Пиши, редактируй, делись: 5.5 лучших приложений и сервисов для работы с документацией
Мы ежедневно работаем с разными текстами – от заметок и списка дел до пользовательской справки и собственной книги. И сталкиваемся при этом с массой неудобств. Например, тратим время на поиски нужного файла на компьютере или в почте. Ломаем голову над тем, как сделать документ удобным и визуально приятным. Разбираемся с командной работой: что это за версия документа, кто ее создал, чем она отличается от предыдущей. Наши наброски, идеи и планы разбросаны по десяткам текстовых файлов, электронных таблиц, даже бумажных блокнотов. И порою от того, что рабочий процесс кажется неконтролируемым хаосом, хочется опустить руки.
Но мы не сдаемся и стремимся максимально оптимизировать и облегчить его с помощью множества разнообразных текстовых редакторов, онлайн и офлайн. Давайте разберем лучшие из них.
MS Word
Первым в нашем обзоре стоит упомянуть, пожалуй, наиболее широко известный и часто используемый текстовый редактор – Microsoft Word. За 40 лет со дня создания это приложение стало своеобразным умолчанием для большинства, а форматы файлов .docx и .doc отказываются покидать топовые позиции в списке самых популярных и распространенных.
MS Word обладает огромным количеством функций для работы с текстом, начиная с внутренней проверки орфографии и заканчивая встроенными шаблонами и даже совместным редактированием (если вы пользуетесь OneDrive). В MS Word удобно форматировать и структурировать документы за счет огромного функционала: есть возможность использования стилей, верстка колонок, вставка таблиц, диаграм, рисунков и так далее. Кроссплатформенность, наличие браузерной версии и интеграция с облачными сервисами Office 365 позволяют работать с документами на разных устройствах.
Однако, несмотря на распространенность, MS Word далеко не идеален. Есть определенные проблемы с производительностью, совместное редактирование реализовано не очень удобно. Также он поставляется в пакете Microsoft Office, поэтому обходится довольно дорого. А браузерная версия, хоть и бесплатна, имеет ограниченный набор функций, и их может не хватать для полноценной работы с текстом.
И, в конце концов, на данный момент Microsoft прекратил продажу своих продуктов в России. А значит, рано или поздно возникнет необходимость в использовании альтернатив. О них мы и поговорим дальше.
Google Документы
Одна из наиболее распространенных сегодня замен MS Word – это Google Документы (Google Docs), облачный офисный пакет от Google, позволяющий создавать и редактировать различные документы онлайн.
Google Документы удобно использовать для совместной работы: доступ к файлам можно предоставить любому пользователю, настроив права доступа (от просмотра до редактирования). Возможна одновременная работа нескольких человек в одном документе, при этом все изменения будут мгновенно сохраняться.
Сервис полезен, когда нужно получить доступ к файлам с любого устройства. Все документы автоматически сохраняются в облаке Google. К ним можно легко вернуться даже после переустановки системы или смены рабочего устройства. Также есть возможность работы с документами офлайн – очень удобно в ситуациях с нестабильным доступом к интернету. Главное, поставить соответствующую отметку в настройках файла.
Однако у этого текстового редактора онлайн есть свои ограничения. Инструменты форматирования и верстки довольно базовые. Используя Google Docs для работы с файлами .doc или .docx, можно столкнуться с проблемами в верстке и нарушениями форматирования, а при работе с объемными документами могут возникнуть проблемы с производительностью. А множественные версии документов при совместном редактировании могут привести к путанице.
Яндекс.Документы
Та самая половинка в нашем списке – Яндекс.Документы, которые просто нельзя не упомянуть, если речь заходит о Google Docs. Ведь именно этому сервису текстовый редактор от компании Яндекс является альтернативой.
Главные преимущества Яндекс.Документов – работа в браузере вне зависимости от устройства и ОС, возможность совместного редактирования, интеграция с другими сервисами Яндекса вроде Почты и Диска.
Редактор Яндекс.Документов довольно прост и интуитивен. Его функционал в целом сопоставим с Google Документами, однако по глубине настроек и расширенным возможностям форматирования он все же уступает. Подойдет для несложной работы с текстами. Но при создании более серьезных документов и книг может не хватать опций.
Froala
Изображение предоставлено Froala. Надпись на изображении: «Froala – легкий WYSIWYG HTML-редактор, написанный на JavaScript и обладающий широкими возможностями форматирования текста для ваших задач».
Еще одним интересным инструментом для работы с текстами является Froala. Он представляет собой WYSIWYG-редактор с удобным и интуитивно понятным интерфейсом и множеством инструментов для форматирования и верстки текста.
Froala поддерживает более 15 встроенных интеграций и более 35 плагинов, включая React.js, Vue.js, Angular, CraftCMS и WordPress. Следовательно, он может стать отличным выбором для тех, кому нужно работать с текстами непосредственно на сайтах или в приложениях. Froala совместим с большинством браузеров, включая Safari и Edge, поддерживает огромное количество языков, включая восточноазиатские, и отлично оптимизирован для мобильных устройств.
Однако его главный минус – работа исключительно в браузере. Кроме того, Froala не предлагает сервисов для совместного редактирования и облачного хранения документов.
Ulysses
Среди пользователей Mac и iOS набирает популярность Ulysses – мощный markdown-редактор документов и органайзер.
Главные особенности Ulysses – удобная система организации заметок и документов с помощью тегов и папок, минималистичный и неотвлекающий дизайн редактора, эффективные инструменты для структурирования и навигации в тексте.
Редактор оптимизирован для работы с большими текстами – можно разбивать документ на главы и быстро переходить между ними, делать заметки на полях. А встроенный помощник облегчает редактирование, отмечая проблемные места вашего документа – от опечаток до семантической избыточности.
Однако Ulysses доступен только для экосистемы Apple, кроссплатформенная синхронизация текстов не поддерживается. Кроме того, функционал по совместной работе ограничен по сравнению с Google Документами или Office 365.
Документерра
Переходя от работы над любыми текстами к профессиональной работе над технической документацией, упомянем Документерру – удобную отечественную облачную платформу. Один из главных ее плюсов, помимо простого и понятного интерфейса, с которым легко начать работать, – это применение технологии единого источника и повторного использования контента. Забудьте о бесконечном внесении исправлений в огромное количество текстов каждый раз, когда в вашем продукте что-то изменяется, – достаточно дополнить оригинал, а функция автоматического обновления заменит контент во всех связанных с ним документах.
Также в Документерре отлично реализована возможность командной работы, у команды отсутствует необходимость что-то дополнительно устанавливать для того, чтобы обеспечить возможность синхронизации. По умолчанию в платформе доступно единое рабочее пространство для внутренних и внешних документов. В его пределах можно организовывать и хранить контент в иерархическом виде, настраивать доступы разного уровня и назначать задачи ответственным специалистам. Удобная система уведомлений помогает держать всех участников рабочего процесса в курсе всех изменений и оперативно реагировать на запросы.
* * *
Подводя итог, можно сказать, что выбор подходящего текстового редактора зависит от конкретных потребностей и задач пользователя.
Для простой, базовой работы с документами универсальным выбором остается MS Word, а его бесплатные аналоги в виде Google Docs и Яндекс.Документов могут стать хорошей заменой в условиях ограниченного доступа к платным офисным пакетам. Если необходима интеграция редактора в веб-ресурсы, подойдет Froala с его гибкими настройками. А для Mac-пользователей отличным выбором станет Ulysses с расширенными возможностями работы с большими текстами.
В сфере технической документации сильным решением является российская облачная платформа Документерра за счет использования передовых технологий управления контентом и удобства коллективной работы. Хотите узнать больше? Запишитесь на бесплатную демонстрацию, и наши специалисты расскажут о продукте в деталях.
4 лучших программы для организации документов
Организация документов — неотъемлемая часть любого бизнеса, и поэтому программное обеспечение для организации документов необходимо для обеспечения правильного функционирования притока и оттока деловых документов. В зависимости от того, какие деловые документы вам необходимо упорядочить, а также от характера вашего бизнеса, программное обеспечение организатора документов может варьироваться от одного предприятия к другому.
Топ-4 программы для организации документов
1. Patriarch- Archiving Platform
Это облачное решение для электронного архивирования, которое идеально подходит для бизнеса, нуждающегося в архивировании записей и транзакционных данных. Это программное обеспечение для организации документов предлагает высокий уровень безопасности для всех документов, которые вы организуете с помощью этой услуги, и соответствует всем нормативным требованиям. Поскольку это облачная платформа, архивные данные легко передаются вашим деловым партнерам, клиентам и сотрудникам. Это также упрощает быстрое нахождение, управление и eve обмен необходимой информацией, даже если у вас много архивных документов.
Плюсы:
- Упрощает поиск нужных документов, экономя время и ресурсы
- Облачная система обеспечивает дополнительную безопасность документов, а также легкий обмен ими
- Уже соответствует нормативным требованиям, поэтому вам не придется сталкиваться с какими-либо запросами
Минусы:
- Первоначальная настройка может быть немного сложной.
2. ScanStation
Это программное обеспечение для организации фронт-офиса для сканирования документов. Оно также имеет функции аутентификации и аудита, а также OCR, OMR, ICR, DMS и облачные возможности. Это решение особенно полезно тем, что оно делает процесс сканирования максимально простым, и пользователю не требуется никаких предварительных технических знаний для работы с ним. В нем также есть возможность сбора электронных подписей, что позволяет пользователям подписывать и отправлять документы на подпись. Функция полнотекстового поиска облегчает поиск и управление отсканированными документами, особенно при работе с большим количеством документов.
Плюсы:
- Сканирование документов, а также управление отсканированными документами становится очень простым
- В нем есть функции OCR, которые позволяют пользователям редактировать отсканированные документы
- Опции облачного хранения делают обмен отсканированными документами намного проще
Минусы:
- Из-за многочисленных функций и возможностей его может быть сложно настроить на начальном этапе.
3. PaperSave
Это программное обеспечение для организации файлов, которое особенно полезно, когда вы хотите автоматизировать формирование счетов-фактур и обмен ими. Тот факт, что она очень проста в использовании, означает, что вы можете легко улучшить отношения с клиентами и поставщиками, обеспечив быстрое и простое формирование счетов-фактур. Это также значительно сокращает время, необходимое для подачи документов, а также для их извлечения в случае необходимости. Она основана на облаке, поэтому счета-фактуры могут быть переданы всем заинтересованным сторонам в кратчайшие сроки, а возможность автоматизировать хранение записей означает, что вам не придется повторять часто вводимые данные.
Плюсы:
- Поставляется с автоматическим сохранением записей для облегчения ввода данных
- Быстрая подача и поиск документов
- Имеет функцию OCR для редактирования отсканированных документов
- Простые функции управления печатью позволяют быстро получить бумажные копии необходимых документов.
Минусы:
- Компания испытывает значительный дефицит в поддержке клиентов.
4. MaxxVault Enterprise
Это программа-органайзер документов, предназначенная для упрощения анализа документов и контроля их качества. Она делает практически все, что вам нужно, включая контроль доступа к документам, архивирование и хранение, сборку документов, преобразование документов в другие форматы, индексирование документов, электронные подписи, OCR и многое другое. Он прост в использовании, а благодаря тому, что развернут в облаке, вы можете легко обмениваться документами. Кроме того, в нем есть функция полнотекстового поиска, которая позволяет найти любой документ даже среди тысяч.
Плюсы:
- Она эффективна в управлении всеми аспектами организации документов
- Управление электронной почтой — идеальная функция, если вы отправляете и получаете много писем.
Минусы:
- Многочисленные функции могут сделать использование этого программного обеспечения несколько утомительным.
ТОП-12 приложений
для работы с документами
Сегодня главными требованиями к работе с документами являются скорость и мобильность. А для онлайн-бизнеса данные условия будут особенно актуальными, потому что далеко не у каждого онлайн-бизнеса есть офис. Ведь порой требуется не только напечатать текст, но и создать/вести таблицы. Часто требуется быстро внести изменения, подписать документы, поставить печать или водяной знак защиты, отсканировать, переслать документ из одной программы в другую, изменив формат. Именно поэтому мы сегодня поговорим о том, какие приложения для работы с документами самые эффективные и актуальные.
Виды приложений для работы с документами
Для оптимизации ручного труда при работе с документацией существует множество программ. Большинство из них доступны, просты в применении и позволяют легко автоматизировать бизнес-процессы.
- пакет офисных программ;
- для быстрого доступа к документам;
- для быстрого заполнения типовых бумаг;
- для чтения;
- для ведения заметок;
- сервисы для организации работы.
- для создания, сканирования, чтения и редактирования;
- для распознавания текста в отсканированных документах;
- для конвертирования документов из PDF-формата;
- наложение водяного знака;
- для подписи.
Преимущества и недостатки
- доступность, удобство и простота использования;
- увеличение скорости работы сотрудников;
- эффективный контроль со стороны руководства;
- увеличение коэффициента полезного действия (КПД) штата;
- возможность отслеживания документооборота на всех бизнес-этапах;
- сокращение времени на согласование поставленных задач и оценку выполненных работ;
- упрощенное формирование отчетности.
- сложность выбора программ из-за их разнообразия и наличия набора функций;
- трудности интеграции приложений с операционной системой и другими программами;
- сложность персональных настроек;
- отсутствие универсального решения ввиду ограниченности функциональных возможностей (приходится устанавливать десятки разных программ);
- отсутствие универсального решения ввиду специфики бизнеса;
- ценовая политика.
ТОП-12 лучших сервисов
Cкачать приложения для работы с документами просто, но нужно учитывать тип операционной системы: Android или iOS, macOS или Windows, а также Linux.
Наш рейтинг лучших приложений:
1. Microsoft Office
Универсальный и самый востребованный помощник, состоящий из приложений для работы с текстами, таблицами, письмами, заметками и презентационными файлами. Приложение характеризуется мощным функционалом, легкостью и удобством использования.
2. OpenOffice
Набор приложений для Windows, предназначенный для электронных документов. Пакет содержит все необходимые средства и инструменты для офисной и мобильной работы.
3. Kingsoft Office Suite
Популярный пакет утилит и программ, помогающих открывать, редактировать и сохранять файлы. Легкое, функциональное приложение.
4. Spark
Бесплатное приложение для macOS, iOS, watchOS, предназначенное для работы с электронной почтой. Есть функции автоматической сортировки, умного поиска и множество других полезных опций.
5. Либре Офис
Универсальный офисный пакет (состоит из ряда приложений). Отвечает за построение таблиц и редактирование формул, написание текстов и создание презентаций. Поддерживает все распространенные офисные форматы.
Обязательно прочитайте: 5 лучших сервисов для презентаций
6. Evernote
Цифровой блокнот для Windows, macOS, Android, iOS, веб, созданный с целью управления текстовыми, графическими и голосовыми заметками. Ценовая политика: бесплатный базовый доступ или 1 тыс. р./год для расширенной версии. Очень удобный инструмент для систематизации и структурирования заметок. Работает без Интернета. Поддерживает функцию синхронизации с другими устройствами.
7. Adobe Reader
Всемирно признанное приложение для комфортного чтения файлов PDF-формата на компьютере и мобильных устройствах, обеспечивая максимально высокое качество изображений.
8. Foxit Reader
Бесплатное приложение для Windows, macOS, Linux. Нужно для просмотра, редактирования (пометки, комментарии) и аннотирования PDF-файлов. Работает быстро.
9. Add Watermark
Данное мобильное приложение удобно использовать для оперативной защиты изображения с помощью водяного знака/логотипа.
10. ALReader
Нужна универсальная программа для чтения электронных книг разных форматов? Подойдет Алридер. Он используется на ПК, ноутбуках и мобильных устройствах.
11.Pushbullet
Удобный синхронизатор, работающий на базе операционных систем Windows, Android и iOS. Для работы нужно установить программу на все устройства и подключить к общему кабинету пользователя. Так же происходит объединение буферов обмена устройств. Стоимость использования от 3,5 $/мес. (расширенная версия) и бесплатно (базовая версия).
12.Todoist
Универсальный планировщик, работающий на основе Windows, macOS, Android, iOS. Подходит для работы на крупных проектах. Онлайн-сервис документов имеет инструменты для построения иерархии задач, их делегирования, различные фильтры и метки. Может работать без подключения к Интернету.
Ценовая политика: от бесплатно до 2200 р./год.
Microsoft Word 4+
- Геопозиция
- Контактные данные
- Контакты
- Пользовательский контент
- Идентификаторы
- Данные об использовании
- Диагностика
-
Производительность: № 16 в этой категории
-
Оценок: 171,5 тыс.
Gladkov Ivan , 02.12.2018
Word
Когда вы сделаете полный функционал на iPad.
Ruslan4iks , 09.10.2017
Разводилово с подпиской
Устанавливаешь приложение, пользуешься месяц а потом 269р каждый месяц��.
Сделайте адекватную цену! Я готов заплатить 1 раз за программу и пользоваться ей или сделайте годовое пользование рублей 200—300
fall__free , 20.01.2019
Дорого
Пользовалась приложением несколько лет, с последнего обновления оно не даёт делать абсолютно ничего с документами бесплатно. Даже текст печатать. Перекачаю все файлы, и буду теперь пользоваться Google Docs. Бесплатно и функционал тот же.
Такая дорогая подписка за текстовой редактор?? Вы серьезно.
Подписки
Microsoft 365 Personal
Premium Office apps, 1TB cloud storage
Пробная подписка
Конфиденциальность приложения
Разработчик Microsoft Corporation указал, что в соответствии с политикой конфиденциальности приложения данные могут обрабатываться так, как описано ниже. Подробные сведения доступны в политике конфиденциальности разработчика.
Связанные с пользователем данные
Конфиденциальные данные могут использоваться по-разному в зависимости от вашего возраста, задействованных функций или других факторов. Подробнее
Информация
Провайдер Microsoft Corporation
Размер 294 МБ
Совместимость iPhone Требуется iOS 16.0 или новее. iPad Требуется iPadOS 16.0 или новее. Apple Vision Требуется visionOS 1.0 или новее.
русский, английский, арабский, венгерский, вьетнамский, голландский, греческий, датский, иврит, индонезийский, испанский, итальянский, каталанский, корейский, малайский, немецкий, норвежский (букмол), польский, португальский, румынский, словацкий, тайский, традиционный китайский, турецкий, украинский, упрощенный китайский, финский, французский, хинди, хорватский, чешский, шведский, японский