, чтобы открыть XML-файл данных, а затем выберите В качестве XML-таблицы в диалоговом окне Открыть XML .
    • при использовании команды Из импорта данных XML (кнопка команды Из других источников в группе Внешние данные на вкладке Данные) для импорта файла данных XML и дальнейшего выбора параметров XML-таблица на существующем листе или Новый лист в диалоговом окне Импорт данных;
    • при перетаскивании на лист одного или нескольких повторяющихся элементов из области задач Источник XML.

    При создании XML-таблицы названия XML-элементов автоматически используются в качестве названий столбцов. Вы можете изменить эти названия. Но при экспорте данных из сопоставленных ячеек автоматически будут использоваться исходные названия XML-элементов.

    При работе с XML-таблицами полезны два параметра, доступные с помощью кнопки Параметры в области задач Источник XML.

    • Автоматически объединять элементы при сопоставлении. Если установлен соответствующий флажок, в Excel создается одна XML-таблица из нескольких полей, перенесенных на лист. Этот параметр работает, пока поля перемещаются в одну строку в виде последовательного ряда. Если флажок снят, каждый элемент отображается в виде отдельной XML-таблицы.
    • Данные с заголовками. Если установлен соответствующий флажок, существующие данные заголовков используются в качестве названий столбцов для повторяющихся элементов, сопоставляемых на листе. Если флажок снят, названия XML-элементов используются в качестве названий столбцов.

    С помощью XML-таблиц вы можете импортировать, экспортировать, сортировать, фильтровать и печатать данные, основанные на источнике данных XML. Но существуют некоторые ограничения относительно расположение XML-таблиц на листе.

    • Xml-таблицы основаны на строках, что означает, что они растут из строки заголовка вниз. Нельзя добавлять новые записи над существующими строками.
    • Невозможно транспонировать XML-таблицу так, чтобы новые записи добавлялись справа.

    Вы можете использовать формулы в столбцах, сопоставленных с XML-элементами, которые имеют тип данных определения схемы XML (XSD), интерпретируемый Excel как число, дата или время. В XML-таблице, как и в таблице Excel, формулы копируются вниз по столбцу по мере добавления новых строк.

    Обеспечение безопасности карт XML

    Карта XML и содержащиеся в ней сведения об источнике данных сохраняются в книге Excel, а не на определенном листе. Злоумышленник может просмотреть эти данные карты с помощью макроса VBA (Microsoft Visual Basic для приложений). Более того, если книга сохранена в файле Excel формата Open XML с поддержкой макросов, данные карты можно просмотреть с помощью Блокнота или другого текстового редактора.

    Если вы хотите по-прежнему использовать сведения о карте, но при этом скрыть конфиденциальные данные, вы можете удалить из книги определение источника данных схемы XML, не прекращая экспорт данных XML. Для этого снимите флажок Сохранять определение источника данных в книге в диалоговом окне Свойства карты XML, которое можно открыть, выбрав Свойства карты в группе XML на вкладке Разработчик.

    Если удалить лист до удаления карты, сведения карты об источниках данных и, возможно, другие конфиденциальные сведения останутся в книге. При обновлении книги для удаления конфиденциальных сведений обязательно удалите карту XML до удаления листа, чтобы окончательно удалить данные карты из книги.

    Импорт данных XML

    Вы можете импортировать данные XML в имеющуюся в книге карту XML. При этом данные из файла привязываются к карте XML, хранящейся в этой книге. Это означает, что каждый элемент данных в файле данных XML имеет соответствующий элемент в схеме XML, который был сопоставлен из файла схемы XML или из полученной схемы. Каждая карта XML может содержать только одну привязку данных XML, которая при этом связана со всеми сопоставлениями, созданными на основе единой карты XML.

    В диалоговом окне Свойства карты XML (на вкладке Разработчик в группе XML выберите пункт Свойства карты) расположены три параметра, используемые по умолчанию, с помощью которых вы можете управлять привязкой данных XML:

    • Проверять данные на соответствие схеме при импорте и экспорте. Указывает, следует ли Excel проверять данные по карте XML при импорте. Установите флажок, если нужно, чтобы импортируемые данные XML соответствовали схеме XML.
    • Заменять существующие данные новыми. Указывает, следует ли заменять данные при импорте. Установите флажок, если необходимо заменять текущие данные новыми (например, если в новом файле данных XML содержатся обновленные данные).
    • Добавлять новые данные в существующие XML-таблицы. Указывает, следует ли добавлять содержимое источника данных к существующим данным на листе. Используйте этот параметр, если, например, вам необходимо объединить данные из нескольких похожих файлов данных XML в одну XML-таблицу или вы не хотите, чтобы содержимое ячейки с функцией было перезаписано.

    При импорте данных XML вам может понадобиться заменить некоторые сопоставленные ячейки. Например, если сопоставленные ячейки содержат формулы и эти формулы не следует заменять при импорте XML-файла. Эту проблему можно решить двумя способами:

    • перед импортом данных XML отмените сопоставление элементов, которые не следует заменять. По завершении импорта данных XML вы можете повторно сопоставить XML-элементы ячейкам с формулами, чтобы экспортировать в файл данных XML результаты, полученные после применения формул;
    • создайте две карты XML на основе одной схемы XML. Используйте одну карту XML для импорта данных XML. В этой «карте импорта» не сопоставляйте элементы с ячейками, содержащим формулы или другие данные, которые не следует заменять. Другую карту XML используйте для экспорта данных. В этой «карте экспорта» сопоставьте с XML-файлом элементы, которые необходимо экспортировать.

    Примечание: Возможность импорта данных XML из веб-службы с помощью файла подключения службы извлечения данных (UXDC) для подключения к источнику данных больше не поддерживается в пользовательском интерфейсе более новых версий, чем Excel 2003. Если вы откроете книгу, созданную в Excel 2003, вы сможете только просмотреть их, но не сможете изменить или обновить исходные данные.

    Работа с полученной схемой

    При импорте данных XML без добавления соответствующей схемы XML для создания карты XML Excel пытается получить схему, основываясь на тегах, определенных в файле данных XML. Полученная схема хранится в книге и позволяет работать с данными XML, даже если файл схемы XML не связан с книгой.

    При работе с импортированными данными XML, которые имеют полученную схему, вы можете настроить область задач Источник XML. Выберите параметр Предварительный просмотр данных в области задач на кнопке Параметры , чтобы отобразить первую строку данных в виде примера данных в списке элементов, если вы импортировали XML-данные, связанные с XML-картой в текущем сеансе Excel.

    Полученную схему Excel невозможно экспортировать как отдельный файл данных схемы XML (XSD). Несмотря на наличие редакторов схем XML и других методов создания файлов схем XML, они могут оказаться недоступными или неудобными в работе. Вместо них вы можете воспользоваться надстройкой Excel 2003 XML Tools 1.1, с помощью которой можно создавать файлы схемы на основе карты XML. Дополнительные сведения см. в разделе Использование надстройки Средств XML Для Excel 2003 версии 1.1.

    Экспорт данных XML

    Экспорт данных XML осуществляется путем экспорта содержимого сопоставленных ячеек листа. При экспорте данных в Excel применяются такие правила для определения данных и способов их сохранения:

    • пустые элементы не создаются при наличии пустых ячеек для дополнительного элемента, но они создаются при наличии пустых ячеек для обязательного элемента;
    • запись данных производится в кодировке UTF-8;
    • все пространства имен определяются в корневом XML-элементе;
    • Excel перезаписывает существующие префиксы пространства имен. Пространству имен по умолчанию назначается префикс ns0. Последовательные пространства имен назначаются ns1, ns2 — ns где — это количество пространств имен, записанных в XML-файл.
    • узлы комментариев не сохраняются.

    Вы можете отобразить диалоговое окно Свойства карты XML (щелкните Свойства карты в группе XML на вкладке Разработчик ).) а затем используйте параметр Проверить данные по схеме для импорта и экспорта (активен по умолчанию), чтобы указать, проверяет ли Excel данные по XML-карте при экспорте данных. Выберите этот параметр, чтобы убедиться, что экспортируемые XML-данные соответствуют СХЕМе XML.

    Использование файла Excel формата Office Open XML с поддержкой макросов

    Книгу Excel можно сохранять в различных форматах файла, включая файлы Excel формата Office Open XML (XLSM) с поддержкой макросов. Excel содержит схему XML, определяющую содержимое книги Excel, в том числе теги XML, в которых хранятся все сведения книги (например, данные и свойства), а также всю структуру книги. Файл Excel формата Office XML с поддержкой макросов может применяться в пользовательских приложениях. Например, разработчики могут создать приложение, которое выполняет поиск данных в нескольких книгах, сохраненных в этом формате, и создает систему отчетов на основании полученных данных.

    Дополнительные сведения

    Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.

    Похожие публикации:

    1. Как вставить картинку в php
    2. Как выбрать цвет кисти в фотошопе
    3. Как снять ошибку h16 кондиционера панасоник
    4. Как соединить два списка в python