Как сделать каталог в эксель
Перейти к содержимому

Как сделать каталог в эксель

  • автор:

Создание каталога имен, адресов и прочих сведений

Функция каталогов в Word объединяет данные в один документ, например каталог членства, каталог или список частей. Так как можно объединять несколько типов источников данных, можно создавать отчеты из баз данных, таких как Access, используя все функции форматирования Word.

Пример слияния с каталогом

Запуск документа
  1. Откройте пустой документ.
  2. Перейдите в раздел Рассылки >Начать слияние >каталог.

Выбор получателей

  1. Нажмите Рассылки >Выбрать получателей.
  2. Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
  3. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если нужно изменить список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.

Вставка кодов полей

Текст, который требуется напечатать в итоговом документе только один раз, на данном этапе вводить не следует.

  1. Введите текст, который нужно повторить для каждого элемента в каталоге, например Имя или Адрес: метки для отдельных записей.
  2. Щелкните или коснитесь места в документе, в котором нужно поместить поле слияния, и вставьте поле слияния. Дополнительные сведения см. в разделе Поля слияния почты.

Заголовок таблицы внутри заголовка, таблица в тексте

Советы:

  • Чтобы создать таблицу с одной меткой или строкой заголовка, создайте заголовок документа. Поместите строку метки таблицы в заголовок. Затем поместите поля слияния в текст документа.

Вы не можете вводить символы поля слияния (« «) вручную. Необходимо использовать область задач «Слияние».

Меню вставки полей слияния

Если поля слияния отображаются внутри фигурных скобок, например < MERGEFIELD Город >, это означает, что Word показывает вместо значений полей их коды. Это не влияет на слияние, но его трудно форматировать. Щелкните правой кнопкой мыши код поля и выберите пункт Переключить коды полей в контекстном меню.

Переключатель выделенных кодов полей

Если часть адреса отсутствует, см. статью Слияние: подбор полей, чтобы исправить проблему.

Предварительный просмотр каталога

  1. Перейдите в раздел Рассылка >Результаты предварительного просмотра.
  2. Используйте кнопки Назад и Вперед , чтобы прокрутить данные, или используйте поиск получателя для поиска определенных записей.
  3. Если необходимо изменить, выберите Предварительный просмотр результатов , чтобы вернуться в представление поля слияния.

Завершение слияния

  1. Выберите Рассылки >Готово & Слияние и выберите Изменить отдельные документы. Вы увидите 2 других параметра, но их нельзя использовать с каталогом.
  2. Выберите один из следующих вариантов:
    • Чтобы объединить все записи, выберите Все.
    • Чтобы объединить только запись, которая отображается в окне документа, выберите Текущая запись.
    • Чтобы объединить диапазон записей, введите номера записей в полях От и До .

Нажмите кнопку ОК.

Запуск документа
  1. Откройте пустой документ.
  2. Перейдите в раздел Рассылки >Начать слияние >каталог.

Выбор получателей

  1. Нажмите Рассылки >Выбрать получателей.
  2. Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
  3. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если нужно изменить список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.

Вставка кодов полей

Текст, который требуется напечатать в итоговом документе только один раз, на данном этапе вводить не следует.

Переключение кодов полей в выбранном контекстном меню

  1. Введите текст, который нужно повторить для каждого элемента в каталоге, например Имя или Адрес: метки для отдельных записей.
  2. Щелкните или коснитесь места в документе, в котором нужно поместить поле слияния, и вставьте поле слияния. Дополнительные сведения см. в разделе Поля слияния почты. Вы не можете вводить символы поля слияния (« «) вручную. Необходимо использовать область задач «Слияние». Если поля слияния отображаются внутри фигурных скобок, например < MERGEFIELD Город >, это означает, что Word показывает вместо значений полей их коды. Это не влияет на слияние, но его трудно форматировать. Ctrl — щелкните код поля и выберите переключить коды полей в контекстном меню.

Предварительный просмотр каталога

  1. Перейдите в раздел Рассылка >Результаты предварительного просмотра.
  2. Используйте кнопки Назад и Вперед , чтобы прокрутить данные, или используйте поиск получателя для поиска определенных записей.
  3. Если необходимо изменить, выберите Предварительный просмотр результатов , чтобы вернуться в представление поля слияния.

Завершение слияния

  1. Выберите Рассылки >Готово & Слияние и выберите Изменить отдельные документы.
  2. В новом документе добавьте текст, который нужно напечатать только один раз, например колонтитулы, заголовки столбцов или любой другой текст.
  3. Сохраните или напечатайте каталог, как обычный документ.

Создание каталога с помощью Drag & Drop, просто перенесите ваши товары мышкой из прайс-листа!

Откройте ваш прайс лист в Excel, таблицу в Word или Open Office и просто перенесите свои товары в список товаров MyBusinessCatalog

Создание каталога товаров методом Drag&Drop

Никогда еще создание каталога не было столь простым. Просто перетащите мышкой товары из ваших прайс-листов в MyBusinessCatalog, а готовые каталоги товаров в разных форматах программа сделает сама!

Самый простой способ добавить в Ваш каталог товары — просто перетащить их мышкой из Вашего существующего прайс-листа (Excel, Word, Open Office и т.д.

Это действие само по себе не требует каких-то особенных навыков и настроек, но выскажем ряд соображений, которые помогут вам заполнить каталог наиболее эффективно. При переносе вы можете указать место вставки товаров в списке или папку. Обязательным и логичным требованием является наличие и верный порядок следования первых трех столбцов — артикул-наименование-цена.

Пример прайс-листа в экселе

Товарная позиция без цены с названием в первом или втором столбце воспринимается как группа и автоматически маркируется иконкой «Папка».
Причем не важно, переносите вы ее отдельно или в составе списка.

перенос названия группы в каталог товаров

Пример добавления товаров в группу

перенос товаров из таблицы в каталог

Наличие уникального непустого артикула (SKU, ID, CODE) крайне желательно. Пустой артикул при добавлении автоматически заменяется на New — NNN. Несоблюдение этого правила приведет при дальнейшем обновлении списка товаров к появлению дубликатов с разными артикулами вида «New — NNN».

перенос позиции без артикула

Если у Вас отсутствую какие-то артикулы, то просто сделайте нумерацию и используйте эти новые артикулы в дальнейшем.

При переносе в список товаров в каталоге тех же товаров, которые были в нем ранее, происходит не добавление новых товаров, а обновление существующих. Сравнение происходит по артикулу.

Если в вашем прайс-листа есть поле с большим описанием товара, то целесообразно в настройках указать номер этого столбца и данные из него будут размещены в электронном каталоге под фото, а не в списке товаров.

Это большое поле так же обрабатывается специальным образом в печатных, PDF и Android -каталогах Нажмите большую кнопку Drag’n’Drop на вкладке Список товаров. Откроется окно настроек Drag & Drop

настройки переноса товара в каталоге открыть перенос товара
установка номера столбика при импорте данных

Для добавления фотографий в прайс-листе требуется отдельный столбец со списком имен файлов фотографий. В настройках нужно указать номер этого столбца и папку или URL размещения самих фото (если в прайс-листе они указаны не полно).

После добавления товаров, происходит фоновая загрузка фотографий, индикация процесса в нижней части страницы.

Рекомендуем оттестировать эту возможность на небольшом списке (2-3 позиции), т.к. ошибочное указание столбца или URL размещения приведет к долгому бессмысленному поиску несуществующих файлов.

После завершения, перейдите в раздел группы, дайте новым столбцам осмысленные имена и настройте отображение полей — в списке товаров, в карточке товаров, в галерее.

Вы внесли данные о ваших товарах, программа готова к созданию каталогов!

MyBusinessCatalog

(function(i,s,o,g,r,a,m),i[r].l=1*new Date();a=s.createElement(o), m=s.getElementsByTagName(o)[0];a.async=1;a.src=g;m.parentNode.insertBefore(a,m) >)(window,document,’script’,’//www.google-analytics.com/analytics.js’,’ga’); ga(‘create’, ‘UA-107915-1’, ‘.mybusinesscatalog.com’, ); ga(‘require’, ‘linkid’, ‘linkid.js’); ga(‘require’, ‘linker’); ga(‘require’, ‘displayfeatures’); ga(‘send’, ‘pageview’);

We use cookies to improve the site and its user experience. By continuing to use the site, you consent to the use of cookies. You can always disable cookies in your browser settings.

Создание справочника
товаров в Эксель

Экспорт скачивает текущий список товаров в виде таблицы в формате: XLS, XLSX или CSV. В будущем эту таблицу можно отредактировать и загрузить обратно в личный кабинет.

Импорт — это способ управления справочником товаров. У импорта две главных функции — обновление и замена каталога:

  • Обновление справочника. Используйте эту опцию, когда меняете цены на услуги, распределяете позиции по группам и добавляете новые товары большой партией.
  • Замена справочника. Используйте замену, чтобы удалить текущий справочник товаров и заменить на новый. Например, чтобы вслед за сменой деятельности вашей точки поменять и ассортимент.

Важно знать

1. У каждой торговой точки свой справочник товаров. Если у вас две точки с разными товарами, то загружайте в каждую отдельный файл со списком товаров для этой точки. Если ассортимент не отличается, просто загрузите один и тот же файл в две точки.

Если у вас ведущая и ведомая точка продаж, загружайте файл только в ведущую точку. Новые товары автоматически появятся и в ведомой точке.

2. Таблицы доступны в форматах: XLS, XLSX и CSV. С такими форматами работают MS Excel, Google Таблицы и другие программы для работы с таблицами. CSV-файлы можно открыть в стандартном Блокноте.

3. Используйте шаблоны, чтобы заполнить справочник с нуля без ошибок. В окне импорта есть ссылки для скачивания примеров с подсказками внутри. На основе примера вы можете сделать собственный шаблон.

4. Скачивайте текущий справочник, чтобы редактировать ассортимент. После изменений сохраните и загрузите файл обратно. Так вы обновите товары в личном кабинете.

Как скачать справочник товаров

У эксель-таблиц свои правила для названий столбцов и заполнения полей. Чтобы не настраивать все вручную, воспользуйтесь шаблоном или скачайте текущий справочник.

Шаблоны помогают заполнить таблицу с нуля. Чтобы скачать шаблон, перейдите в «Товары > Импорт» и выберите нужный формат шаблона. Затем заполните файл по нашему образцу и загрузите обратно в Модулькассу через кнопку «Импорт».

Текущий справочник помогает редактировать готовый ассортимент. Например, если изменились цены на всю выпечку. Тогда скачайте текущий справочник, отредактируйте строки с выпечной и загрузите файл обратно через «Импорт > Обновить каталог».

Чтобы скачать текущий справочник, нажмите «Товары > Экспорт» и выберите формат файла. Затем отредактируйте строки и загрузите исправления обратно через «Импорт».

Как заполнять справочник товаров

Таблицы подчиняются ряду общих правил. Заполняйте все по образцу, чтобы не допустить ошибок при импорте:

Правило для таблиц XLS и XLSX: располагайте товары только на первом листе таблицы.

О правилах для таблиц CSV вы можете узнать в памятке. Чтобы открыть памятку, нажмите «Товары > Импорт > Правила оформления формата CSV»

  1. Обязательных полей всего четыре. Это название товара, код, штрихкоды, и единица измерения.
  2. Если оставить пустыми поля«Цена», «Минимальная цена» и «Группа», то карточка товара будет без группы и с нулевой ценой. Дополнить карточку можно позднее через личный кабинет.
  3. Если оставить пустыми поля «НДС», «СНО», «Тип», то подставляется значение по умолчанию: НДС и СНО из настроек точки, а тип товара — «Обычный».
  4. Заполняйте поля по образцу в шаблоне. Например, нельзя написать «штуки» или «штук», личный кабинет понимает только «шт». Образец — в нижней части шаблона.
  5. Если у вас несколько штрихкодов, перечисляйте их без пробелов через точку с запятой (11039;11045;23052)

правила заполнения справочника товаров в формате таблицы

Как обновить справочник товаров

Пользуйтесь обновлением, когда добавляете новые товары в общий список или меняете информацию о уже готовых. Изменения коснутся только тех товаров, что есть в эксель-файле. Остальные товары из ассортимента останутся без изменений.

Главное при обновлении справочника — совпадение кода товара. Когда загружаете файл, личный кабинет сравнивает между собой коды товара в таблице и точке продаж. В зависимости от совпадения кодов личный кабинет:

  • Добавляет новую карточку, если товар с таким же кодом есть только в эксель-файле. Чтобы добавить новые карточки товаров, скачайте шаблон, заполните его новыми товарами и загрузите обратно через «Импорт > Обновить каталог».

Как сделать каталог в эксель

Хм. не знаю, насколько будет удобно редактировать такой каталог (чуть добавили строк — второй товар по высоте расползся больше чем на страницу, — остальные страницы уехали вниз.
Это как бы решаемо, но. можно то же самое и в Word сделать, разницы по удобству редактирования особо нет.

Цитата
Но нужно уберечь всю информацию от изменения.

Это элементарно.
Просто не давайте им этот файл Excel \ Word.
В Excel 2007-2010 есть экспорт (сохранение) в формат ПДФ — вот выгрузите данные в PDF, и пусть им и пользуются для просмотра.
(и ничего они там не поменяют, и ссылки все будут работать, и смотреть можно на любом компе, даже без Office)

А если надо внести изменения — вы вносите в свойем файле, и заново выгружаете в ПДФ для своего коллектива.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *