Как создать отчет с параметром в access

Как создать отчет с параметром в access

Способы создания отчета в Microsoft Office Access

Обубликовано: 21.10.2015

В этом уроке поговорим на тему «Способы создания отчета в Microsoft Office Access». Access предоставляет в распоряжение пользователей средства для создания отчета. Отчет — объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для вывода на печать данных, организованных и отформатированных в соответствии с требованиями пользователя.

Способы создания отчета в Microsoft Office Access

При создании отчета можно воспользоваться стандартными средствами, ускоряющими процесс создания отчета или разработать специальный формат с помощью конструктора отчетов. Конструктор отчетов позволяет создавать отчеты, как в табличном виде, так и в свободной форме.
Табличный отчет представляет собой напечатанную таблицу, в которой данные упорядочены по столбцам и строкам. Каждый из столбцов содержит поле исходной таблицы или вычисляемое поле, а строка представляет собой запись. Табличный отчет позволяет напечатать данные из таблиц в наиболее простом и естественном виде. Однако они не пригодны в тех случаях, когда по¬ля исходной таблицы должны располагаться в специально отведенных для них местах отчета (почтовые этикетки, чеки, письма).
Отчеты в свободной форме позволяют устранить ограничения, свойственные табличным отчетам. При получении отчета в свободной форме можно воспользоваться стандартным форматом, автоматически создаваемым Access для каждой таблицы. В этом формате поля исходной таблицы расположены вертикально. Однако с помощью конструктора отчетов можно разработать специальный формат, где поля исходной таблицы расположены в требуемых местах отчета.
В Access используются следующие средства для создания отчета (рис.1):

• Отчет, позволяющий автоматически создать отчет с полями, расположенными в один или несколько столбцов;
• Мастер отчетов, позволяющий создать настраиваемый отчет на основе выбранных полей;
• Конструктор отчетов, в котором можно самостоятельно разработать собственные отчеты с заданными свойствами;
• Пустой отчет, позволяющий самостоятельно вставлять поля и элементы управления и дорабатывать форму отчета;
• Наклейки, позволяющий создать отчет для почтовых наклеек или другие этикетки.

Рис.1 — Способы создания отчета в Microsoft Office Access

Для создания самого простого отчета в Access необходимо выполнить следующие действия:

• открыть окно базы данных;
• убедиться, что в области переходов выбрана таблица;
• выполнить команду Отчет в группе «Отчеты», на Ленте во вкладке Создание.

На экране появится готовый к использованию отчет, в который включены все поля таблицы. Их названия располагаются горизонтально в том порядке, в каком они находятся в таблице. Снизу под названием каждого поля отображается его значение в таблице.
Расположение полей и записей в автоматически созданных отчетах подходит не для всех случаев, в частности, при их большом количестве. Однако отчеты могут пригодиться, когда создаются на основе запросов, выводящих на экран только нужные поля. Можно также использовать запрос для определения тех записей и порядка их сортировки, которые будут включены в отчет.
Для закрепления темы Способы создания отчета в Microsoft Office Access смотрим видеоурок:

Использование параметров в запросах, формах и отчетах

Если вам необходимо, чтобы запрос в Access при запуске каждый раз предлагал ввести параметры, создайте запрос с параметрами.

Вы также можете создать форму для ввода значений, позволяющих ограничить количество возвращаемых записей в запросах, формах и отчетах. В этой статье рассказывается, как с помощью форм сделать проще и удобнее работу с параметрами в запросах, формах и отчетах.

В этой статье

• Обзор
• Использование параметров в запросах
• Указание типов данных для параметра
• Создание формы для ввода параметров
• Создание формы для ввода параметров для отчета

Обзор

С помощью условий в запросе с параметрами в Access можно ограничить набор записей, возвращаемых запросом. Функциональности диалоговых окон в запросе с параметрами может оказаться недостаточно. В этом случае можно создать форму, которая лучше подойдет для ввода параметров в вашей ситуации. В этой статье рассказывается, как настроить форму для ввода параметров запросов и отчетов. Здесь предполагается, что вы уже знакомы с принципами создания запросов и определения параметров в них. Прежде чем продолжать, ознакомьтесь как минимум с процедурой создания запроса на выборку.

В этой статье приведены примеры использования параметров в запросах. Она не содержит полной справочной информации о настройке условий.

• Дополнительные сведения о создании запроса на выборку см. в статье Создание простого запроса на выборку.
• Дополнительные сведения о запросах в целом см. в статье Знакомство с запросами.
• Дополнительные сведения о создании параметров в запросах см. в статье Использование параметров для ввода данных при выполнении запроса.
• Дополнительные сведения о настройке условий в запросах см. в статье Примеры условий запроса.

Использование параметров в запросах

Использовать в запросе параметр не сложнее, чем создать запрос на основе условий. Запрос можно настроить таким образом, чтобы предлагалось ввести определенное значение, такое как артикул товара, или несколько значений, например две даты. Для каждого параметра запрос выводит отдельное диалоговое окно, в котором предлагается ввести значение.

Добавление параметра в запрос

1. Создайте запрос на выборку и откройте его в конструкторе.
2. В строке Условия поля, для которого вы хотите применить параметр, введите в квадратных скобках текст, который должен отображаться в соответствующем диалоговом окне. Пример: [Дата начала] При выполнении запроса с параметрами этот текст отобразится в диалоговом окне без квадратных скобок. При запросе параметров также можно использовать выражения. Пример: Between [Дата начала]And[Дата окончания]

Примечание: Для каждого параметра выводится отдельное диалоговое окно. Во втором примере появляется два окна: одно для даты начала, второе — для даты окончания.

С помощью описанных выше действий можно добавить параметр в запрос любого из следующих типов: выборка, добавление, создание таблицы и обновление, а также перекрестный запрос.

Кроме того, с помощью перечисленных ниже действий можно добавить параметр в запрос на объединение.

1. Откройте запрос на объединение в режиме SQL.
2. Добавьте предложение WHERE, содержащее каждое поле, для которого требуется ввести параметр. Если предложение WHERE уже существует, убедитесь в том, что поля, для которых нужно ввести параметры, уже есть в этом предложении; в противном случае добавьте их.
3. Вместо условия в предложении WHERE используйте запрос параметра.

Указание типов данных для параметра

Вы также можете указать, данные какого типа разрешается вводить в качестве значения параметра. Тип данных можно настроить для любого параметра, но особенно важно сделать это для числовых и денежных данных, а также значений даты и времени. Когда для параметра указан тип данных, пользователи получают более осмысленные сообщения об ошибках в случае ввода значений неправильного типа (например, текста вместо денежных величин).

Примечание: Если параметр настроен для ввода текстовых данных, любое введенное значение будет распознаваться как текст, а сообщение об ошибке не будет выводиться.

Чтобы задать тип данных для параметра в запросе, выполните указанные ниже действия.

1. Когда запрос открыт в конструкторе, на вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Параметры.
2. В диалоговом окне Параметры запроса в столбце Параметр введите текст запроса на ввод значения для каждого параметра, для которого требуется указать тип данных. Убедитесь, что каждый из параметров соответствует запросу, который используется в строке Условие отбора в бланке запроса.
3. В столбце Тип данных выберите тип данных для каждого параметра.

Создание формы для ввода параметров

Хотя в запросах с параметрами есть встроенные диалоговые окна для ввода значений, они предлагают лишь простейшие функции. В то же время форма для ввода параметров поддерживает перечисленные ниже дополнительные возможности.

• Использование элементов управления для ввода данных определенных типов, например календарей для дат.
• Сохранение введенных параметров для использования в других запросах.
• Списки и поля со списками для ввода параметров, позволяющие выбирать значения из заранее заданных наборов.
• Элементы управления для выполнения других функций, таких как открытие запроса или обновление данных в нем.

В приведенном ниже видео демонстрируется создание простой формы для ввода параметров запроса вместо стандартных диалоговых окон.

Создание формы для ввода параметров для отчета

Реализовать этот сценарий можно несколькими способами, но мы рассмотрим вариант, в котором активно используются макросы. Создать форму для сбора параметров отчета можно с помощью описанной ниже последовательности действий.

• Шаг 1. Создайте форму для ввода значений
• Шаг 2. Создайте блок кода, проверяющий, загружена ли форма параметров
• Шаг 3. Создайте макрос, управляющий работой формы и отчета
• Шаг 4. Добавьте на форму кнопки «ОК» и «Отмена»
• Шаг 5. Используйте значения из формы в качестве условий запроса
• Шаг 6. Добавьте макрокоманды в события отчета
• Шаг 7. Проверьте форму в действии

Шаг 1. Создайте форму для ввода значений

1. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Конструктор форм.
2. В режиме конструктора нажмите F4, чтобы открыть страницу свойств, и задайте свойства формы, как показано в таблице ниже.

Свойство	Значение
Подпись	Введите имя, которое будет отображаться в строке заголовка формы.
Режим по умолчанию	Простая форма
Режим формы	Да
Режим таблицы	Нет
Режим сводной таблицы	Нет
Режим сводной диаграммы	Нет
Полосы прокрутки	Отсутствуют
Область выделения	Нет
Кнопки навигации	Нет
Тип границы	Окно диалога

Свойство	Параметр
Имя	Введите имя, описывающее параметр, например ДатаНачала.
Формат	Выберите формат, который соответствует типу данных поля параметра. Например, для поля даты выберите вариант Полный формат даты.

Шаг 2. Создайте блок кода, проверяющий, загружена ли форма параметров

1. На вкладке Создание в группе Макросы и код нажмите кнопку Модуль. В редакторе Visual Basic откроется новый модуль.
2. Вставьте в редакторе следующий код:

Function IsLoaded(ByVal strFormName As String) As Boolean Dim oAccessObject As AccessObject Set oAccessObject = CurrentProject.AllForms(strFormName) If oAccessObject.IsLoaded Then If oAccessObject.CurrentView <> acCurViewDesign Then IsLoaded = True End If End If End Function

Шаг 3. Создайте макрос, управляющий работой формы и отчета

С помощью функций вложенного макроса Access можно определить все необходимые шаги, которые необходимо выполнить в одном макросе. Для управления различными задачами, необходимыми для этой процедуры, мы создадим четыре подмакроса: «Открыть диалог», «Закрыть диалог», «ОК» и «Отмена». Используя приведенный ниже снимок экрана в качестве руководства, создайте макрос со следующими подмакросами и действиями. Обратите внимание, что в этом примере форма параметра называется frmCriteria. Настройте макрос в соответствии с именем формы, созданной ранее. Чтобы просмотреть все макрокоманды, необходимо также щелкнуть Показать все действия на вкладке Конструктор .

Сохраните и закройте макрос. Задайте для макроса имя, например Макрос диапазона дат.

Шаг 4. Добавьте на форму кнопки «ОК» и «Отмена»

1. Снова откройте форму параметров, которую создали в режиме конструктора.
2. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления отмените выбор параметра Использовать мастера.
3. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления щелкните Кнопка.
4. Расположите курсор под полями на форме и мышью создайте кнопку ОК.
5. Если окно свойств не отображается, откройте его, нажав клавишу F4.
6. Задайте для кнопки ОК свойства согласно приведенной ниже таблице.

Свойство	Параметр
Имя	ОК
Подпись	ОК
По умолчанию	Да
Нажатие кнопки	Введите имя макроса, например Макрос диапазона дат.ОК.

Свойство	Параметр
Имя	Отмена
Подпись	Отмена
Нажатие кнопки	Введите имя макроса, например Макрос диапазона данных.Отмена.

Шаг 5. Используйте значения из формы в качестве условий запроса

1. Откройте запрос, который создали в режиме конструктора.
2. Введите условия для данных. Используйте объект Forms , имя формы и имя элемент управления:
   • Например, в базе данных Access (ACCDB или MDB) для формы frmCriteria можно задать следующее выражение, ссылающееся на элементы управления «Дата начала» и «Дата окончания» в запросе: Between [Формы]![frmCriteria]![Дата начала] And [Формы]![frmCriteria]![Дата окончания]

Шаг 6. Добавьте макрокоманды в события отчета

1. Откройте нужный отчет в режиме конструктора.
2. Если окно свойств не отображается, откройте его, нажав клавишу F4.
3. Убедитесь, что для свойства Источник записей в отчете используется запрос с параметрами, который мы создали.
4. Задайте два дополнительных свойства отчета, как показано в таблице ниже.

Свойство	Значение
Открытие	Введите имя макроса, например Макрос диапазона дат.Открыть диалоговое окно.
Закрытие	Введите имя макроса, например Макрос диапазона дат.Закрыть диалоговое окно.

Шаг 7. Проверьте форму в действии

Теперь, когда все объекты Access созданы, можно проверить, как они работают. Откройте отчет в режиме отчета или представлении для печати и обратите внимание, что перед показом отчета Access отображает форму ввода параметров в диалоговом режиме. Введите необходимые условия в созданные вами текстовые поля и нажмите кнопку ОК на форме. После этого Access скроет форму (вывод на экран — «Нет») и отобразит отчет, содержащий только те данные, которые соответствуют вашим условиям. Это произойдет благодаря тому, что запрос с параметрами, на котором основан отчет, использует значения в элементах управления на скрытой форме. Когда вы закроете отчет, Access также закроет форму параметров.

Создание отчета с группировкой или сводного отчета

Как правило, данные проще анализировать, если они разделены на группы. Например, отчет с группировкой продаж по регионам может помочь выявить тенденции, которые иначе могли бы остаться незамеченными. К тому же, поместив итоговые значения (например, суммы или средние значения) в конце каждой группы своего отчета, вы тем самым замените множество операций, выполняемых на калькуляторе.

Access упрощает работу с групповыми отчетами. Вы можете создать простой отчет с группировкой при помощи мастера отчетов, добавить группировку или сортировку в уже созданный отчет, а также изменить уже заданные параметры группировки или сортировки.

В этой статье

• Создание краткого отчета с группировкой или сортировкой
• Создание нового отчета с группировкой при помощи мастера отчетов
• Добавление или изменение группировки и сортировки в существующем отчете

Создание краткого отчета с группировкой или сортировкой

Даже если вам впервые приходится создавать отчеты с группировкой, вы можете быстро создать простой отчет, выполнив следующие действия:

1. в области навигации выберите таблицу или запрос с записями, которые вы хотите поместить в отчет;
2. на вкладке Создание щелкните Отчет. Access создает простой табличный отчет, а затем отображает его в режиме макета. Если в отчете много полей, вероятно, отчет займет больше страницы. Прежде чем применять группировку или сортировку, вам может понадобиться изменить размер столбцов или удалить нежелательные, чтобы отчет помещался на одной странице. Чтобы удалить столбец, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить столбец.
3. щелкните столбец, к которому вы хотите применить сортировку или группировку, затем нажмите Группировка [имя поля] или выберите один из параметров в меню Сортировка. К примеру, чтобы применить группировку к приоритетному столбцу, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите пункт Группировать по приоритету.

Создание отчета с группировкой при помощи мастера отчетов

Мастер отчетов задает вам вопросы и на основе ответов создает отчет. В одном из них упоминаются поля, по которым нужно выполнить группировку в отчете. После создания отчета вы можете использовать его в готовом виде или изменить в соответствии со своими потребностями. Прежде чем запускать мастер отчета, определитесь с выбором источника данных.

Запуск мастера отчетов

1. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Мастер отчетов. Access запускает мастер отчетов.

Группировка записей при помощи мастера отчетов

Группировка позволяет упорядочить записи по группам (например, по регионам или продавцам). Вложенные группы дают возможность легко определить отношения между группами и быстро найти нужные данные. С помощью группировки вы также можете получить сводные данные, такие как итоговые значения или проценты.

Когда вы включаете в отчет несколько таблиц, мастер проверяет отношения между ними и определяет возможный способ просмотра данных.

1. На странице мастера отчетов с вопросом Добавить уровни группировки? щелкните одно из полей в списке и нажмите Далее.
2. Чтобы добавить уровни группировки в отчет, дважды щелкните любое из добавляемых в отчет полей в списке. Вы также можете удалить уровень группировки, дважды щелкнув его на экране страницы в правой части диалогового окна. С помощью кнопок со стрелками можно добавлять и удалять уровни группирования, а также настраивать приоритет уровня группировки, выбирая его и нажимая кнопки приоритета вверх или вниз. Access добавляет каждый уровень группировки и показывает, что он вложен в родительский уровень группировки.

Сортировка записей и подведение итогов по ним

Вы можете сортировать записи в порядке возрастания или убывания по 1–4 полям.

Щелкните первый раскрывающийся список и выберите поля для сортировки. Вы можете нажать кнопку в правой части списка, чтобы выбрать сортировку по возрастанию или убыванию (сортировка по возрастанию используется по умолчанию). При необходимости щелкните второй, третий и четвертый раскрывающийся список, чтобы выбрать дополнительные поля для сортировки.

С помощью кнопок навигации в нижней части области просмотра вы можете последовательно просматривать страницы отчета или перейти к любой его странице. Нажмите одну из кнопок навигации или введите номер нужной страницы в поле ввода номера страницы, а затем нажмите клавишу ВВОД.

В режиме предварительного просмотра вы можете увеличивать масштаб, чтобы просмотреть подробности, или уменьшать его, чтобы просмотреть расположение данных на странице. Щелкните один раз, когда курсор мыши будет указывать на отчет. Чтобы отменить эффект увеличения, щелкните еще раз. Вы также можете использовать элемент управления масштабом в строке состояния.

Добавление или изменение группировки и сортировки в существующем отчете

Если у вас уже есть отчет и вам нужно добавить в него сортировку или группировку, либо вам нужно изменить в нем условия сортировки или группировки, этот раздел поможет вам в этом.

Добавление группировки, сортировки и итогов

Вы можете выполнять операции сортировки, группировки и подведения итогов, щелкнув правой кнопкой мыши поля в режиме макета, а затем выбрав в контекстном меню нужную операцию. Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите пункт Режим макета.

Примечание: Хотя в инструкциях этого раздела не говорится прямо об области Группировка, сортировка и итоги, мы советуем открыть ее и отслеживать изменения на ней в процессе работы. Вы получите лучшее представление о том, что делает Access. По мере удобства работы с панелью Группирование, Сортировка и Итог можно использовать ее для внесения дополнительных корректировок в отчет. Чтобы отобразить панель Группировка, сортировка и итоги:

• На вкладке Макет отчета в группе Группирование & итоги щелкните Группировать & Сортировать.

Сортировка по одному полю

• Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить сортировку.
• В контекстном меню выберите нужный вариант сортировки. Например, чтобы выполнить сортировку текстового поля по возрастанию, щелкните Сортировка от А до Я. Чтобы выполнить сортировку числового поля в убывающем порядке, щелкните Сортировка по убыванию.

Access сортирует отчет, как вы указали. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, вы можете заметить, что в поле добавилась новая строка Сортировка.

Сортировка по нескольким полям

Примечание: Когда вы применяете сортировку, щелкая поле в режиме макета, вы можете проводить сортировку лишь одного поля за раз. Применение сортировки к другому полю удаляет сортировку по первому полю. Это отличается от способа проведения сортировок в формах, где можно настроить несколько сортировок, щелкая правой кнопкой мыши каждое поле по очереди и выбирая нужный порядок сортировки. Чтобы создать уровни сортировки для нескольких полей, см. раздел Добавление группировки, сортировки и итоговых расчетов с помощью области «Группировка, сортировка и итоги».

Группировка по полю

• Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить группировку.
• В контекстном меню выберите Группировка.

Access добавляет уровень группирования и создает для него заголовок группы. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, будет видно, что к полю добавилась новая строка Группировка.

Добавление итогового значения в поле

Этот параметр позволяет вычислить сумму, среднее, количество или другие статистические поля. Итоговое значение добавляется в конец отчета, а групповые итоги добавляются к группам отчета.

• Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется рассчитать итоговое значение.
• Щелкните Итог.
• Выберите операцию, которую нужно выполнить: Сумма, Среднее, Число записей (чтобы посчитать все записи), Количество значений (чтобы посчитать только записи со значением данного поля), Максимум, Минимум, Стандартное отклонение или Дисперсия.

Access добавляет вычисляемый элемент управления «Текстовое поле» в нижний колонтитул отчета, который создает общий итог. Кроме того, если в отчете есть какие-либо уровни группирования, Access добавляет нижние колонтитулы группы (если они еще отсутствуют) и помещает итог в каждый нижний колонтитул.

Примечание: Вы также можете добавить итоги, щелкнув поле, по которому их необходимо рассчитать, и на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкнув Итоги.

Добавление группировки, сортировки и итогов с помощью области «Группировка, сортировка и итоги»

Работа с областью Группировка, сортировка и итоги предоставляет максимальные возможности, когда вам нужно добавить или изменить группы, порядки сортировки или параметры итогов в отчете. При этом режим макета наиболее удобен в работе, так как в нем гораздо проще просматривать, как внесенные изменения влияют на отображение данных.

Отображение области «Сортировка, группировка и итоги»

• На вкладке Макет отчета в группе Группирование & итоги щелкните Группировать & Сортировать. Access отображает панели Группирование, Сортировка и Итог .

Чтобы добавить уровень группировки или сортировки, щелкнитеДобавить группировку или Добавить сортировку.

В область Группировка, сортировка и итоги будет добавлена новая строка и отобразится список доступных полей.

Вы можете щелкнуть одно из этих имен полей или выражение под списком полей, чтобы ввести выражение. Выбрав поле или введя выражение, Access добавляет уровень группирования в отчет. В режиме макета немедленно отобразятся порядок сортировки или группировки.

Дополнительные сведения о создании выражений см. в статье Создание выражений.

• После указания нескольких уровней сортировки или группировки вам может понадобиться перейти вниз области Сортировка, группировка и итоги, чтобы увидеть кнопки Добавить группировку и Добавить сортировку.
• Вы можете назначить до десяти уровней сортировки и группировки в отчете.

Изменение параметров группировки

Каждый уровень группировки или сортировки содержит набор параметров, с помощью которых можно получить нужные результаты.

Чтобы отобразить все параметры для уровня сортировки или группировки, щелкните Больше на нужном уровне.

Порядок сортировки. Вы можете изменить порядок сортировки, щелкнув соответствующий раскрывающийся список и выбрав нужный параметр.

Интервал группировки. Эта настройка определяет способ группировки записей. Например, текстовые поля можно сгруппировать вместе по первому символу (если они начинаются на «А», «Б» и т. д.). Поля даты можно сгруппировать по дню, неделе, месяцу, кварталу или ввести свой интервал.

Итоги. Чтобы добавить итоги, щелкните этот параметр. Вы можете добавить итоги к нескольким полям, а также рассчитать несколько типов итоговых значений для одного поля.

• Щелкните стрелку раскрывающегося списка Итог по полю и выберите поле, по которому нужно рассчитать итоговые значения.
• Щелкните стрелку раскрывающегося списка Тип и выберите способ расчета.
• Выберите Показать общий итог, чтобы добавить общий итог в конец отчета (его колонтитул).
• Выберите Показать итоги групп и общий итог, чтобы добавить в колонтитул групп элемент управления, рассчитывающий процент общего итога для каждой группы.
• Выберите Показать в заголовке группы или Показать в колонтитуле группы, чтобы отобразить общий итог в нужном месте.

После выбора всех параметров для поля можно повторить процесс и суммировать другое поле, выбрав другое поле в раскрывающемся списке Total On (Всего включено ). В противном случае щелкните за пределами всплывающего окна Итоги , чтобы закрыть его.

Заголовок Позволяет вам изменить заголовок поля, по которому вычисляется итоговое значение. Используется для заголовка столбца и для итоговых полей в заголовках и колонтитулах.

Чтобы добавить или изменить заголовок:

• щелкните голубой текст после надписи с заголовком; появится диалоговое окно Масштаб;
• введите новый заголовок в диалоговом окне, а затем нажмите ОК.

С разделом/без раздела заголовка. С помощью этой настройки вы сможете добавить или удалить раздел заголовка, который находится перед каждой группой. При добавлении раздела заголовка Access перемещает поле группировки в заголовок. При удалении раздела заголовка, содержащего элементы управления, отличные от поля группирования, Access запрашивает подтверждение удаления элементов управления.

С разделом/без раздела примечания. Используйте этот параметр, чтобы добавить или удалить раздел колонтитулов после каждой группы. При удалении раздела нижнего колонтитула, содержащего элементы управления, Access запрашивает подтверждение удаления элементов управления.

Неразрывное представление группы. Этот параметр определяет, как группы располагаются на странице при печати отчета. Вам может понадобиться расположить группы как можно ближе друг к другу для их удобного просмотра на странице. Но это обычно увеличивает расход бумаги при распечатке отчета, потому что на большинстве страниц будет пустое место внизу.

• Не удерживать группу на одной странице. Используйте этот параметр, если вам не важно расположение групп при разрыве страниц. Например, 10 элементов группы из 30 элементов могут располагаться внизу одной страницы и остальные 20 вверху следующей страницы.
• Удерживать группу на одной странице. Этот параметр помогает свести к минимуму число разрывов страниц в группе. Если группа не может поместиться в оставшееся место на странице, Access оставляет это пространство пустым и начинает группу на следующей странице. Большие группы все же могут располагаться на нескольких страницах, но этот параметр сводит такие случаи к минимуму.
• Удерживать заголовок и первую запись на одной странице. Следит за тем, чтобы заголовок группы не распечатывался отдельно от самой группы в нижней части страницы. Если Access определяет, что после заголовка недостаточно места для печати хотя бы одной строки данных, группа начинается на следующей странице.

Изменение приоритета уровней группировки и сортировки

Чтобы изменить приоритет, щелкните строку в области Группировка, сортировка и итоги, а затем стрелку вверх или вниз справа строки.

Удаление уровней группировки и сортировки

Чтобы удалить уровень, в области Группировка, сортировка и итоги выберите строку, которую вы хотите удалить, а затем нажмите клавишу DELETE или кнопку Удалить справа от строки. При удалении уровня группировки, если поле группировки находилось в верхнем или нижнем колонтитуле группы, Access перемещает его в раздел сведений отчета. Все другие элементы управления удаляются.

Создание сводного отчета (без сведений о записях)

Если вы хотите отобразить только итоги (то есть только сведения в строках верхнего и нижнего колонтитулов), на вкладке Конструктор макета отчета в группе Группирование & итоги нажмите кнопку Скрыть сведения. Тем самым вы скроете записи следующего нижнего уровня группировки, и итоговые данные будут отображаться более компактно. Несмотря на то, что записи скрыты, элементы управления в скрытом разделе не удаляются. Щелкните Скрыть подробности еще раз, чтобы вернуть строки подробностей в отчет.

Как создать отчет с параметром в access

Отчет с параметром
Всем добрый вечер! У меня такая проблема: есть некий созданный документ в конфигураторе — Оказание.

Открыть отчет с параметром
Логика такая: открывается форма, где нужно выбрать фамилию преподавателя, по которому ты хочешь.

Отчет по запросу с параметром
Приветствую.. У меня такая проблема. Есть форма, данные которой являются параметром запроса, на.

отчет по запросу с параметром
У меня есть запрос с параметром (номер месяца). Необходимо создать на основании этого запроса один.

Сообщение от Никита5

Необязательно расширенный фильтр. Можно просто заполнить свойство «фильтр» + поставить «фильтр при загрузке»=да.

Или открывать отчет с применением фильтра при открытии.

Отчет с параметром и дублирование записей в форме
После добавления в таблицу Курсы поля Категория курсов — тип поле со списком с возможностью.

Отчет. как открыть с необязательным параметром Дата
Здравствуйте ! Помогите пожайлуста, как прописать в отчете в условиях отбора выбор по дате ( то.

Подстановка области из excel в форму Access и перенос в отчет Access
Всем привет. Хочу сделать базу данных по формирования и отправке писем. Короче: 1. Есть 5.

Запрос с параметром в Access
Огромная просьба! Не могу написать SQL-запрос: вывести все данные по подотчетному лицу, первые.

Создание отчета с параметрами

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

По условию задания необходимо создать отчет с параметрами: Наименование прибора, № лаборатории, дата поверки.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора.

Ниже приведены этапы создания отчета:

Рисунок 12. Выбор полей для отчета

Рисунок 13. Выбор вида макета отчета

Рисунок 14. Выбор стиля оформления отчета

Рисунок 15. Задание имени отчета

Рисунок 16. Отчет в режиме конструктора

Готовый отчет с параметрами имеет вид:

Рисунок 17. Готовый отчет

Создание запроса

Запросы являются одним из основных инструментов выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. Запрос позволяет сформировать пользовательское представление о данных, не обязательно отвечающее требованиям нормализации. Результат выполнения запроса — это новая, чаще всего временная, таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура такой таблицы определяется выбранными из одной или нескольких таблиц полями. Записи формируются путем объединения записей таблиц, участвующих в запросе. Способ объединения записей различных таблиц указывается при определении их связи.

Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. Конструктор предоставляет удобное для пользователя диалоговое графическое средство формирования запросов, с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.

Запрос строится на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, позволяя объединять данные, содержащиеся в них. При этом могут использоваться таблицы базы данных, а также сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Кроме того, запрос может строиться непосредственно на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами.

В системе управления базами данных Access может быть создано несколько видов запроса:

· запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе такого запроса могут строиться запросы других видов. Таблицу с результатами запроса на выборку можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос.

· запрос на создание таблицы — также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице.

· запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах

Так как условие создание запроса – приборы одной из лабораторий, мной был создан запрос на выборку данных.

Этапы проектирования запроса:

Рисунок 18. Добавление таблиц для запроса

Рисунок 19. Добавление необходимых полей из таблиц и задание условий отбора

Примечание: В поле «Условие отбора» в данном случае по условию задачи внесено выражение «[Введите номер лаборатории (1-10)]». Это означает, что пользователь может ввести номер необходимой лаборатории, и затем будет выведен список приборов в ней.

Рисунок 20. Диалоговое окно запроса на выборку

Результат выполнения запроса:

Рисунок 21. Результат выполнения запроса

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1. Информатика: учебник / под ред. С.В. Симоновича. – СПб.: Питер, 2007. – 639 с.

2. Боброа Л.В. Информатика: учеб. Пособие / Л.В. Боброва. – СПб.: Изд-во СЗТУ, 2007. – 309 с.

3. Информатика: учеб.-метод. комплекс, информ. ресурсы дисциплины, метод. указания к выполнению лабораторных работ с электронными таблицами в Microsoft Office и OpenOffice.org. – СПб.: Изд-во СЗТУ, 2008.

4. Информатика: учеб.-метод. комплекс, информ. ресурсы дисциплины, метод. указания к выполнению лабораторных работ с базами данных в Microsoft Office и OpenOffice.org. – СПб.: Изд-во СЗТУ, 2008.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Определение параметров в отчете

Пусть необходимо в отчете получать данные только о заданном договоре. Эта задача может быть решена с помощью ввода параметра в запрос, на котором основывается отчет.

Откроем отчет Договоры фирмы в режиме конструктора. В свойствах отчета на вкладке Данные (Data) в конце строки Источник записей (Record Source) щелкнем на кнопке построителя. В окне построителя запросов перейдем к полю с номером договора — НОМ_ДОГ. В строке Условие отбора (Criteria) определим параметр, записав его имя в квадратных скобках, например [Номер договора] .

Теперь при просмотре отчета будет выводиться диалоговое окно ввода значения параметра (рис. 7.29).

Рис. 7.29. Диалоговое окно ввода значения параметра отчета

После ввода значения параметра отчет будет содержать данные только одного договора.

Чтобы введенные значения параметров отображались в просматриваемом или напечатанном отчете, выполните следующие действия. Откройте отчет в режиме конструктора. Вставьте в отчет вычисляемый элемент управления. Для этого нажмите на вкладке Конструктор (Design) кнопку элемента управления Поле (Text Box) и вычертите элемент в месте, куда нужно его поместить. Запишите в это новое поле выражение, содержащее только имя параметра. Параметр должен записываться точно так же, как он записан в условии отбора запроса, например, =[Договоры

Для просмотра условий отбора откройте его в режиме предварительного просмотра. Значения параметров отобразятся в точности так, как они введены в приглашении.

Анализ данных отчета средствами фильтрации

В отчете с параметром вы получили сведения лишь об одном договоре и не можете всесторонне в интерактивном режиме проанализировать данные о договорах фирмы. Удалите параметр из запроса — источника записей отчета. Откройте отчет в режиме Представление отчета (Report View). Пользуйтесь для переключения режимов строкой состояния.

Используйте фильтры для выборки и анализа различных сведений из договоров. Установите курсор на поле с номером договора. Щелкните на кнопке Фильтр

(Filter). В открывшемся окне откройте список Текстовые фильтры (Text Filters). Для поля доступны эти фильтры, потому что поле имеет текстовый тип данных. В списке щелкните по Содержит (Contains), откроется настраиваемый фильтр (рис. 7.30), в котором укажите нужный номер договора. Для открытия списка Текстовые фильтры (Text Filters) можно также воспользоваться контекстным меню поля. В отчете отобразится выбранный договор.

Чтобы снять фильтр с отчета, используйте соответствующую команду контекстного меню поля. Если необходимо, задайте новые условия отбора по полю с номером договора.

Рис. 7.30. Диалоговое окно задания условия отбора для фильтра

Чтобы отобрать договоры за заданный период, в контекстном меню поля с датой заключения договора откройте Фильтр дат (Date Filters).

Итоговые данные по договору подсчитываются только для выбранных в результате фильтрации данных.

Для отбора договоров, в которых заказан заданный товар, используйте текстовый фильтр по полю с наименованием товара. Для отбора заданного товара, заказанного в заданном месяце, не снимая фильтра с наименования товара, выполните фильтрацию по полю СРОК_ПОСТ (срок поставки). Числовой фильтр позволит отобрать данные в любом заданном интервале.

Таким образом, использование фильтра позволит без изменения отчета получать данные в различном представлении. Самые сложные данные можно представить в удобном для понимания виде, создавая в интерактивном режиме отчеты для определенных целей.

Задание 7.1. Создание отчета

Создайте отчет для вывода договоров, сгруппированных по заказчикам — покупателям. В предметной области указано, что один покупатель может заключать с фирмой несколько договоров.

Пусть необходимо получить отчет об отгрузках товаров за весь учетный период. Отчет должен содержать все данные о товаре и список всех отгрузок товара, сгруппированных по месяцам (рис. 7.31).

Для создания отчета, соответствующего заданию, потребуется использовать данные из следующих взаимосвязанных таблиц:

Создание запросов с параметрами в Access 2016

Запросы с параметрами — один из самых простых и полезных запросов, которые вы можете создать. Поскольку запросы с параметрами очень просты, их можно легко обновить, чтобы они отражали новые условия поиска. Когда вы открываете запрос с параметрами, Access предлагает вам ввести поисковый запрос и показывает результаты запроса, которые отражают поисковый контент.

Когда вы запускаете параметрический запрос, условие поиска действует как переменный критерий, т. Е. Критерии запроса меняются каждый раз, когда вы запускаете запрос. Например, предположим, что у вас есть пекарня и вы хотите создать запрос для быстрого поиска заказов, размещенных на определенную дату. Вы можете создать запрос параметров с переменными критериями в поле Дата. Таким образом, каждый раз, когда вы запускаете запрос, будет появляться диалоговое окно, предлагающее вам ввести дату, когда вы хотите, чтобы поисковый запрос был.

Просто введите желаемую дату, и MS Access выполнит запрос с датой, которую вы ввели в качестве этого условия поиска.

Как создавать и запускать запросы с параметрами

1. Создайте запрос как обычно, при необходимости измените параметры в таблице, выберите поля для включения в запрос и добавьте любые неизмененные критерии в соответствующие поля в строке Критерии:.

2. Найдите поле или поля, в которых должны отображаться критерии, затем выберите строку Критерии :.

3. Введите фразу, которая должна отображаться в подсказке, которая будет появляться каждый раз при запуске вашего запроса. Обязательно заключите фразу в квадратные скобки [] . Например, в запросе параметров в этом примере автор хочет найти заказы, размещенные на определенную дату, вы можете ввести следующие критерии: [What Date?].

4. На вкладке «Дизайн» щелкните команду «Выполнить», чтобы выполнить запрос. Появится диалоговое окно с указанным запросом. Введите поисковый запрос и нажмите OK, чтобы увидеть результаты запроса.

Вы можете просто открыть существующий запрос параметров, чтобы запустить его.

Советы по написанию запросов с параметрами

В идеале подсказка, которую вы создаете для своего запроса, должна уточнить тип информации о поисковом запросе, а также желаемый формат. Например, чтобы убедиться, что пользователь выполняет поиск даты в формате, используемом в вашей базе данных, вы можете записать следующую информацию в строке Criteria: поля Pickup Date следующим образом: [What Date? (mm / dd / yyyy)] .

Самый простой запрос параметров предоставит вам точные критерии соответствия, а это означает, что запрос будет искать точный текст, который вы ввели в подсказке. Однако вы можете превратить любой тип критерия в переменный критерий. Просто введите нужный текст в скобках в разделе критериев, куда вы обычно помещаете поисковую фразу.

Например, в обычном запросе вы можете найти заказы, размещенные между двумя датами, используя критерии «Между x и y», а затем заменить x и y, соответствующие дате начала и дате окончания. Чтобы превратить это в критерий параметра, вам просто нужно заменить x и y текстом, который вы хотите отобразить в приглашении. Ваши переменные критерии могут выглядеть следующим образом: Между [Enter the start date:] А также [Enter the end date:] . Эти два приглашения появятся при запуске запроса.

Related posts:

1. Как скачать приложение на телевизор dexp на яндекс платформе
2. Полный поворот руля сколько оборотов
3. Как создать группу вкладок в браузере яндекс
4. Как сохранить фото из ватсап в галерею андроид