Где находится рко в 1с
Оформить выдачу наличных из кассы предприятия — казалось бы, что тут сложного? Но у начинающих бухгалтеров и здесь возникают вопросы, когда дело доходит до реальных ситуаций в учете. Что писать в основании, что в приложении. и так далее.
Сегодня на уроке мы разберем самые распространенные ситуации на практике в программе 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.
Чтобы не пропустить выход новых уроков — подписывайтесь на рассылку.
Напоминаю, что это урок, поэтому вы можете смело повторять мои действия у себя в базе (лучше копии или учебной).
- Немного теории
- Оформление РКО в 1С
- Оплата поставщику
- Выдача подотчетному лицу
- Выплата заработной платы
- Сдача денежных средств в банк
- Возврат займа контрагенту
- Прочий расход
Немного теории
Расходный кассовый ордер (сокращенно РКО или расходник) является документом, при помощи которого оформляется выдача денежных средств из кассы организации.
Бланк расходника имеет унифицированную форму КО-2.
Нумерация расходников начинается каждый год заново с единицы и должна быть непрерывной: 1, 2, 3.
Получатель денежных средств обязан предъявить удостоверение личности (например, паспорт), данные которого вносятся в РКО.
- руководителем
- главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это
- кассиром
- получателем денежных средств.
При этом, если подпись руководителя уже стоит на одном из документов, приложенных к ордеру и разрешающих выдачу денег, то на РКО его подпись необязательна.
Печать на расходном ордере не ставится, но может использоваться штамп «Оплачено» для предотвращения повторной выдачи денег по одному и тому же ордеру.
Расходный кассовый ордер оформляется в одном экземпляре и остаётся в кассе.
Оформление РКО в 1С
Для оформления расходного кассового ордера в программе заходим в раздел «Банк и Касса» пункт «Кассовые документы»:
В открывшейся форме нажимаем кнопку «Выдача»:
Открылась форма нового документа:
Разберём её заполнение в различных ситуациях.
Оплата поставщику
01.03.2016 из кассы выдано 40 000 рублей (без НДС) Петрову В.В. в качестве оплаты по договору №48 от 15.02.2016 за стулья по товарной накладной №351 от 01.03.2016.
Петров В.В. действовал от имени ООО «Поставщик» согласно доверенности №17 от 20.02.2016.
В качестве удостоверения личности Петров В.В. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.
Заполненный ордер в 1с:
Его печатная форма:
Выдача подотчетному лицу
01.03.2016 из кассы выданы 5000 рублей сотруднице Белкиной Анне Григорьевне на хозяйственные расходы согласно написанному ей заявлению на выдачу денег в подотчёт от 01.03.2016.
В качестве удостоверения личности Белкина А.Г. предъявила паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.
Заполненный ордер в 1с:
Его печатная форма:
Выплата заработной платы
10.09.2016 старший кассир Фёкла Е.Б. выдала кассиру Плюшкиной И.В. 104 400 рублей на выплату заработной платы работникам за август 2016 года согласно платежной ведомости №1 от 08.09.2016.
В качестве удостоверения личности Плюшкина И.В. предъявила паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.
Заполненный ордер в 1с:
Его печатная форма:
Сдача денежных средств в банк
01.03.2016 Плюшкина И.В. получила денежные средства из кассы в размере 100000 рублей для зачисления на расчетный счет ООО «Юпитер» в банке «БАНК ГПБ (АО)».
В качестве удостоверения личности Плюшкина И.В. предъявила паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.
Заполненный ордер в 1с:
Его печатная форма:
Возврат займа контрагенту
01.03.2016 из кассы были выданы 450000 рублей Нестеренко Л.П. в качестве погашения долга согласно договору займа №56 от 20.02.2016.
В качестве удостоверения личности Нестеренко Л.П. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.
Заполненный ордер в 1с:
Его печатная форма:
Прочий расход
01.03.2016 из кассы выданы 3500 рублей сотруднику Иващенко Нестору Ивановичу в качестве материальной помощи.
Заявление на выдачу материальной помощи Иващенко Н.И. написал от 01.03.2016.
В качестве удостоверения личности Иващенко Н.И. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.
Заполненный ордер в 1с:
Его печатная форма:
Мы молодцы, на этом всё
Кстати, подписывайтесь на новые уроки.
С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).
Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.
Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:
Выдача наличных денежных средств в 1С:Управление торговлей 8 ред.11.2
Выдача наличных денежных средств (ДС) оформляется в базе документом Расходный кассовый ордер (РКО).
Список РКО находится в разделе Казначейство → Расходные кассовые ордера.
Документ РКО может создаваться для различных видов операций:
- Оплата поставщику;
- Выдача подотчетнику;
- Выплата зарплаты через кассу;
- Выплата зарплаты раздатчиком;
- Выплата зарплаты работнику;
- Сдача в банк;
- Инкассация в банк;
- Выдача в другую кассу;
- Выдача в кассу ККМ;
- Прочий расход;
- Возврат оплаты клиенту
Для создания РКО на основании документов поставщиков, кассир выбирает кассу, переходит на закладку К оплате и выбирает основание платежа. (Рис.1).
Рис.1
В сформировавшемся списке кассир выбирает необходимое ему основание для оплаты и нажимает Оплатить. Сформируется РКО в которому все данные будут заполнены из документа основания, кассир сверяет их, проводит документ и распечатывает печатную форму документа РКО.
Также в программе возможно создать РКО по нескольким документам контрагента. Для этого создаем новый документ РКО с видом операции Оплата поставщику. На закладке Основное сотрудник выбирает Получателя. Переходит на закладку Расшифровка платежа устанавливает значение Списком и далее возможно вручную внести нужные документы, а удобнее будет воспользоваться кнопкой Подобрать по остаткам. (Рис.2).
Рис.2
Кассир выбирает нужные позиции и переносит их в документ. При необходимости сотрудник может изменить сумму. После чего проводит документ и печатает РКО.
Часто на предприятии расход ДС находится под строгим контролем администрации, и оплаты происходят только после предварительного согласования. Для контроля расхода ДС используется документ Заявка на расходование ДС. Для того чтобы данный документ стал доступным включаем функциональную опцию в разделе НСИ и администрирование подраздел Казначейство Заявки на расходование ДС.
Для просмотра документов, по которым еще не сформированы Заявки, используем отчет Платежный календарь по организациям и ДС. Данный отчет формирует информацию о доступных остатках ДС, о планируемых платежах, о просроченных платежах и т.п. (Рис.3).
Рис.3
Также в программе для оперативного управления ДС создано рабочее место Платежный календарь, который находится в разделе Казначейство. Левая его часть — это список заявок, правая – календарь. (Рис.4).
Рис.4
Из данного рабочего места мы можем попасть в документ поставщика и вводом на основании создать Заявку на расходование ДС. Когда Заявка будет в статусе к оплате и согласовано, она будет отображаться в списке заявок.
После согласования Заявки устанавливаем статус К оплате и вводом на основании создаем документ РКО. Все данные заполнились на основании Заявки. Обратим внимание, что после включения опции использования Заявок в документе РКО у нас добавился обязательный реквизит Заявка на расход ДС. Проводим документ. (Рис.5).
Рис.5
Бесплатная консультация! Свяжитесь с нами!
Касса в «1С:Бухгалтерии»: пошаговая инструкция
Автор: Курзова Юлия Андреевна
Благодарим за проявленный интерес. Ссылка на статью отправлена на указанную почту.
«1С:Бухгалтерия» невероятно популярна среди программных продуктов семейства «1С». Она широко применяется в организациях различного масштаба и служит для автоматизации бухгалтерского и налогового учета в соответствии с действующим законодательством РФ.
В статье рассмотрим порядок отражения хозяйственных операций по кассе в программе «1С:Бухгалтерия». Продемонстрируем заполнение основных кассовых документов и формирование отчетов по данным информационной базы. Также опишем принципы работы с онлайн-кассой, начиная от ее подключения к «1С» и заканчивая закрытием кассовой смены. Ну и, конечно, в статье вы найдете краткие методологические указания, позволяющие быстро сориентироваться в части действующего законодательства.
- Методологические указания
- Настройка функциональности программы
- Кассовые документы в «1С»:
- приходный кассовый ордер
- расходный кассовый ордер
- подключение кассы к «1С»
- регистрация фискального накопителя
- работа онлайн-кассы в «1С»: пошаговая инструкция
- формирование отчета кассира в «1С»
Методологические указания
Кассовые операции регламентируются Указанием Банка России №3210-У от 11.03.2014г. «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
В Указании №3210-У закреплен порядок оформления и хранения кассовых документов, ведения кассовых операций и кассовой книги, приема и выдачи наличных денег, а также порядок установки лимита остатка наличных денежных средств в кассе.
Для индивидуальных предпринимателей предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины. ИП могут не вести кассовую книгу, не оформлять приходные и расходные кассовые ордера, а также не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег.
Субъекты малого предпринимательства также могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе. Все остальные организации обязаны самостоятельно рассчитать максимально допустимую сумму денег, которая может остаться в кассе на конец дня. Сумма сверх лимита должна быть отправлена на расчетный счет организации.
Накопление наличных денег сверх установленного лимита допускается:
- в дни выплаты зарплаты, пособий, отпускных и иных платежей;
- в выходные, нерабочие и праздничные дни, при условии, что в эти дни осуществляются кассовые операции.
Лимит рассчитывает главный бухгалтер, закрепляет в приказе и утверждает у руководителя. Как правило, лимит пересматривается ежегодно.
Для оформления поступления наличных денежных средств в кассу организации применяется приходный кассовый ордер (ПКО). При выбытии наличных денег из кассы организации составляется расходный кассовый ордер (РКО). Все движения наличных денег отражаются в кассовой книге. В конце рабочего дня ответственный сотрудник сверяет учетные и фактические данные по наличию денежных средств, ставит подписи в кассовой книге. Если за день не было ни одной операции по кассе, то запись в кассовую книгу не заносится.
Наличные денежные средства могут выдаваться подотчет сотрудникам организации на административно-хозяйственные расходы. По истечении трех рабочих дней с периода, на который выданы денежные средства, или с момента выхода на работу, подотчетное лицо обязано предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с оригиналами документов, подтверждающих расходы. Остаток неиспользованных наличных денег подотчетное лицо сдает в кассу организации (оформляется ПКО), а перерасход по авансовому отчету компенсируется сотруднику (оформляется РКО, если принято решение осуществлять взаиморасчеты через кассу).
Настройка функциональности программы
Программа «1С:Бухгалтерия предприятия» имеет большое количество функциональных возможностей, которые позволяют удовлетворить потребности организаций различного уровня. Перед началом ведения учета в программе необходимо настроить ее функциональность: Главное – Настройки – Функциональность (рис.1).
Рис.1. Функциональность программы «1С:Бухгалтерия»
Для удобства работы зачастую настраивается выборочная функциональность, при необходимости ее можно расширить. В статье мы рассмотрим только функциональность программы из раздела «Банк и касса». В нем настраивается возможность использования статей движения денежных средств как дополнительного аналитического разреза на счетах движения денежных средств, а также для заполнения формы №4 «Отчет о движении денежных средств» и денежных документов для учета бланков строгой отчетности. Разрешается подключение онлайн-кассы, оплаты товаров платежными картами, использование платежных требований при расчетах с покупателями и инкассация (рис.2).
Рис.2. Настройки функциональности программы. Раздел «Банк и касса»
Кассовые документы в «1С»
Для работы с кассовыми документами в «1С:Бухгалтерии» предназначен журнал «Кассовые документы». Находится он в разделе: Банк и касса – Касса – Кассовые документы (рис.3).
Рис.3. Кассовые документы в бухгалтерии «1С»
В журнале можно не только отражать поступление и выдачу наличных денежных средств, но и формировать отчет «Кассовая книга», а также реестр документов (рис.4).
Рис.4. Кассовые документы
Для удобства работы каждый пользователь может настраивать программу под себя. Например, есть возможность вывести на панель навигации доступы к документам «Поступление наличных» и «Выдача наличных». Сделать это можно с помощью кнопки «Настройка навигации» в правом верхнем углу на панели навигации (рис.5).
Рис.5. Кассовые документы в настройка навигации в программе «1С» для бухгалтеров
В открывшейся форме в разделе «Доступные команды» нужно найти документы, которые хочется вывести на панель навигации (рис.6).
Рис.6. Настройка панели навигации
Нажать кнопку «Добавить», и документы переместятся в правую часть формы «Выбранные команды». Нажмите кнопку «ОК» (рис.7).
Рис.7. Настройка панели навигации
Результат выполненных действий показан на рисунке ниже. Выполненные настройки при смене пользователя исчезнут (рис.8).
Рис.8. Поступление и выдача наличных
Приходный кассовый ордер
В программе «1С:Бухгалтерия» прием наличных денежных средств отражается с использованием документа «Поступление наличных» (рис.9). Рассмотрим заполнение документа при отражении хозяйственной операции по получению наличных денежных средств в банке.
Рис.9. Поступление наличных в «1С:Бухгалтерии»
Первоначально выберите «Вид операции» из списка доступных (рис.10). В зависимости от выбранной опции видоизменяется табличная часть документа, а также под каждый вид операции «зашит» свой счет кредита (за исключением вида «Прочий приход»).
Рис.10. Виды операций
В поле «Статья доходов» указывается статья движения денежных средств. Для ведения учета по статьям движения денежных средств необходимо активировать соответствующую функциональность. Для этого перейдите в раздел: Главное – Настройки – Функциональность – Банк и касса – установить флаг «Статьи движения денег» (рис.11).
Рис.11. Настройки функциональности программы
Для заполнения реквизитов печатной формы нужно дополнительно раскрыть одноименный раздел. В поле «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а в поле «Приложение» указывается перечень прилагаемых первичных документов.
Движения документа представлены на рисунке ниже (рис.12).
Рис.12. Движения документа в бухгалтерии «1С»
Расходный кассовый ордер
Для отражения операций по выдаче наличных денежных средств в «1С:Бухгалтерии» используется документ «Выдача наличных». Рассмотрим заполнение документа при отражении хозяйственной операции по выдаче наличных денег подотчет (рис.13).
Рис.13. Выдача наличных
Выберите вид операции «Выдача подотчетному лицу» из выпадающего списка. По умолчанию будет установлен счет кредита 71 (рис.14).
Рис.14. Виды операций
В реквизитах печатной формы указывается ФИО сотрудника, которому выданы деньги и реквизиты документа, подтверждающие его личность. Движения документа представлены на рисунке ниже (рис.15).
Рис.15. Движения документа в программе для бухгалтеров
Кассовая книга
Все зарегистрированные в программе ПКО и РКО попадают в отчет «Кассовая книга». Отчет можно сформировать из журнала «Кассовые документы» или же вывести отдельно через «Настройки действий» (рис.16).
Рис.16. Настройка действий
Принцип действий аналогичный, как и при настройке «Панели навигации» (рис.17).
Рис.17. Настройка панели действий
Доступ к отчету «Кассовая книга» настроен (рис.18).
Рис.18. Доступ к отчету «Кассовая книга»
В отчете есть возможность установить необходимы настройки (рис.19, 20).
Рис.19. Кассовая книга
Рис.20. Настройки отчета
Вы можете купить «1С:Бухгалтерию 8» с бесплатной доставкой и установкой в нашей компании и быть уверены в качестве всех услуг. Наши специалисты на протяжении многих лет работают с программой и знают все тонкости ее внедрения и сопровождения.
Авансовый отчет
Для отражения расходов подотчетного лица в программе «1С:Бухгалтерия предприятия» создается документ «Авансовый отчет».
Документ «Авансовый отчет» располагается в разделе: Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты (рис.21).
Рис.21.Авансовые отчеты
При создании документа программа предложит выбрать один из двух вариантов (рис.22).
Рис.22.Выбор вида документа
Первый вариант является универсальным, а второй подходит для отражения исключительно командировочных расходов.
Документ состоит из нескольких закладок:
- Авансы – указывается документ, по которому были выданы денежные средства подотчет;
- Товары – указываются приобретенные ТМЦ;
- Оплата – указывается сумма, уплаченная поставщику при условии, что подотчетное лицо самостоятельно расплатилось с контрагентом за товары, работы или услуги;
- Билеты – указываются оплаченные организацией билеты;
- Прочее – отражаются прочие расходы, которые относятся на затраты предприятия.
Если в функциональности программы включена возможность ведения учета многооборотной возвратной тары, то в документе появится еще одна закладка «Возвратная тара», на которой следует отражать тару, подлежащую возврату.
02.04.2022 г. Абрамову Г.С. были выданы наличные денежные средства подотчет в сумме 20 000 руб.
07.04.2022 сотрудник предоставил авансовый отчет с оригиналами документов:
- 2 билета из Москвы в Нижний Новгород и обратно на сумму 3 000 руб. (в т.ч. НДС 20% 500 руб.) каждый;
- Квитанция о проживании в гостинице на сумму 7 500 руб. (в т.ч. НДС 20% 1 250 руб.)
Также сотруднику были выданы суточные в размере 2 100 руб. (из расчета 700 руб./сут.).
Рассмотрим порядок заполнения документа «Авансовый отчет» в программе «1С:Бухгалтерия». На закладке «Авансы» укажем документ «Выдача наличных», по которому ранее были выданы деньги подотчет (рис.23).
Рис.23.Закладка «Авансы»
На закладке «Прочее» отразим суточные и расходы на проживание в гостинице. В табличной части указывается наименование, дата и номер документа, подтверждающего расходы, краткое описание цели расхода, сумма, НДС, Контрагент.
Если был предоставлен счет-фактура или БСО, то в табличной части устанавливаются соответствующие флаги и заполняются реквизиты документов. При проведении Авансового отчета автоматически сформируется документ «Счет-фактура полученный». В табличной части указывается «Счет затрат», на который будут отнесены расходы и соответствующая аналитика (рис.24).
Рис.24.Закладка «Прочее»
Закладка «Билеты» может быть автоматически заполнена по ранее введенным данным в информационную базу (рис.25).
Рис.25.Закладка «Билеты»
Для отражения операций по покупке билетов используется документ «Поступление билетов» из раздела «Покупки – Поступление билетов» (рис.26).
Рис.26.Поступление билетов
При создании документа выбирается нужный вид операции (рис.27).
Рис.27.Выбор вида операции
Для заполнения документа необходимо создать, заполнить и выбрать элемент справочника «Билеты» (рис.28,29).
Рис.28.Поступление билетов
Рис.29.Элемент справочника «Билеты»
Оплата билетов отражается стандартно через документ «Списание с расчетного счета».
Посмотрим движения документа «Поступление билетов» (рис.30):
- Дт 60.01 Кт 60.02 – зачтен аванс поставщику;
- Дт 76.14 Кт 60.01 – отражено приобретение билета.
Рис.30. Движения документа «Поступление билетов»
Если предварительно были отражены операции по покупке билетов в «1С:Бухгалтерии предприятия», то закладка «Билеты» заполнится автоматически. Нужно будет ее только проверить и при необходимости скорректировать счет затрат и аналитику (рис.31).
Рис.31. Итоги по документу
В нижнем правом углу отражается итоги по документу: сумма выданных авансов, сумма произведенных расходов и остаток денежных средств у подотчетного лица. В нашем примере подотчетное лицо обязано сдать оставшиеся денежные средства в кассу организации. Такая операция будет оформлена через ПКО документом «Поступление наличных».
Посмотрим движения документа «Авансовый отчет» (рис.32):
- Дт 26 Кт 71 – учтены расходы на проживание в гостинице и суточные;
- Дт 26 Кт 76.14 – учтены расходы на покупку билетов;
- Дт 19.04 Кт 71 (76.14) – отражен входящий НДС.
Рис.32. Движения документа «Авансовый отчет»
Лимит остатка кассы
Для фиксации лимита остатка денежных средств в кассе в программе «1С:Бухгалтерия» используется регистр сведений «Лимит остатка кассы». Для заполнения регистра необходимо перейти в раздел: Главное – Организации, далее открыть карточку нужной организации и пройти по гиперссылке «Лимиты остатка кассы» (рис.33).
Рис.33. Регистр сведений «Лимита остатка кассы»
Создайте запись в регистре сведений по одноименной кнопке и заполните форму. В поле «Период» указывается дата начала действия устанавливаемого лимита, а в поле «Лимит остатка кассы» указывается максимальная сумма наличных, которая может оставаться в кассе (рис.34).
Рис.34. Установка лимита остатка кассы
Проверить правильность ведения кассовой дисциплины можно с помощью отчета «Экспресс-проверка ведения учета» (рис.35).
Рис.35. Экспресс проверка ведения учета
Инвентаризация кассы
Обязанность проведения инвентаризации активов закреплена в ст.11 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402 ФЗ. Методические указания о проведении инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности закреплены в п.3 приказа Минфина РФ №49.
В программе «1С:Бухгалтерия» отсутствует документ для фиксации результатов по итогам инвентаризации и не разработана печатная форма «Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15)».
Инвентаризацию наличных денежных средств можно произвести с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», а результат инвентаризации отразить в документах:
- «Выдача наличных» – в части списания недостачи денежных средств;
- «Поступление наличных» – в части оприходования излишков денежных средств.
Оплата платежными картами
В настоящее время покупатели все чаще расплачиваются за товары и услуги с помощью платежных банковских карт. Продавец, в свою очередь, обязан выдать покупателю чек с применением контрольно-кассовой техники. Такой вариант взаиморасчетов называется эквайринг. В данном подразделе мы рассмотрим, каким образом отражаются подобные операции в программе «1С:Бухгалтерия предприятия».
Перед началом отражения операций по платежным картам необходимо активировать соответствующую функциональность. Для этого необходимо перейти в раздел: Главное – Настройки – Функциональность – Банк и касса – установить флаг «Платежные карты» (рис.36).
Рис.36. Настройки функциональности программы
Для отражения эквайринговых операций (оплата банковскими платежными картами) предназначен документ «Операция по платежной карте». Найти документ можно в разделе: Банк и касса – Касса – Операции по платежным картам (рис.37).
Рис.37. Операции по платежным картам
При создании документа следует выбрать один из трех видов операций:
- Оплата от покупателя – используется при оптовых, розничных (автоматизированная торговая точка) и интернет продажах, когда оплата производится платежными картами;
- Розничная выручка – используется при учете выручки в неавтоматизированной торговой точке при оплате платежными картами;
- Возврат покупателю – используется при возврате денежных средств покупателю.
В нашей статье мы рассмотрим пример с видом операции «Оплата от покупателя» (рис.38).
Рис.38. Выбор вида операции
Обязательным полем для заполнения является «Вид оплаты». Под каждый договор эквайринга создается отдельный вид оплат, где указываются: способ оплаты, банк-эквайер, договор эквайринга, счет расчетов и комиссия банка (рис.39, 40).
Рис.39. Заполнение вида оплаты
Рис.40.Вид оплаты
При проведении документа формируется проводка по переносу задолженности с покупателя на банк-эквайер. Денежные средства будут учитываться на транзитном счете 57.03 «Продажи по платежным картам» пока не поступят на расчетный счет организации (рис.41).
Рис.41. Движения документа «Операция по платежной карте»
При загрузке банковской выписки в «1С» сформируется документ «Поступление на расчетный счет». При проверке документа бухгалтеру следует обратить внимание на вид операции (должен быть «Поступление по платежным картам»), правильно ли рассчитана сумма комиссии и сумма без комиссии, верный ли выбран договор, а также указать счет затрат и аналитику к нему (рис.42).
Рис.42. Поступление на расчетный счет
При проведении документа сформируются следующие проводки (рис.43).
Рис.43.Движения документа «Поступление на расчетный счет»
Первая проводка отражает поступление денежных средств на расчетный счет за вычетом комиссии банка. Вторая проводка отражает сумму комиссии, удержанную банком-эквайером. Транзитный счет 57.03 закрывается.
Работа с онлайн-кассой в «1С»
Перед началом работы с онлайн-кассой необходимо активировать возможность подключения онлайн-кассы. Для этого необходимо перейти в раздел: Главное – Настройки – Функциональность – Банк и касса – установить флажок «Онлайн-касса» (рис.44).
Рис.44. Настройки функциональности программы «1С:Бухгалтерия»
Подключение кассы к «1С»
Для подключения онлайн-кассы к программе необходимо перейти в раздел: Администрирование – Подключаемое оборудование – Подключить новое (рис.45).
Рис.45. Подключение оборудования
В открывшейся форме указывается тип оборудования «ККТ с передачей данных». Выбирается драйвер оборудования из выпадающего списка, организация (если их несколько в программе), рабочее место (по умолчанию будет указан пользователь, под которым осуществляется настройка) и серийный номер ККТ. Также есть возможность указать склад, если оборудование используется в розничном магазине, и параметры отправки электронных чеков (рис. 46).
Рис.46. Экземпляр подключаемого оборудования
После заполнения формы следует нажать «Параметры подключения» для установки драйвера оборудования (рис.47, 48).
Рис.47. Установка внешней компоненты
Рис.48. Результат установки внешней компоненты
Для скачивания и установки основного компонента драйвера следует перейти на сайт поставщика (рис. 49).
Рис.49. Информационное сообщение для установки основной компоненты драйвера
После того, как драйвера будут полностью установлены, программа предложит задать настройки ККМ и выполнить тест устройства.
ККТ в обязательном порядке должна быть зарегистрирована в ФНС. Таким образом, у оборудования появляется уникальный номер.
Если вы хотите узнать больше о возможностях «1С:Бухгалтерии» или у вас возникли вопросы по функционалу работы с кассой, обратитесь к нашим специалистам с помощью формы обратной связи на сайте. Мы перезвоним вам в кратчайшие сроки.
Регистрация фискального накопителя
После успешной настройки онлайн-кассы в «1С» необходимо произвести регистрацию фискального накопителя. Сделать это можно также в программе «1С». Для этого необходимо зайти в элемент справочника «Подключаемое оборудование», перейти на закладку «Фискальные данные» и выбрать операцию «Регистрация (рис. 50).
Рис.50. Выбор операции с фискальным накопителем
В открывшейся форме указываются: ранее полученный в ФНС регистрационный номер ККТ, реквизиты организации, система налогообложения, реквизиты оператора фискальных данных (рис.51).
Рис.51. Регистрация фискального накопителя
При нажатии «Продолжить операцию» внесенная информация сохранится в карточке ККТ, а кассовый аппарат выдаст отчет. Данные из отчета необходимо указать в личном кабинете на сайте ФНС для завершения регистрации.
Работа онлайн-кассы в «1С»: пошаговая инструкция
Перед началом работы кассир должен открыть кассовую смену. Сделать это можно в разделе: Банк и касса – Управление фискальным устройством – Открыть смену (рис.52, 53).
Рис.52. Управление фискальным устройством
Рис.53. Открытие кассовой смены
Список открытых кассовых смен можно просмотреть в разделе: Банк и касса – Кассовые смены, где будет отображаться дата и время открытия кассовой смены.
В зависимости от вида операции и способа организации торговли чек можно пробить из различных документов:
- Поступление наличных;
- Выдача наличных;
- Операции по платежным картам;
- Поступление на расчетный счет;
- Списание с расчетного счета;
- Возврат товаров от покупателя;
- Розничная продажа (чек) и др.
Для пробития чека необходимо открыть учетный документ, проверить правильность его заполнения и нажать на кнопку «Принять оплату» (в некоторых документах кнопка «Чек»). При этом откроется форма, где можно выбрать способ оплаты, указать нужно ли печатать чек и принять оплату (рис.54).
Рис.54. Прием оплаты в «1С»
Для завершения работы с онлайн-кассой необходимо закрыть кассовую смену. Выполнить функцию «Закрыть смену» можно из «Управления фискальным устройством», из «Кассовой смены» или из журнала документов «Розничные продажи (чек)» (рис.55).
Рис.55. Закрытие смены
Формирование отчета кассира в «1С»
После закрытия кассовой смены автоматически формируется документ «Отчет о розничных продажах», из которого можно распечатать справку-отчет кассира по форме КМ-6.
На данный момент формирование отчета не является обязательным, но отчет может быть полезен для ведения учета внутри компании (рис. 56).
Рис.56. Отчет о розничных продажах
Итоги
Программа «1С:Бухгалтерия» позволяет отражать хозяйственные операции по кассе в соответствии с действующим законодательством. Интерфейс программы удобен и интуитивно понятен, что способствует быстрому освоению программы.
Для более качественного и безошибочного ведения учета мы предлагаем вам пройти обучение у наших специалистов, которые расскажут обо всех нюансах работы в программе, а также помогут выполнить необходимые настройки.
Касса в 1С Бухгалтерия 8.3: расходные и приходные ордера ИЛИ Как вести кассу в 1С Бухгалтерия 8?
Учет кассовых операций регламентируется указанием Центрального банка Российской Федерации от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Рекомендуем в обязательном порядке ознакомиться с ним главным бухгалтерам, кассирам и другим сотрудникам финансовой службы предприятия, работающим с кассовыми документами. Также стоит ознакомиться с указанием ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».
Получатели бюджетных средств дополнительно учитывают нормативные акты, касающиеся регулирования кассовых операций при бюджетном финансировании.
Индивидуальные предприниматели могут не вести учет кассовых операций в 1С, не должны устанавливать лимит денежных средств. При этом такие документы, как КУДР, должны вестись обязательно, т.к. не относится к кассовым.
Не обязаны устанавливать лимит денежных средств малые предприятия (численность до 100 человек и готовая выручка – до 800 млн.руб., в т.ч. микропредприятия – организации с численностью до 15 человек и выручкой до 150 млн.руб.). Остальные предприятия устанавливают лимит наличных денежных средств, при превышении которого наличные денежные средства должны сдаваться в банк. Исключение делается для денежных средств, назначение которых – оплата заработной платы и подобные выплаты. В дни выплаты зарплаты на срок до 5 рабочих дней (точный крайний срок выплаты устанавливается руководителем предприятия и указывается на платежной ведомости) допускается превышение лимита денег в кассе на суммы, предназначенные для оплаты платежных ведомостей по заработной плате, пособиям и подобным выплатам.
Поступление денежных средств в кассу оформляется Приходным кассовым орденом (сокращенно ПКО), выплаты – Расходным кассовым орденом (сокращенно РКО). Для выплаты заработной платы и т.п. следует предварительно формировать платежную ведомость или расчетно-платежную ведомость, даже если выплаты производятся одному человеку. Документооборот может вестись в бумажном или электронном варианте. В последнем случае документы должны быть подписаны электронной цифровой подписью. По итогам дня на основании ПКО и РКО формируется кассовая книга. Если в течение дня движения средств по кассе не было, формировать кассовую книгу за этот день не надо.
Предельный лимит расчетов наличными между контрагентами по одному договору составляет 100 000 рублей. Расчеты с физическими лицами осуществляются без ограничений по сумме.
Денежные средства, поступившие в кассу предприятия за счет продажи товаров, выполнения услуг, в качестве страховых премий, могут расходоваться только на следующие цели:
- Выплаты заработной платы и пособий;
- Выплаты страховых возмещений физическим лицам, оплатившим страховые взносы наличными;
- Оплата товаров, работ, услуг;
- Выдача наличных под отчет;
- Возврат денежных средств по товарам, работам, услугам, оплаченным ранее наличными средствами.
Для остальных целей наличные денежные средства следует снимать с расчетного счета в банке.
Нарушение порядка ведения кассовых операций может привести к штрафу (ст. 15.1 КоАП РФ):
- На должностное лицо – от 4 000 до 5 000 рублей;
- На юридическое лицо – от 40 000 до 50 000 рублей.
Проверкой правильности ведения кассовых операций занимаются налоговые органы РФ (ст. 23.5 КоАП РФ).
Кассовые документы в 1С
Вышеприведенная методика учета кассовых операций не является исчерпывающей и содержит основные правила работы с наличными денежными средствами.
Далее рассмотрим порядок работы с кассой на примере программного продукта 1С для автоматизации бухгалтерского учета – 1С:Бухгалтерия.
Выбираем пункты меню Банк и касса => Касса => Кассовые документы
В зависимости от версии программы настройки меню могут несколько отличаться, но в любом случае в разделе Банк и касса вы сможете получить доступ к основным кассовым документам – ПКО и РКО.
Приходный кассовый ордер
В 1С предлагается десять видов ПКО в зависимости от вводимой операции. Они следующие:
- Оплата от покупателя;
- Розничная выручка;
- Возврат от подотчетного лица;
- Возврат от поставщика;
- Получение наличных в банке;
- Получение займа от контрагента;
- Получение кредита в банке;
- Возврат займа контрагентом;
- Возврат займа работником;
- Прочий приход.
Название документов отражают их суть и имеют соответствующие настройки, например Возврат от подотчетного лица по умолчанию будет иметь корреспонденцию со счетом 71.
Вариант ПКО Прочий приход кажется универсальным, т.к. позволяет выбрать любой счет из плана счетов и провести любую операцию. Но методологи из 1С советуют пользоваться им только в крайнем случае, при нетиповых операциях, стараясь по возможности проводить документы с видами операций №№ 1-9.
Ниже приведены три варианта формы ввода ПКО. Общие правила – обязательные к заполнению поля подсвечены красной линией.
Раздел Реквизиты печатной формы может быть раскрыт или свернут при нажатии.
Если документ предполагает выбор контрагента, который не является физическим лицом, в обязательном порядке следует заполнить поле Договор.
Если надо указать больше чем один договор, воспользуйтесь функцией Разбить платеж, которая позволяет заполнить данные по нескольким договорам. В таком случае после выбора контрагента следует открыть табличную часть Разбивка платежа, выбрать договоры и указать суммы по каждому. Общий итог отразится в ПКО.
Значение поля Статья ДДС заполняется из справочника. Данный справочник позволяет добавить Наименование статьи ДДС, а вот значение Вид движения для редактирования недоступно. Если наименований слишком много и хочется сгруппировать их по папкам, следует воспользоваться кнопкой «Создать группу». Заполненное значения поля в дальнейшем будет учитываться при формировании отчетной формы № 4 «Отчет о движении денежных средств».
Заполним ПКО на поступление наличных из банка.
После проведения документа можно посмотреть проводки.
Следует отметить, что в данном случае отражено движение денег не только по кассе, но и по расчетному счету. Чтобы не получилось двойного списания денег с банковского счета, проводки вида Дт 50.01 – Кт 51 формируются кассовыми, а не банковскими документами.
Расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер, или РКО, во многом формируется по таким же правилам, как и ПКО. В 1С существуют следующие виды РКО:
- Оплата поставщику
- Возврат покупателю
- Выдача подотчетному лицу
- Выплата заработной платы по ведомостям
- Выплата заработной платы работнику
- Выплата сотруднику по договору подряда
- Взнос наличными в банк
- Возврат займа контрагенту
- Возврат кредита банку
- Выдача займа контрагенту
- Инкассация
- Выплата депонированной заработной платы
- Выдача займа работнику
- Прочий расход
При выплатах № 4-5 следует предварительно подготовить платежные ведомости, даже если оплата производится одному сотруднику.
Оформим РКО по выдаче средств подотчетному лицу.
После проведения документа можно посмотреть проводки.
Рассмотрим порядок проведения в 1С выплат по заработной плате. Сформируем платежную ведомость. Если все сотрудники по ней получили зарплату, можно воспользоваться кнопкой «Оплатить ведомость» (внизу формы), автоматически сформируется РКО.
Смоделируем ситуацию, когда по одному сотруднику зарплата депонирована, а по остальным выплачена. В бумажном варианте ведомости по депонированным суммам ставится соответствующая отметка. В 1С при учете кассовых операций следует открыть ведомость и воспользоваться кнопкой Создать на основании, затем Депонирование зарплаты. Для документа депонирования оставляем нужные нам фамилии.
После проведения документа смотрим проводки.
Возвращаемся в ведомость и по кнопке Создать на основании формируем документ Выдача наличных . Сумма будет пересчитана автоматически и станет меньше на депонированные суммы.
Проводки по выдаче зарплаты сформировались по двум сотрудникам, так и должно быть.
Депонированные суммы можно хранить в кассе только в том случае, если они не превышают лимит для хранения денежных средств. В противном случае их следует сдать в банк. Формируем РКО Взнос наличными в банк.
Результат проведения документа.
Если у вас остались вопросы по работе с ордерами, обратитесь в нашу службу поддержки, сопровождения и доработки программ 1С, оставив заявку на сайте или по телефону.
Кассовая книга в 1С 8.3
На основании ПКО и РКО, проведенных за день, сформируем кассовую книгу (Рисунок 21), которая представляет собой отчет по проведенным кассовым операциям.
Небольшое примечание: иногда при автоматизации программисты спрашивают у пользователей, в каком виде реализовать ту или иную форму – как документ или как отчет. Часто такой вопрос ставит в тупик. Поясню разницу на примере кассовых документов. ПКО или РКО являются отдельными документами, по которым существует форма ввода. Суммы в них, как правило, вносит сам пользователь, может поменять их при желании. Кассовая книга является отчетом, по ней нет формы ввода, она заполняется автоматически на основании тех данных, которые введены в документах ПКО и РКО. При внесении изменений в эти документы отчет при формировании даст уже измененные суммы автоматически.
По данному отчету можно задать необходимые настройки.
Авансовый отчет
Еще один документ, входящий в состав блока Касса в программе 1С – Авансовый отчет
Рассмотрим пример заполнения авансового отчета.
Табличная часть содержит несколько вкладок. Вкладку Авансы заполняем на основании выданного РКО.
Вкладку Товары заполняем данным о приобретенных товарах или материалах. Если в документах выделен НДС, указываем эти данные в авансовом отчете.
На вкладке Оплата показываем оплату за ранее приобретенные товары.
Более подробно про использование вкладок Товары и Оплата.
Если приобретаете единичный товар в розничном магазине, отражайте такую покупку в разделе Товары. Но допустим у вас ситуация, когда с одним и тем же поставщиком расплачиваетесь то наличкой, то по безналу. И хотите иметь корректные данные по расчетам, например, для формирования акта сверки. Тогда накладные и счет-фактуры, полученные от этого поставщика в день покупки за наличный расчет, можно провести отдельно от авансового расчета документом Поступление (акты, накладные), а в авансовом отчете отразите реквизиты ПКО, т.е. документ оплаты на вкладке Оплата.
После проведения документа можно посмотреть проводки. Сумма авансового отчета составила 10 180 рублей, т.е . перерасход 180 рублей должен будет выдан из кассы после утверждения авансового отчета.
Оплата платежными картами
Оплата платежными картами, или по-другому эквайринг – повсеместно распространенный в настоящее время способ оплаты за товары или услуги. Рассмотрим порядок проведения такой операции в 1С.
Путь по меню: Банк и касса => Касса => Операции по платежным картам.
По кнопке Создать возможны три варианта документа. Выбираем Оплата от покупателя, т.к. этот документ настроен на отражение оплаты от юридических лиц и ИП. Операции по платежным картам для розничной торговли выходят за рамки данной статьи.
Заполняем документ, здесь все довольно просто.
Смотрим проводки. Денежные средства отражены на счете 57.03.
Чтобы отразить поступление денежных средств на расчетный счет, можно на основании проведенной операции создать документ Поступление на расчетный счет.
Без комиссии банка платежи вряд ли осуществляются, поэтому разбиваем платеж на сумму оплаты и комиссию банка, указываем счет затрат для этой комиссии.
Операции с фискальным регистратором
Фискальный регистратор является техническим устройством для печати чеков, обладает фискальной памятью, подключается к компьютеру и способен работать по сети. Путь по меню для подключения Администрирование => Подключаемое оборудование.
В разделе Фискальные регистраторы следует указать драйвер устройства.
Если реального регистратора нет в наличии, для тестовых целей можно использовать эмулятор от 1С. Пример заполнения данных приведен ниже на рисунке 41.
После подключения фискального регистратора становится возможна печать чеков, например, из документов ПКО или Операция по платежной карте.
На этом мы закончили рассмотрение темы отражения приходных и расходных кассовых ордеров в программе 1С 8.3. Если у вас остались вопросы по ведению кассы в программе 1С, обратитесь к нашим специалистам по обслуживанию 1С:Предприятие, мы с радостью вам поможем.