Автоматическое копирование (копия) пользователя на каждое отправленное вами сообщение электронной почты
В Microsoft Outlook можно указать, что для всех отправляемых сообщений автоматическая копия (Копия) отправляется другим пользователям или спискам рассылки.
Один из сценариев, в котором это правило полезен, заключается в том, что все члены команды отвечают за реагирование на входящие сообщения электронной почты, например центр поддержки. Когда один участник группы отвечает на сообщение, остальные участники автоматически получают копию ответа, что позволяет им оставаться в курсе дел.
Сначала необходимо создать правило для автоматической отправки копии всех сообщений электронной почты, которые вы отправляете.
Это правило называется правилом на стороне клиента. Правило на стороне клиента выполняется только на компьютере, на котором оно создано, и запускается только в том случае, если запущен Outlook. Если вы хотите отправить сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет выполняться с этого компьютера, пока оно не будет создано на этом компьютере. Одно и то же правило необходимо создавать на каждом компьютере, на котором предполагается его использовать.
Создание правила
- В почте на вкладке Главная в группе Перемещение щелкните Правила >Управление правилами & оповещениями.
Откроется диалоговое окно Правила и оповещения.
На вкладке Правила для электронной почты выберите пункт Создать правило.
В мастере правил в разделе Начать с пустого правила щелкните Применить правило к отправляемыми сообщениями.
В разделе Шаг 1. Выбор действий установите флажок Копия сообщения для людей или общедоступной группы проверка.
Теперь при каждой отправке сообщения, будь то новое сообщение, ответ или пересылаемое сообщение, пользователи или группы, указанные в правиле, будут автоматически добавляться в качестве получателей копии. Имена людей или групп не будут отображаться в строке Копия при создании сообщения, но все получатели сообщения будут видеть эти имена.
Отключение правила
Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.
- В почте на вкладке Главная щелкните Правила >Управление правилами & оповещениями.
- На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.
- Нажмите кнопку ОК.
Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения.
Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе («Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений»).
Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений
Если вам нужна гибкость, чтобы отключить новое автоматическое правило cc на основе одного сообщения, не переходя в диалоговое окно Правила и оповещения , вы можете использовать функцию категорий в Outlook вместе с правилом.
Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.
- В почте на вкладке Главная щелкните Правила >Управление правилами & оповещениями.
- На вкладке Правила электронной почты щелкните созданное ранее правило и нажмите кнопку Изменить правило.
Щелкните Изменить параметры правила.
В диалоговом окне Добавление новой категории в поле Имя введите No Auto Cc.
Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.
-
При создании нового сообщения, ответе на сообщение или переадресовыв его, на вкладке Параметры нажмите кнопку Дополнительные параметры.
Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.
При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.
Отображение, скрытие и просмотр поля СК в Outlook для Mac
Если добавить имя получателя в поле СК (слепое копирование) в сообщении электронной почты, копия сообщения будет отправлена этому получателю, но это имя не будет видно другим получателям сообщения.
Включение СК
- Создайте сообщение электронной почты.
- В правом конце строки Кому выберите СК.
- В поле СК добавьте получателей, создайте сообщение и, когда будете готовы, нажмите кнопку Отправить.
Просмотр получателей скрытой копии
Если вы являетесь получателем сообщения, увидеть, добавил ли отправитель получателей поле «СК», нельзя. Только отправитель сообщения может просмотреть имена поле «СК» получателей, открыв сообщение в папке Отправленные, где по умолчанию хранятся все отправленные сообщения:
- В папке Отправленные откройте сообщение.
- Просмотрите его заголовок в области чтения.
- Если есть и другие получатели, вы увидите слово еще и их число. Например, еще 11 на снимке экрана говорит о том, что в поле поле «СК» указано еще 11 получателей.
- Щелкните еще, чтобы развернуть (открыть) раздел заголовка сообщения.
Отображение, скрытие и просмотр поля СК (слепое копирование углерода) в Outlook для Windows
Если добавить имя получателя в поле СК (слепое копирование) в сообщении электронной почты, копия сообщения будет отправлена этому получателю, но это имя не будет видно другим получателям сообщения.
Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, найдите раздел Файл на ленте. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается параметр Файл, выберите вкладку Классический Outlook.
- Откройте новое сообщение или ответьте на сообщение.
- На вкладке Параметры выберите Показать СК.
- Добавьте нужные имена людей в строку СК.
Примечание: При добавлении адреса электронной почты пользователя в поле СК (слепое копирование) этому пользователю отправляется копия сообщения. Другие пользователи, получающие сообщение, не видят, чей адрес находится в строке ск.
После того как вы включите поле «СК», оно будет появляться при создании каждого сообщения, пока вы не отключите его. Включить поле «СК» можно из двух разных расположений в зависимости от того, создаете ли вы сообщение либо отвечаете на полученное или пересылаете его.
- Откройте новое сообщение либо создайте ответ на полученное или перешлите его.
- Если сообщение, которое вы создаете, открывается в новом окне, на вкладке Параметры нажмите кнопку СК.
Отключение поля «СК»
Вы можете в любое время отключить поле поле «СК» для будущих сообщений.
- Откройте новое сообщение либо создайте ответ на полученное или перешлите его.
- Если сообщение, которое вы создаете, открывается в новом окне, на вкладке Параметры нажмите кнопку СК.
Если сообщение, которые вы создаете, открывается в области чтения, выберите СК на ленте.
Примечание: Цвет фона показывает, включена ли кнопка поле «СК». Темный фон означает, что кнопка включена, а светлый указывает на то, что она отключена.
Просмотр получателей скрытой копии
Если вы являетесь получателем сообщения, увидеть, добавил ли отправитель получателей поле «СК», нельзя. Только отправитель сообщения может видеть имена получателей в поле поле «СК». Для этого нужно открыть сообщение в папке Отправленные, где по умолчанию хранятся все отправленные сообщения.
- В папке Отправленные откройте сообщение.
- Просмотрите его заголовок в области чтения.
Советы:
- Символ + означает, что есть еще несколько получателей. Например, +11 на снимке экрана говорит о том, что в поле поле «СК» указано еще 11 получателей.
- Выберите
, чтобы развернуть (открыть) раздел заголовка сообщения. Чтобы свернуть (закрыть) его, выберите
Рекомендации по использованию поля «СК»
- Подготовьте почву. Перед тем как добавить имя предполагаемого получателя в поле СК, убедитесь в том, что он ожидает этого сообщения. Возможно, этому человеку потребуется занести вас в список надежных отправителей (или надежных получателей, если ваше имя указано в поле Кому). Для чего это нужно? Использование поля «СК» — излюбленный прием тех, кто рассылает спам. По этой причине многие фильтры нежелательной почты помечают сообщения, в которых заполнено поле СК, как спам. В итоге, если предполагаемый получатель не добавит вас в список надежных отправителей в Microsoft Outlook, сообщение может отправиться прямиком в папку нежелательной почты. Дополнительные сведения о настройке фильтра нежелательной почты в Outlook см. в статье Добавление имен в списки нежелательной почты.
- Подумайте, стоит ли включать список рассылки в поле СК Дело в том, что если вы укажете имя списка рассылки в поле СК, это причинит неудобства пользователям, применяющим правила для сортировки почты по папкам. Эти правила проверяют имя списка рассылки в поле Кому или Копия, поэтому ваше сообщение не попадет в нужную папку.
- Ознакомьтесь с установленными ограничениями Многие поставщики услуг электронной почты ограничивают количество имен, которые можно указать в полях Кому, Копия и СК сообщения. Например, ваш поставщик услуг электронной почты мог разрешить указывать в каждом сообщении не более 100 адресов. Если вы одновременно используете поля Кому, Копия и СК, помните, что имена в поле СК учитываются в общем количестве адресов. Чтобы узнать об ограничениях для вашей учетной записи, обратитесь к поставщику услуг электронной почты.
Предложения по использованию поля «СК»
- Сохранение списка получателей в тайне С помощью поля «СК» легко защитить конфиденциальность других пользователей: вы можете держать их в курсе событий, не раскрывая их личности. Например, отправляя объявление о работе нескольким людям, укажите их в поле «СК», чтобы не разглашать личности возможных соискателей.
Совет: Альтернативой использованию поля «СК» может служить слияние почты в Microsoft Office Word 2007. С помощью этой функции можно быстро отправить одно и то же сообщение электронной почты разным получателям. При выполнении массовой рассылки с помощью слияния почты в поле Кому сообщения будет указано всего одно имя.
Совет: Если вы отправляете сообщение людям, которые используют Outlook, то можете полностью предотвратить использование кнопки Ответить всем. Дополнительные сведения см. в статье Блокировка функции «Ответить всем».
Скрытая копия писем Outlook 2013, Mac 2016
Бывают ситуации, когда необходимо отправить письмо, поставив в копию человека, но так, чтобы получатель не знал об этом. Для этого используется скрытая копия.
Чтобы добавить получателя в скрытую копию необходимо в окне нового сообщения перейти на вкладку «Параметры» и нажать кнопку «СК» (рис. 1).
Рис. 1. Добавление скрытой копии в новое письмо
Отключение данной функции выполняется аналогично.
Для пользователей Mac процесс идентичен (рис. 2).
Рис. 2. Добавление скрытой копии в новое письмо в Mac OS X
Прочтите также:
- Скрытая копия в письмах Outlook 2010
- Скрытая копия в Outlook 2011 для Mac
- Использование скрытой копии в Outlook
- Отправка писем в Microsoft Outlook 2010 по расписанию