Как сделать чтобы касса не печатала чек

Как не печатать бумажный чек

В версии 12.4.5 программы Тирика-Магазин мы добавили новую функцию: возможность не печатать бумажный кассовый чек, а отправлять электронный чек покупателю по электронной почте или СМС. Если у вас установлена более старая версия программы (проверить это вы можете в пункте меню Справка|ОПрограмме), то вы можете перейти на последнюю версию программы согласно вот этим инструкциям.

ВНИМАНИЕ!
Если вы воспользуетесь инструкциями из этой статьи, то ваш кассовый аппарат не будет печатать бумажный чек, но он по-прежнему будет отправлять данные чека в ОФД и в налоговую инспекцию. Другими словами, отправка электронного чека вместо бумажного — это просто экономия на бумажной ленте для тех, кому это необходимо, а вовсе не обман государства и не уход от налогов.

Для того, чтобы отправить покупателю электронную копию кассового чека вместо пачати чека на бумаге при продаже выберите, пожалуйста, пункт меню Сервис|УказатьРеквизитыПокупателя и укажите в нем электронный адрес или номер телефона покупателя:

Ниже указания электронного адреса вы можете включить или выключить галочку печати бумажного чека. В случае, если эта галочка будет выключена, программа не только передаст адрес электронной почты или номер телефона в кассу, но и отдаст кассе команду не печатать бумажный чек.

Получив такую команду, касса передаст ее вместе с чеком в ОФД, и ваш ОФД отправит электронный чек покупателю. Обычно ОФД отправляют чеки по электронной почте покупателю бесплатно, а в виде СМС за дополнительную плату. Вам в любом случае необходимо проконсультировться с ОФД о том, как они будут отправлять электронные чеки.

Если вы продаете товар покупателю, уже зарегистрированному в вашей базе данных, то вы, наверное, при продаже укажете этого покупателя в окне продажи либо отсканируете штрихкод его дисконтной карты. Если после этого вы выберете пункт меню Сервис|УказатьРеквизитыПокупателя, то электронный адрес покупателя будет уже заполнен в этом окне. Кроме электронного адреса в этом окне будут заполнены наименование покупателя и его ИНН; если вы не планируете передавать эти данные в чек при этой продаже, то будет лучше, если вы удалите их в этом окне. Если этого не сделать, то программа передаст эти данные в чек, и если получится, что они заполнены неправильно, например, имя покупателя указано как Васенька, а ИНН не указан, то касса может показать сообщение об ошибке.

Можно ли не печатать кассовый чек?

В связи с дефицитом чековой ленты — отвечаем на самый популярный вопрос марта 2022 года.

В связи с кратковременными перебоями в поставке чековой ленты в России в марте 2022 года в средствах массовой информации и просторах Интернет появилось очень много спекуляций на тему печати кассовых чеков.

К нам очень часто обращаются с вопросами отключения печати кассового чека на онлайн-кассах. Многие уверяют что «ФНС разрешила не печатать кассовые чеки». Однако это не совсем так.

Давайте вместе с вами разберемся в этом вопросе.

ФНС России в курсе дефицита чековой ленты?

Конечно ФНС России в курсе сложившейся ситуации с перебоями поставки чековой ленты. На официальном сайте ведомства есть информация с предложением решения проблемы.

Ни одного официального документа об отмене печати кассового чека ФНС России не опубликовало, кроме изложенной выше своей позиции в отношении «штрафов за отсутствие бумажного чека».

В период проблем с поставкой чековой ленты ФНС России не планирует привлекать пользователей ККТ к ответственности за отсутствие бумажного чека, если расчет зафиксирован на кассе, а чековая лента отсутствует по не зависящим от них обстоятельствам (временное отсутствие на рынке). В данном случае это объективное обстоятельство, свидетельствующее об отсутствии вины.

Можно ли совсем не печатать кассовые чеки?

Однако нужно понимать что чековая лента на рынке не отсутствует, ее можно купить, но ее стоимость слегка зашкаливает «нормальные ценовые пороги».

ФНС России предлагает решение проблемы: не выдавать бумажный чек, вместо него выдавать «электронный кассовый чек».

Сейчас расскажем вам про «электронные чеки».

Что такое «электронный чек»?

Пунктом 2 Статьи 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» оговорены варианты предоставления кассвого чека покупателю. В частности кассовый чек может быть предоставлен:

1. в бумажном виде;
2. в электронном виде на адрес электронной почты;
3. в электронном виде на номер телефона;

При этом все 3 вида представления чека равнозначны. Т.е. «электронный чек» равнозначен «бумажному чеку», а не является дополнением к «бумажному чеку».

Порядок выдачи «электронного чека» также оговорен в законе: в случае если покупатель до момента расчета (формирования кассового чека) изъявил желание и предоставил свою электронную почту или номер телефона, то кассовый чек обязан быть направлен ему в электронном виде.

Для выполнения этих требований форматом кассового чека предусмотрен реквизит для электронной почты и номера телефона покупателя ( тег 1008 формата фискальных данных ).

Отправка «электронного чека» осуществляется оператором фискальных данных (ОФД). Услуга отправки электронного чека на адрес электронной почты у всех ОФД осуществляется бесплатно, а вот отправка на абонентский номер телефона обычно является платной услугой (стоимость примерно 2 рубля за 1 сообщение).

Функционал формирования «электронного чека» доступен на всех онлайн-кассах. Функционал оформления «электронного чека» имеется практически во всех кассовых программах.

Стоит отметить, что функционал отправки электронного чека недоступен для касс, работающих в автономно режиме (кассы, которые не передают чеки в ОФД из-за отсутствия сетей связи в месте их применения).

В чем суть предложений ФНС России?

Исходя из информации с официального сайта ФНС России и информации об «электронном чеке» простыми словами опишем суть предложений ФНС России в сложившейся ситуации с перебоями поставки чековой ленты.

ФНС России не отменяет кассовые чеки! ФНС России не разрешает не выдавать кассовый чек! Кассовый чек Вы обязаны выдать покупателю!

ФНС России предлагает использовать законный способ выдачи кассового чека в электронном виде на адрес электронной почты или номер телефона. При отправке кассового чека в электронном виде Вы абсолютно законным способом можете не печатать «бумажный кассовый» чек.

Для реализации этого способа, предложенного ФНС России, в момент расчета с покупателем до момента фиксации на онлайн-кассе запросите у покупателя адрес электронной почты или номер телефона. При оформлении кассового чека введите запрошенные данные и оформите кассовый чек.

Кассовый чек будет отправлен покупателю в тот момент, когда ваша онлайн-касса отправит кассовый чек в ОФД.

В предложенном ФНС России варианте есть несколько подводных камней, о которых стоит сообщить.

Подводные камни «электронных чеков»

Как уже сообщали выше — оформить электронный чек можно на любой онлайн-кассе.

Но производители онлайн-касс и разработчики кассового программного обеспечения не все предусмотрели вариант предложенный ФНС России. При оформлении электронного чека у Вас бумажный кассовый чек скорее всего тоже распечатается!

Чтобы кассовый чек не печатался вам скорее всего потребуется обновить прошивку кассы и/или кассовое программное обеспечение (если оно используется).

Некоторые производители онлайн-касс стали «продавать» новый функционал (отправка электронного чека без печати бумажного чека). Обновление некоторого кассового програмного обеспечения тоже будет платным.

Кроме вышесказанного далеко не каждый покупатель будет готов предоставить свои данные для вашей экономии чековой ленты.

Кассирам может быть непросто заводить на кассе «трёхэтажные» адреса электронной почты при оформлении чека продажи. К тому же это может создавать очереди на кассе.

Отправка электронного чека на номер телефона может показаться более привлекательной — номер телефона завести проще, чем электронную почту. Но отправка электронного сообщения по номеру телефона обойдется вам примерно 2 рубля за 1 кассовый чек. Стоит ли?

Использовать электронные чеки на автономных кассах (в сельской местности) невозможно, поскольку требуется подключение к Интернет и передачу данных в ОФД. Эта «проблема» решается подключением онлайн-кассы к ОФД, но как решить вопрос со стабильным интернетом в сельском магазине?

Что делать с чековой лентой в сложившейся ситуации?

Наше мнение, что режим экономии будет намного удобнее, практичнее и менее болезненным для ваших продаж.

Вариант, предложенный ФНС России имеет смысл взять на вооружение, это точно. Но использовать его полноценно в повседневной работе проблематично.

Нашим клиентам мы обычно предлагаем следующий набор решений для экономии расхода чековой ленты:

Уменьшить размер фискальных документов.

Это достигается за счет настроек кассы (уменьшается шрифт, межстрочный интервал, отключаются ненужные данные на чеке и т.п.). Кассовый чек при этом полностью соответствует требованиям ФНС России, но экономия чековой ленты достигает 50% (а иногда и больше, в зависимости от модели онлайн-кассы).

Для некоторых моделей онлайн-касс у нас опубликованы инструкции, эти настройки Вы можете выполнить самостоятельно.

Старайтесь максимально использовать электронные чеки.

Изучите возможности вашей онлайн-кассы. Завести номер телефона или электронную почту во время продажи не очень сложно. Номер телефона завести намного проще и быстрее, чем электронную почту.

Рекомендуем при необходимости обновить прошивку кассы и кассовую программу, чтобы бумажный чек не формировался вместе с электронным.

Использовать подходящий ОФД.

Существуют ОФД, у которых отправка электронного чека по номеру телефона бесплатная (дополнительно не тарифицируется). Стоимость подключения такого ОФД очень доступная (1500-2000 рублей на 15 мес.).

Автономную кассу переведите в режим отправки данных в ОФД.

Если есть техническая возможность, то переведите вашу автономную кассу в режим отправки данных в ОФД. Это позволит формировать электронные чеки.

Напомним: ФНС России не отменяет использование онлайн-касс, не отменяет печать кассовых чеков!

Если у Вас возникли вопросы экономии чековой ленты, применения рекомендаций ФНС России, настройки онлайн-касс — можете обратиться в нашу платную техническую поддержку .

6 программ и онлайн-сервисов для создания и печати товарных или кассовых чеков

Кассовый чек – основной документ, который обеспечивает защиту прав потребителей. Его наличие позволяет покупателю реализовать право на возврат или обмен приобретенной продукции. К оформлению кассового чека законодательством предъявляется ряд требований.

В настоящем обзоре рассматриваются наиболее популярные и простые в использовании программы и онлайн-сервисы для создания и печати кассовых чеков в соответствии с Федеральным Законом №54-ФЗ «О применении ККТ».

Информация полезна для компаний среднего и мелкого бизнеса, в том числе ИП. Крупные торговые и производственные предприятия в большинстве используют систему 1С, выполняющую комплекс функций по ведению товарного и налогового учета, автоматизации торговли, передаче данных в ФНС, аналитике и прочего.

Печать кассовых чеков осуществляется при помощи чекопечатающей машины (термопринтера) или обычного принтера.

Программы для ноутбуков и ПК

Принцип действия различных приложений одинаков, а вот функционально каждая программа для печати чеков имеет свои отличия. Рассмотрим простые и доступные инструменты для создания и печати кассовых чеков на обычном компьютере под Windows.

PrintCheck

PrintCheck совместим со всеми актуальными версиями Windows и позволяет создавать чеки-копии таких популярных кассовых аппаратов, как «Штрих», «Атол», «Эвотор», «Меркурий» и прочих.

Программа предоставляется для использования условно-бесплатно (демонстрационный период – бесплатно, далее стоимость от 7000 руб. за два рабочих места и год техподдержки).

PrintCheck имеет следующий функционал:

• автоматический расчет суммы с учетом НДС;
• использование бонусных и дисконтных карт;
• создание собственных полей для внесения дополнительных сведений;
• использование логотипа компании;
• возможность работы с QR кодом.

Дополнительно возможно создание пользовательских шаблонов.

Чтобы создать и распечатать чек, выполните следующие действия:

1. Скачайте и установите PrintCheck на ПК или ноутбук;
2. Откройте программу и выберите пункт «Новый чек» в панели меню;
3. В открывшемся диалоговом окне в выпадающих списках выберите подходящие значения – «Категорию», «Организацию», «Шаблон». Если необходимая позиция отсутствует, добавьте ее. Для этого кликните по пустой области правой кнопкой мыши и выберите пункт «Добавить».
4. Заполните необходимые сведения и нажмите ОК.
5. Выберите вид шаблона. В открывшемся окне создания нового чека заполните все поля. В поле «Список товаров» при помощи контекстного меню также вызовите окно заполнения свойств товара/услуги и внесите необходимую информацию в соответствующие поля. Отметьте внизу окна чекбокс для добавления товаров в справочник.
6. Завершите внесение всех обязательных данных. При необходимости аналогичным образом добавьте дополнительные пользовательские поля.
7. После введения размера скидки нажмите кнопку «Рассчитать» — в боковой области появится сформированный чек. Нажатие «ОК» сохранит документ, доступ к которому в дальнейшем можно получить из основного списка чеков. При клике по кнопке «Печать» выводится окно предварительного просмотра и настройки параметров печати. После подтверждения пользователя чек будет распечатан.

Программа PrintCheck удобна и проста в использовании, поэтому подойдет даже для новичков. Ее главные преимущества — небольшой размер и быстродействие.

USU (Универсальная система учета)

УСУ – полноценная платная программа для ведения учета торговой организации. Для предварительного ознакомления с функционалом у нее есть демо-версия. УСУ поддерживает 20 языков, базовым из которых является русский.

К основным преимуществам программы можно отнести:

• удобный, приятный и интуитивно понятный интерфейс;
• возможность использовать несколько аккаунтов, каждый из которых может иметь различные права, доступно их копирование и редактирование настроек каждого аккаунта в отдельности;

Как пользоваться программой:

1. Для печати чека из каталога «Продажи» откройте требуемую операцию либо создайте новую продажу.
2. В диалоговом окне новой продажи заполните все обязательные данные и укажите состав продажи.
3. Далее выберите параметры печати чека: без чека, напечатать простой товарный чек на принтере чеков без фискализации (Чек 1) или при использовании фискального регистратора (Чек 2).
4. При выборе обычной печати и нажатии кнопки «Продать» открывается окно выбора места сохранения чека в формате pdf.

Программы для мобильных устройств

Мобильная касса и склад

«Мобильная касса и склад» – простое и удобное приложение для ведения кассового учета с возможностью печати чеков и отправки их по электронной почте. У него есть поддержка работы со штрихкодами, ведение справочников товаров, категорий, контрагентов. Также для пользователей доступны функции импорта, экспорта и создания резервных копий, которые позволяют легко переносить данные на различные устройства.

Создание чеков состоит из следующих этапов:

1. Заполнение или импорт значений для «Категорий», «Товаров», «Контрагентов» путем выбора в основном меню соответствующего справочника.
2. Создание операции Продажа также в основном меню.
3. Внесение данных в поля, которые будут отображаться в чеке.
4. Сохранение, отправка кассового чека на е-мейл, а также возможность поделиться им с другими пользователями.

Документ сохраняется по умолчанию в формате .pdf в памяти смартфона или на SD-карте. Распечатать его можно стандартным способом на принтере.

Приложение «Мобильная касса и склад» подойдет для большинства компаний, использующих в своей работе онлайн-кассы.

Касса МойСклад — мобильная касса (POS)

«Касса МойСклад — мобильная касса (POS)» — полноценный инструмент, при помощи которого можно не только напечатать чеки в соответствии с 54-ФЗ, используя АТОЛ или ШТРИХ, но и делать возвраты, принимать платежи по карте, работать со скидками. Возможно подключение к программе облачного сервиса «МойСклад» для ведения товароучетных операций.

Процесс продажи товара и печати чека предельно прост:

1. Установите программу.
2. В открывшемся окне нажмите «+» для добавления товаров.
3. Заполните все поля данными. Можно использовать сканер штрих-кода.
4. Укажите размер скидки при необходимости.
5. Чек сформирован. Чтобы его распечатать, выберите принтер в верхнем меню. Или сохраните в формате .pdf

Приложение «Касса МойСклад — мобильная касса (POS)» удобно в использовании и не требует сложных настроек, поэтому подойдет для новичков.

Онлайн-сервисы для печати чеков

Наиболее простой способ создания и распечатки чеков, при котором не требуется никаких установок, — это использование веб-сервисов.

Cheki.tech (V-c.tech)

Сервис Cheki.tech имеет большой набор функций и множество пользовательских настроек. На текущий момент в нем доступно 24 шаблона для создания чеков, также можно загрузить собственный пользовательский вариант кассового документа.

Во встроенном конструкторе чеков есть возможность выбора размера бумаги, отступов, стилей шрифта, расположения и количества полей. Кроме того, конструктор поддерживает добавление изображений (логотипов) и имеет генератор QR- и штрихкодов.

В одном аккаунте допускается создание и сохранение до 50 чеков.

Чтобы сделать чек на компьютере, потребуется онлайн регистрация.

Как пользоваться Cheki.tech:

1. Заполните все поля и нажмите кнопку «Регистрация».
2. Откройте «Конструктор чеков» и выберите во всплывающем окне подходящий шаблон.
3. Внесите вручную все необходимые изменения в предлагаемые поля.
4. Обратите внимание на инструменты управления полями. Их можно добавлять, копировать, удалять.
5. Если нужно, используйте инструменты управления полями, которые закреплены в верхней части макета чека.
6. По окончании ввода данных нажмите кнопку «Сохранить» и в открывшемся диалоговом окне дайте название документу.
7. Новый созданный чек готов к распечатке. Нажмите в верхней панели соответствующую пиктограмму.
8. Во всплывающем окне предварительного просмотра выберите параметры печати и нажмите кнопку «Печать».

Service-online.su

Самый известный и популярный сервис, о котором знают практически все, кому приходилось хотя бы раз распечатывать документы, — это Service-online.su. На сайте очень большой выбор шаблонов документов, которые можно заполнить и распечатать в режиме онлайн.

На странице создания кассового чека доступно скачивание готового шаблона в форматах .doc (Word) и .xls (Excel), а также заполнение формы онлайн без сохранения на устройстве.

Создание и печать чеков в Service-online.su доступны без регистрации. Зарегистрированным пользователям предоставляется возможность сохранения документов в аккаунте, создания шаблонов и использования простейших справочников.

Чтобы быстро заполнить и напечатать товарный чек, выполните несколько простых шагов:

1. Зайдите на сайт и выберите «Товарный чек».
2. В открывшейся форме заполните информацию о продавце. Сервис предлагает автоматические подсказки, из которых можно выбрать свою компанию или ИП.
3. Далее укажите информацию о составе чека и выберите желаемое действие – «Печать», «Отправить документ» или «Сохранить».

Итоговый документ сохраняется в формате .pdf.

В зависимости от поставленных задач, каждый пользователь может выбрать для себя наиболее подходящий редактор для создания и распечатки товарных и кассовых чеков даже в домашних условиях. Рассмотренные приложения и сервисы оптимально подойдут для малого и среднего бизнеса, а также для онлайн-торговли.

Как работает онлайн-касса

По закону 54-ФЗ при расчетах за товары и услуги почти все предприниматели и организации должны использовать онлайн-кассы. Но мало выбрать и установить подходящую технику. Кассу еще необходимо «узаконить», а также научиться с ней работать. Подготовили для вас пошаговую инструкцию: как предпринимателю пользоваться кассовым аппаратом, чтобы не было проблем с законом и штрафов.

Этапы подготовки кассы к работе и организация работы

• Предварительный — выбор техники.
• Первый — получение квалифицированной электронной подписи (КЭП).
• Второй — выбор оператора фискальных данных (ОФД) и регистрация ККТ в налоговой.
• Третий — настройка под ваш бизнес.
• Четвертый — организация ежедневной работы.

На каждом шаге есть свои нюансы, о которых дальше расскажем подробнее.

Предварительный шаг — с чего начать, когда кассы нет

Если у вас уже есть ККТ, переходите к следующему шагу. Остальным рекомендуем выполнить такие действия:

• Проверьте, нужна ли вашему бизнесу онлайн-касса. В 54-ФЗ достаточно «льготников» — тех, кто может работать без ККТ.
• Выберите подходящую технику. Обратите внимание, что несмотря на большое количество разных касс на рынке, все они делятся на четыре типа: автономные, смарт-терминалы, фискальные регистраторы и облачные кассы. У каждого типа есть свои плюсы и минусы. Об отличиях автономных касс от смарт-терминалов можно прочитать в этой статье. Про остальные виды кассового оборудования и в целом про выбор техники рассказывали здесь.
• Перед тем как купить кассу, присмотритесь к аренде. Возможно, этот вариант будет для вас более подходящим. Аренду и покупку сравнили в этой статье.

Для работы по 54-ФЗ, кроме кассы, вам также необходимо выбрать фискальный накопитель (ФН). Модель ККТ, на которой вы остановились, а также ФН проверьте в соответствующем реестре ФНС — кассовой техники и фискальных накопителей .

Специалисты Лайтбокс бесплатно проконсультируют по выбору контрольно-кассовой техники. Оставьте заявку, наш менеджер свяжется с вами в ближайшее рабочее время.

Шаг 1 — получение КЭП

КЭП нужна для заключения договора с ОФД, регистрации кассы, а в будущем для ее перерегистрации.

Электронные подписи получить бесплатно в налоговой могут:

• индивидуальные предприниматели;
• сотрудники юрлиц, который представляют свою организацию без доверенности, обычно это руководитель (генеральный директор, директор и т.п.).

Для получения КЭП нужно:

• оставить заявку в личном кабинете ИП или организации ,
• записаться на прием в ФНС и прийти в назначенное время с паспортом и СНИЛСом. Также предварительно нужно приобрести и взять с собой специальную флешку — токен, сертифицированный ФСТЭК (Федеральной службой по техническому и экспортному контролю). Подойдет например, Рутокен или JaCarta.

Выданная в налоговой КЭП будет действительна в течение 15 месяцев. До окончания этого срока подпись можно продлить онлайн через личный кабинет, после — только посетив инспекцию.

Шаг 2 — выбор ОФД и регистрация кассы в налоговой

Работать на незарегистрированной ККТ нельзя — это будет считаться применением кассы с несоблюдением законодательства. Согласно ст. 14.5 КоАП за такое нарушение владельцу бизнеса грозят штрафы:

• до 3000 руб. на должностное лицо и ИП;
• до 10 000 руб. на организацию.

Перед регистрацией кассы необходимо заключить договор с оператором фискальных данных. Список ОФД, аккредитованных налоговой, находится на сайте службы . Выбирайте любую организацию из списка и заключайте с ней договор.

Если вы планируете продавать маркированные товары, обратите внимание, чтобы в договоре с ОФД были условия о передачи реализованных кодов маркировки в «Честный знак».

Дальше владельцу кассы необходимо поставить ее на учет в налоговой. Для этого нужно записаться на прием в ФНС и лично обратиться за услугой к сотруднику налоговой.

Или зарегистрировать кассу в режиме онлайн:

• в личном кабинете на сайте ФНС;
• на Госуслугах;
• в кабинете ОФД, с которым заключен договор.

Для регистрации кассы заполните заявление, в котором укажите:

• Полное название организации или ФИО индивидуального предпринимателя + ИНН.
• Место установки кассы (например, магазин, кафе и т.п.) + адрес, который должен совпадать с адресом в документах на собственность (аренду) помещения. Если ККТ будет использоваться для онлайн-продаж, тогда в заявлении указывают адрес сайта.
• Название и заводской номер модели ККТ.
• Модель ФН и его заводской номер.
• Особенности применения ККТ (если есть) — к ним, например, относятся оказание услуг, интернет-продажи, торговля лотерейными билетами и выплата выигрышей, продажа маркированных товаров, агентская деятельность. В заявлении перечислены все особенности, вам достаточно поставить «галочки» напротив соответствующих пунктов.
• Информацию об ОФД (название и ИНН оператора).

Готовое заявление отправьте в налоговую. Там проверят информацию и присвоят кассе регистрационный номер, который появится в вашем личном кабинете.

После этого проведите процедуру фискализации. Для этого на вашей кассе введите параметры регистрации (название или ФИО и ИНН владельца, сведения о кассе и ФН и др.), а также регистрационный номер, полученный из налоговой. Затем сформируйте и распечатайте Отчет о регистрации ККТ. На фискализацию у вас есть 24 часа с момента получения номера от налоговой и 20 попыток ввода.

Важно! При фискализации кассы будьте внимательны с номером ККТ и ФН. В случае ошибки фискальный накопитель будет заблокирован, и придется покупать новый.

В Отчете о регистрации будет номер, который надо ввести в личном кабинете на сайте ФНС. В налоговой для учета ККТ внесут данные в журнал учета и регистрационную карточку, которую разместят в вашем личном кабинете. Только после этого можно считать, что регистрация завершена и можно переходить к настройке кассы.

Шаг 3 — настройка ККТ

Настройка кассы — это ввод в программу ККТ информации, необходимой для формирования фискальных документов с правильными реквизитами. Добавьте в кассу:

• ФИО сотрудников, которые будут работать на кассе.
• Товары (услуги) с единицами измерений, ценами и ставкой НДС.
• Налоговый режим, по которому работает магазин.

Сложность настройки зависит от кассы. Например, автономные кассы подключают к компьютеру, через который и выполняется процедура. Причем товары не просто заводят, но еще присваивают им определенные коды, которые кассир должен вводить на кассе для формирования чека.

Смарт-терминалы настраиваются проще — как планшет или смартфон: чтобы добавить данные на экране выбирают соответствующий раздел меню и вводят информацию. При желании смарт-терминал можно настроить в личном кабинете на компьютере.

После настройки касса готова к работе — теперь вы можете рассчитываться с клиентами, соблюдая требования 54-ФЗ.

Как проще подготовить онлайн-кассу к работе

Чтобы не вникать в процессы регистрации, фискализации и настройку кассы, воспользуйтесь услугой Лайтбокс. Наши специалисты:

• Заключат договор с ОФД на 1 или 3 года. Зарегистрируют кассу на сайте ОФД и в налоговой.
• Помогут подключить онлайн-кассу и настроить ее под ваш бизнес.
• При необходимости подключат вас к ЕГАИС и «Честному знаку».
• Проведут обучение ваших сотрудников по работе с кассой

Кстати, в арендную плату за кассы Лайтбокс включен договор с ОФД, а также услуги по регистрации и настройке, поэтому вам не придется платить за них отдельно.

Шаг 4 — как работать на кассе

В ежедневные обязанности кассира или другого сотрудника, который рассчитывается с покупателями, входят:

• Открытие смены на кассе.
• Формирование и выдача бумажных чеков покупателю или отправка электронных чеков по требованию клиента на его телефон или email.
• При необходимости оформление возврата товаров и проведение корректировочных операций.
• Закрытие смены на кассе.

Открытие смены

Перед тем как начать работу, кассир должен проверить:

• Качество интернет-связи, в том числе при использовании мобильного интернета.
• Наличие кассовой ленты.
• Работоспособность терминала эквайринга, сканера, весов и другой техники.

Если всё в порядке, сформировать и распечатать отчет об открытии смены. Это фискальный документ, который касса отправляет ОФД. Без открытия смены не получится распечатывать чеки и принимать оплату.

В некоторых кассовых программах открытие смены автоматизировано, например, в решении Лайтбокс перед распечаткой первого чека сначала сформируется необходимый отчет и только после этого кассир сможет вести расчеты с покупателями.

Кассовые чеки

Если ваша касса есть в реестре налоговой, и кассовая программа своевременно обновляется, чеки должны содержать все реквизиты, установленные ст.4.7 закона 54-ФЗ . Подробно о правилах формирования кассового чека рассказали в статье.

Удобство же проведения кассовых операций и количество ошибок зависят от технических характеристик ККТ, а также от программы, которая установлена на кассе. Например:

• Неудобно, когда для добавления товара в чек надо вводить код на клавиатуре, гораздо комфортнее сканировать штрихкод на упаковке.
• Ошибок больше, если кассир рассчитывает сумму скидки на калькуляторе, а когда это делает касса, расчеты точно будут верными.
• Гораздо удобнее просматривать чек перед распечаткой на сенсорном экране диагональю 5—7 дюймов, и практически невозможно это сделать на экране высотой до 5 сантиметров.

Например, в кассах Лайтбокс есть все необходимые функции, которые автоматизируют кассовые операции и значительно упрощают работу кассира.

Возврат товаров и корректировочные операции

Покупатель может вернуть некачественный товар, а также качественный, но только в случаях , определенных Законом о защите прав потребителей. Каждый кассир должен уметь оформить возврат. О том, как правильно это сделать мы рассказывали в этой статье.

Корректировочные операции проводятся, чтобы исправить ошибки, которые налоговая может расценить как нарушение 54-ФЗ. Например, покупателю не выдали чек из-за поломки кассы, или в чеке «пробили» неправильную ставку НДС. Исправления обязательно надо проводить через кассу, чтобы информация была передана ОФД. Подробно о корректировках читайте здесь.

Закрытие смены

Закрытие смены — это процедура, во время которой формируется фискальный документ — Отчет о закрытии смены. Иногда его называют Z-отчетом. Созданный документ необязательно распечатывать и визировать подписью сотрудника — документ можно хранить в памяти ФН.

В отличие от открытия смены, которую сложно пропустить, так как не получится пробивать чеки, о закрытии смены важно помнить. Дело в том, что по 54-ФЗ максимально смена может быть открыта 24 часа. После этого ФН перестает формировать фискальные признаки для чеков, поэтому ОФД не сможет проверить такие документы и отправить подтверждение о приемке. Значит, даже если вы сможете пробивать чеки, они будут противоречить законодательству.

Если вы или сотрудники забыли закрыть смену, ваши действия зависят от того, сколько прошло времени:

• Меньше 24 часов, например, в 9.00 вы увидели, что смена не закрыта, а накануне её открыли в 10.00, прошло только 23 часа — просто формируйте отчет о закрытии смены. Тут же можете открыть новую и проводить продажу товаров или услуг обычным порядком.
• Больше 24 часов — действия на кассе должны быть такими же, как и в предыдущем пункте. Отличие только в том, что вам необходимо подготовить заявление в налоговую, в котором нужно описать ситуацию. Такой документ позволит отделаться предупреждением вместо штрафов за нарушение порядка работы с кассой (до 10 тыс. руб. на организацию и до 3 тыс. руб. на должностное лицо).

Процедура закрытия смены зависит от кассы. В некоторых программах, например, в Лайтбокс есть «защита» от забывчивости сотрудников — при выключении кассы появится предложение закрыть смену.

Чтобы ваши сотрудники соблюдали кассовую дисциплину, подготовьте понятные инструкции, проведите обучение и проверьте знания персонала. Клиентам Лайтбокс не надо тратить время на подготовку инструкций — вы можете скачать «Памятку кассиру» в формате pdf и использовать её в работе.

Вместе с вами мы пройдем все этапы работы на кассе — поможем:

• подобрать технику с учетом особенностей вашего бизнеса;
• зарегистрировать и настроить кассу;
• организовать ежедневную работу.

Чтобы наши специалисты могли с вами связаться, нажмите на кнопку и оставьте заявку.

Дата публикации: 24.10.2023