Какие итоговые значения можно посчитать в отчетах
Перейти к содержимому

Какие итоговые значения можно посчитать в отчетах

  • автор:

Суммирование в отчетах

В любом отчете Access, содержащем числа, можно использовать итоги, средние значения, проценты или суммы с накоплением, чтобы сделать данные более понятными. В этой статье рассказывается, как добавить такие элементы в отчет.

В этой статье

  • Типы агрегатов, которые можно добавить в отчет
  • Добавление суммы или другого агрегата в режиме макета
  • Добавление суммы или другого агрегата в режиме конструктора
  • Вычисление сумм с накоплением (сумм с нарастающим итогом)

Типы агрегатов, которые можно добавить в отчет

В следующей таблице приведены типы агрегатных функций в Access, которые можно добавить в отчет.

Суммирует элементы в столбце.

Определяет среднее значение всех элементов столбца.

Подсчитывает количество элементов в столбце.

Возвращает элемент, имеющий наибольшее (числовое или по алфавиту) значение в столбце.

Возвращает элемент, имеющий наименьшее (числовое или по алфавиту) значение в столбце.

Показывает, насколько значения в столбце отклоняются от среднего значения.

Вычисляет дисперсию для всех значений в столбце.

Добавление суммы или другого агрегата в режиме макета

Режим макета предоставляет наиболее быстрый способ добавления сумм, средних значений и других агрегатов в отчет.

  1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.
  2. Щелкните поле, для которого вы хотите добавить агрегатное выражение. Например, если необходимо добавить сумму в столбец чисел, щелкните одно из чисел в этом столбце.
  3. На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Итоги.

Access добавляет текстовое поле в колонтитул отчета и задает в качестве значения его свойства Данные (Control Source) выражение, которое выполняет нужное вычисление. Если в отчете есть уровни группировки, Access также добавит текстовое поле, которое выполняет такие же вычисления в каждом разделе примечания группы.

Дополнительные сведения о создании уровней группировки в отчетах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

Добавление суммы или другого агрегата в режиме конструктора

Конструктор позволяет точнее настраивать размещение и внешний вид итоговых значений. В сгруппированных отчетах можно поместить итоги и другие агрегаты в заголовок или примечание каждой группы. Агрегаты уровня отчета можно поместить в заголовок или колонтитул отчета.

  1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Режим конструктора.
  2. Щелкните поле, для которого вы хотите добавить агрегатное выражение. Например, если необходимо добавить сумму в столбец чисел, щелкните одно из чисел в этом столбце.
  3. На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Итоги.

Access добавляет текстовое поле в колонтитул отчета и задает в качестве значения его свойства Данные (Control Source) выражение, которое выполняет нужное вычисление. Если в отчете есть уровни группировки, Access также добавит текстовое поле, которое выполняет такие же вычисления в каждом разделе примечания группы.

Дополнительные сведения о создании уровней группировки в отчетах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

Вычисление сумм с накоплением (сумм с нарастающим итогом)

В Access можно создавать в отчетах суммы с накоплением. Сумма с накоплением — это сумма значений из всех записей группы или даже отчета.

Создание суммы с накоплением

    В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет и выберите конструктор
  • Если вы хотите, чтобы сумма обнулялась при достижении следующего уровня группировки, выберите в списке Для группы.
  • Если вы хотите, чтобы сумма накапливалась до конца отчета, выберите в списке Для всего.

Примечание: Если для свойства Сумма с накоплением (Running Sum) задано значение Для всего, то общее итоговое значение можно повторить в колонтитуле отчета. Создайте в нем поле и задайте в качестве значения его свойства Данные (Control Source) имя поля, в котором вычисляется сумма с накоплением, например =[СуммаЗаказа].

Подсчет в отчетах

Может быть полезно иметь количество записей, содержащихся в отчете. В сгруппированных или сводных отчетах можно отобразить количество записей в каждой группе. Кроме того, можно добавить номер строки к каждой записи, чтобы было проще ссылаться на каждую из них. В этой статье показано, как добавлять числа и номера строк в отчет.

В этой статье

  • Подсчет количества записей в отчете или группе
  • Добавление номера строки для каждой записи в отчете или группе

Подсчет количества записей в отчете или группе

Представление макета предоставляет самый быстрый способ добавления счетчиков в отчет.

Подсчет записей с помощью режима макета

  1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Режим макета .
  2. Щелкните поле, которое нужно подсчитать. Чтобы убедиться, что все записи подсчитываются, щелкните поле, которое, как вы знаете, не содержит значений NULL, например поле идентификатора.
  3. На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Итоги.
  4. Выполните одно из указанных ниже действий.
  5. Чтобы подсчитать все записи в отчете независимо от того, есть ли в выбранном поле значение, щелкните Посчитать записи.
  6. Чтобы подсчитать только записи, для которых в выбранном поле есть значение, щелкните Счетчик значений.

Примечание: Значения счетчика недоступны для полей следующих типов данных:

  • Длинный текст (Memo)
  • Объект OLE
  • Гиперссылка
  • Вложение

Примечание: Если вы используете режим макета для создания счетчика для определенного поля, Access создает выражение, которое подсчитывает только те записи, где это поле не имеет значения NULL. Например, если в отчете есть 10 записей и вы добавляете счетчик в поле, содержащее три значения NULL, в текстовом поле счетчика отображается 7 — числовые записи, содержащие значения, отличные от NULL. Этого можно избежать, добавив счетчики только к полям, которые не допускают значения NULL (например, поля идентификаторов), или вы можете изменить источник управления текстового поля так, чтобы он всегда подсчитывал все записи независимо от того, содержат ли они значения NULL. Вот как это сделать.

Подсчет записей с помощью конструктора

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет и выберите в контекстном меню пункт Конструктор .
  2. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления щелкните Поле.
  3. Выполните одно из указанных ниже действий.
    • Чтобы добавить количество всех записей в отчете, щелкните раздел Верхний колонтитул отчета или Нижний колонтитул отчета, в котором нужно разместить текстовое поле.
    • Чтобы добавить количество всех записей в каждой группе сгруппированного отчета, щелкните раздел Колонтитул группы или Нижний колонтитул группы, в котором нужно разместить текстовое поле.
  4. Выделите текстовое поле и нажмите клавишу F4, чтобы отобразить страницу свойств.
  5. Откройте вкладку Данные.
  6. В поле Свойства Control Source (Источник управления ) введите =Count(*). В этом выражение функция Count используется для подсчета всех записей в отчете или группе, даже если некоторые поля в некоторых записях имеют значение NULL. Для подсчета записей, только если определенное поле не имеет значения NULL (например, Имя_поставщика), используйте вместо этого следующее выражение: =CDbl(Nz(Count([Имя_поставщика]),0))).

Добавление номера строки для каждой записи в отчете или группе

Вы можете нумеруть элементы в отчете. Например, в отчете Продажи по продуктам может потребоваться, чтобы «1» предшествовало первому элементу в группе продуктов, «2» — перед вторым элементом и т. д. Когда начинается следующая группа продуктов, счетчик начинается с начала, а «1» предшествует первому элементу.

Вы можете провести нумеровку элементов в отчете, используя вычисляемый элемент управления и задав его свойство Running Sum .

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши отчет и выберите в контекстном меню пункт Конструктор .
  2. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления щелкните Поле.
  3. В разделе Сведения отчета перетащите указатель, чтобы создать текстовое поле, чтобы убедиться, что оно достаточно широко для размещения наибольшего числа элементов. Например, если вы, скорее всего, будете иметь сто заказов, вам потребуется место не менее трех символов (100). Если рядом с текстовым полем отображается метка, удалите ее, щелкнув ее и нажав клавишу DELETE. Если поместить текстовое поле рядом с левым полем, метка может быть скрыта под текстовым полем. С помощью маркера перемещения в левом верхнем углу текстового поля перетащите текстовое поле вправо, чтобы увидеть метку. Затем можно щелкнуть метку и нажать клавишу DELETE.
  4. Выделите текстовое поле. Если страница свойств не отображается, нажмите клавишу F4.
  5. Перейдите на вкладку Все . В поле Свойства Имя введите имя, например txtItemNumber.
  6. Откройте вкладку Данные.
  7. В поле Свойства Running Sum (Сумма выполнения) выберите Over Group (Поверх группы).
  8. В поле Свойства Control Source (Источник управления ) введите =1.
  9. Откройте вкладку Формат.
  10. В поле свойства Формат введите #. (знак фунта, за которым следует точка). Это форматирует номер строки с точкой, следующей за номером.
  11. Сохраните отчет и переключитесь в представление отчета, чтобы просмотреть результаты.

Помогите пожалуйста, срочно вопросы по информатике

1. Для чего предназначены отчеты?
2. Назовите структурные элементы отчета.
3. Какие объекты базы данных могут служить основанием для отчета?
4. Какие способы создания отчетов вы знаете?
5. Назовите самый простой способ создания отчета.
6. Как в отчетах можно посчитать итоговые значения?
7. Какие итоговые значения можно посчитать в отчетах?
8. Можно ли изменить отчет, если он создан в режиме Мастера отчетов?
9. Как в Access напечатать почтовые наклейки?
10. В каком режиме можно вносить изменения в конструкцию отчета?

Голосование за лучший ответ

Анализ отчёта о прибылях и убытках

Анализ отчёта о прибылях и убытках

Деятельность любой компании направлена на получение максимально возможной прибыли. При анализе эффективности ведения бизнеса определяется показатель чистой прибыли, полученной за конкретный период, и повлиявшие на неё факторы. Для этого используется отчёт о прибылях и убытках, в котором указывается информация о доходах и расходах компании. Их анализ позволяет понять, насколько эффективно ведётся деятельность и как её можно повысить.

  • Назначение отчёта о прибылях и убытках
  • Пример отчёта о прибылях и убытках
  • Этапы проведения анализа отчёта о прибылях и убытках
  • Пример анализа отчёта о прибылях и убытках

Назначение отчёта о прибылях и убытках

Отчёт о прибылях и убытках — один из главных отчётных документов компании, в котором отражается эффективность и результативность её работы. Именно этот отчёт используют аналитики и инвесторы, когда нужно узнать объёмы выручки и затрат, а также величину чистой прибыли.

Некоторые субъекты обязаны формировать и публиковать отчётность, составленную по правилам МСФО. В том числе это относится и к отчёту о прибылях и убытках, в котором показывается, сколько компания смогла заработать денежных средств за отчётный период.

Чтобы информация представлялась более наглядно, она указывается в отчёте в сравнении с аналогичным прошедшим периодом.

По отчёту о прибылях и убытках можно сделать вывод о том, из каких именно сумм получается финансовый результат компании за конкретный отчётный период. Эти сведения можно сравнивать не только с аналогичным отчётом за другой период по одной компании, но также и с такой же отчётностью иных субъектов.

Анализ отчёта о прибылях и убытках проводится не только юрлицами и физлицами, вкладывающими в компанию средства (учредители, банки), но также и контрагентами для принятия решения о сотрудничестве. Кроме того, информация нужна и руководству компании, чтобы принимать грамотные стратегические решения.

Анализ отчёта о прибылях и убытках позволяет провести оценку:

  • структуры доходов и расходов, их влияния на чистую прибыль;
  • уровня прибыльности деятельности компании и наличия резервов для роста и развития бизнеса;
  • степени стабильности финансового состояния компании.

Пример отчёта о прибылях и убытках

Перед формированием аналитического отчёта о прибылях и убытках нужно ознакомиться с тем, по какому принципу он заполняется. Структуру документа можно представить в следующем виде:

  • Выручка — доход, который компания получает при продаже продукции, товаров, работ, услуг;
  • Себестоимость продаж — расходы компании, произведённые при создании продукции, товаров, работ, услуг (в отчёте со знаком «-»);
  • Валовая прибыль — прибыль, полученная при разности выручки и себестоимости продаж;
  • Коммерческие расходы — затраты, понесённые компанией при реализации продукции, товаров, работ, услуг (в отчёте со знаком «-»);
  • Управленческие расходы — затраты, понесённые компанией в общем для ведения деятельности (в отчёте со знаком «-»);
  • Прибыль от продаж — прибыль, полученная в результате основной деятельности и рассчитанная как разница между валовой прибылью и коммерческими (управленческими) расходами;
  • Проценты к получению — проценты по финансовым инструментам, которые компания получила;
  • Проценты к уплате — проценты по финансовым инструментам, которые компания заплатила (в отчёте со знаком «-»);
  • Прочие доходы — доходы, которые не связаны с основной деятельностью компании;
  • Прочие расходы — расходы, которые не связаны с основной деятельностью компании (в отчёте со знаком «-»);
  • Прибыль до налогообложения — прибыль, полученная при сальдировании прибыли от продаж с процентами к получению (к уплате) и прочими доходами (расходами);
  • Налог на прибыль — рассчитывается в виде % от прибыли до налогообложения (в отчёте со знаком «-»);
  • Чистая прибыль — рассчитывается как разница между прибылью до налогообложения и суммой налога на прибыль.

Рассчитанная таким образом чистая прибыль в последующем может направляться на решение различных задач, к примеру, на выплату дивидендов акционерам и учредителям или на реализацию инвестиционной программы по расширению бизнеса.

Отчёт о прибылях и убытках выглядит следующим образом:

Рисунок 1 — Отчёт о прибылях и убытках ПАО «Магнит» за 2020 год

Рисунок 1 — Отчёт о прибылях и убытках ПАО «Магнит» за 2020 год

Этапы проведения анализа отчёта о прибылях и убытках

При проведении анализа отчёта о прибылях и убытках не требуется придерживаться жёстких правил — компания самостоятельно выбирает методы анализа, набор инструментов и итоговых показателей.

Предлагаем к рассмотрению примерный перечень этапов по проведению анализа отчёта о прибылях и убытках.

Этап №1 — Проведение горизонтального анализа

Его суть заключается в том, что нужно понять, каким образом изменились финансовые результаты по сравнению с аналогичным предшествующим периодом. Иными словами, информация по различным показателям сравнивается в течение нескольких лет.

Особенности горизонтального анализа:

  • сравнение производится минимум за два года, из которых один (как правило, наиболее ранний) принимается в качестве базы для сравнения;
  • при анализе рассчитываются или абсолютные (единица измерения та же, что и у самого показателя), или относительные (единица измерения — % или доли) отклонения фактического показателя от базового;
  • при нулевых значениях базового показателя темпы роста или прироста рассчитать не получится.

Абсолютные отклонения рассчитываются по формуле:

Относительные отклонения рассчитываются по формулам:

Темпы роста = N1 / N0 * 100%

Темпы прироста = (N1 — N0) / N0 * 100%

где 1 и 0 — соответственно фактические и базовые значения показателя.

Этап № 2 — Проведение вертикального анализа

Его суть заключается в том, что рассчитывается удельный вес каждого показателя в общей сумме однородных величин. Иными словами, анализ заключается в оценке структуры, при которой производится соотношение отдельного элемента с некой целой величиной, частью которой он является.

Что касается аналитического отчёта о прибылях и убытках, то такой подход к его анализу имеет особенности, поскольку не сразу понятно, что является целой величиной. Причина заключается в том, что отчёт формируется по принципу вычитания, а не суммирования, как, к примеру, бухгалтерский баланс.

В соответствии с этим вертикальный анализ можно провести по двум направлениям:

  • по нераспределенной прибыли из бухгалтерского баланса определить её долю в собственном капитале или в пассиве;
  • для иных видов прибыли, которые указываются в отчёте о прибылях и убытках, соотносятся их значения с доходами. При этом валовая прибыль и прибыль от продаж соотносятся с выручкой, а прибыль до налогообложения и чистая прибыль соотносятся с суммой выручки и прочих доходов.

Внимание! Проведение вертикального анализа не имеет никакого смысла, если получена не прибыль, а убыток.

Удельный вес рассчитывается по такой формуле:

где Ni — величина конкретного показателя (часть);

∑Ni — значение общего показателя (целое), в который входит составная часть Ni.

Этап № 3 — Расчет показателей рентабельности

Показатели рентабельности — это соотношение показателей финансового результата с прочими показателями деятельности компании. Преимущество их использования заключается в возможности проводить сравнение изначально несопоставимых абсолютных величин.

Для рассчитанных относительных величин имеется несколько характерных особенностей:

  • по показателям используется базовая схема расчёта, при которой в числителе всегда указывается прибыль, а в знаменателе ставится показатель, по которому определяется рентабельность. К примеру, это может быть собственный капитал, активы или выручка — в зависимости от того, рентабельность какого показателя нужно рассчитать;
  • в числителе наиболее часто указываются значения чистой прибыли или прибыли от продаж, но могут использоваться и иные виды прибыли;
  • рентабельность в общем случае рассчитывается в процентах, а реже — в долях единицы;
  • рассчитанные показатели не считаются рентабельностью, если в их числителе — показатель с отрицательным значением (т.е. убыток). В данном случае рассчитывается не рентабельность, а убыточность.

Показатели рентабельности рассчитываются по таким формулам:

Рентабельность активов = ЧП / А * 100% или ПП / А * 100%

Рентабельность собственного капитала = ЧП / СК * 100% или ПП / СК * 100%

Рентабельность заёмного капитала = ЧП / ЗК * 100% или ПП / ЗК * 100%

Рентабельность продаж = ЧП / В * 100% или ПП / В * 100%

  • ЧП — чистая прибыль;
  • ПП — прибыль от продаж;
  • А — средняя стоимость активов;
  • СК — средняя стоимость собственного капитала;
  • ЗК — средняя стоимость заёмного капитала;
  • В — выручка.

Пример анализа отчёта о прибылях и убытках

Рассмотрим на примере ПАО «Магнит», как производится анализ отчёта о прибылях и убытках. Данный вид отчётности компании за 2020 год показан выше.

Этап № 1 — Горизонтальный анализ

Нас интересуют следующие показатели:

Показатель 2019 год 2020 год Темп прироста, %
(2020 г. / 2019 г.) * 100% — 100
Валовая прибыль 311 999 341 365 755 663 17,23
Прибыль от продаж 41 351 289 69 330 224 67,66
Прибыль до налогообложения 12 579 472 42 702 515 239,46
Чистая прибыль 9 564 222 32 993 292 244,97

Таблица 1 — Горизонтальный анализ прибылей и убытков ПАО «Магнит»

По информации из таблицы 1 можно сделать вывод о том, что в компании за анализируемый период серьёзно выросла прибыль до налогообложения, тогда как выручка выросла всего на 17%.

Этот момент связан с тем, что в 2020 году по сравнению с 2019 годом ПАО «Магнит» почти вполовину стал получать больше доходов по процентам и при этом снизил финансовые расходы. Кроме того, несколько увеличились прочие доходы и снизились прочие расходы.

Что касается прибыль от продаж, то это показатель также увеличился, что свидетельствует о развитии деятельности компании.

Этап № 2 — Вертикальный анализ

Его проведём в два этапа. Сначала используем бухгалтерский баланс для анализа финансовых результатов по нему.

Рисунок 2 — Бухгалтерский баланс ПАО «Магнит» за 2020 год

Рисунок 2 — Бухгалтерский баланс ПАО «Магнит» за 2020 год

Вертикальный анализ финансовых показателей по бухгалтерскому балансу выглядит следующим образом:

Показатель 2019 год 2020 год
тыс. руб. уд. вес, % тыс. руб. уд. вес, %
Доля в собственном капитале
Нераспределённая прибыль 115 983 222 61,52 109 463 257 59,85
Капитал и резервы 188 532 813 100,00 182 888 924 100,00
Доля в пассиве
Нераспеределённая прибыль 115 983 222 12,23 109 463 257 11,58
Итого в пассиве 948 689 323 100,00 945 392 206 100,00

Таблица 2 — Горизонтальный анализ финансовых показателей ПАО «Магнит» по балансу

По таблице 2 видно, что доля нераспределённой прибыли по отношению к капиталу и общим пассивам за анализируемый период снизилась, но незначительно — в пределах 1-2 процентов. Это произошло потому, что собственники компании приняли решение направить нераспределённую прибыль прошлых периодов на выплату дивидендов в большем размере.

Вертикальный анализ финансовых показателей по отчёту о прибылях и убытках выглядит следующим образом:

Показатель 2019 год 2020 год
тыс. руб. уд. вес, % тыс. руб. уд. вес, %
Доля в выручке
Валовая прибыль 311 999 341 22,80 365 755 663 23,54
Прибыль от продаж 41 351 289 3,02 69 330 224 4,46
Выручка 1 368 705 394 100,00 1 553 777 351 100,00
Доля в совокупных доходах
Прибыль до налогообложения 12 579 472 0,90 42 702 515 2,71
Чистая прибыль 9 564 222 0,69 32 993 292 2,09
Совокупные доходы (по всем направлениям деятельности) 1 389 391 287 100,00 1 573 050 934 100,00

Таблица 3 — Вертикальный анализ финансовых показателей ПАО «Магнит» по отчёту о прибылях и убытках

По таблице 3 можно сделать вывод, что за анализируемый период по валовой прибыли и прибыли от продаж доля в выручке увеличилась. Это означает, что повысились доходы от операционной деятельности. Также практически на 1% повысились доли прибыли до налогообложения и чистой прибыли в совокупных доходах.

Можно говорить о том, что ПАО «Магнит» осуществляет мероприятия по расширению операционной (т.е. основной) деятельности.

Этап № 3 — Показатели рентабельности

Далее нужно оценить финансовые результаты ПАО «Магнит» через относительные показатели рентабельности. Расчёты проведём через показатель чистой прибыли.

Показатель 2019 год 2020 год Темп прироста, %
(2020 г. / 2019 г.) * 100% — 100
Рентабельность активов 1,01 3,48 244,55
Рентабельность собственного капитала 5,07 18,04 255,82
Рентабельность заёмного капитала 1,25 4,34 247,20
Рентабельность продаж 0,70 2,12 202,86

Таблица 4 — Показатели рентабельности ПАО «Магнит»

Как вид из таблицы 4, все показатели рентабельности существенно выросли за анализируемый период. То есть как собственные, так и заёмные средства стали использоваться более эффективно. Иными словами, на единицу вложенных в деятельность средств ПАО «Магнит» стал получать больше чистой прибыли.

Моё дело

Бухгалтерское
обслуживание
Бухгалтерское, юридическое, налоговое и кадровое сопровождение в одной подписке.
от 7 152 ₽ в мес.

Моё дело

Онлайн-бухгалтерия
Удобный сервис для ведения бухгалтерского, кадрового и налогового учёта в одном окне
от 920 ₽ в мес.
Налоговый календарь

  • Напомнит о сроках сдачи
  • Учёт переносы в выходные и праздники
  • Настраивается по вашим параметрам
  • Учитывает совмещение налоговых режимов
  • Управленческий учёт в Wildberries: оптимизация процессов
  • Управленческий учёт в швейном производстве: оптимизация и эффективность
  • Управленческий учёт затрат на оплату труда: стратегии и оптимизация
  • Управленческий учёт в университете: оптимизация финансовых процессов
  • Управленческий учёт в некоммерческой организации (НКО)
  • Организационные структуры предприятия
  • Виды издержек: постоянные и переменные
  • Что такое БДР и БДДС: различия между ними и как правильно их составлять
  • Анализ финансово-хозяйственной деятельности организации: методика проведения
  • Анализ рентабельности продукции: формула и порядок расчёта

Другие публикации по теме

  • Платёжный календарь компании

19 ноября’21 22286

Система финансового и управленческого учёта

22 ноября’21 9657

Ведение управленческого учёта

22 ноября’21 26118

Управленческий учёт в розничной торговле

22 ноября’21 4520

Управленческий учёт в строительной организации

22 ноября’21 7410

Организация управленческого учёта в сельском хозяйстве

22 ноября’21 3100

Подпишитесь на новостную рассылку

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Спасибо! Подтвердите подписку на почте.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *