Импорт контактов из адресной книги Outlook или создание связи с ними
Оба приложения, Access и Outlook, отлично подходят для управления личными и рабочими контактами. В связи с этим может возникнуть необходимость в импорте данных или создании связи с данными контактов Outlook в Access.
Дополнительные сведения об обратной процедуре (экспорте контактов из Access в Outlook) см. в статье Экспорт контактов в адресную книгу Outlook.
В этой статье
- Импорт контактов Outlook или создание связи с ними с помощью мастера Exchange/Outlook
- Импорт контактов с помощью текстового файла
Импорт контактов Outlook или создание связи с ними с помощью мастера Exchange/Outlook
Для импорта данных или создания связи с данными контактов Outlook можно воспользоваться мастером Exchange/Outlook. При импорте Access создает копию данных Outlook и помещает ее в таблицу Access. Изменения, внесенные в данные в одной из программ, не влияют на данные в другой программе. В то же время при связывании в Access сохраняется связь с данными Outlook. Изменения, внесенные в данные в Access, отражаются в Outlook и наоборот.
- Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.
- Если вы используете последнюю версию Microsoft 365 версии подписки Access или Access 2019, на вкладке Внешние данные в группе Импорт & Link щелкните Создать источник данных >из других источников >папку Outlook.
- Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и в раскрывающемся списке выберите пункт Папка Outlook.
- В диалоговом окне Внешние данные — Папка Outlook выберите подходящий вариант и нажмите кнопку ОК.
1. Разверните папку почтового ящика верхнего уровня. 2. Выберите папку, содержащую контакты, которые нужно импортировать в Access.
Примечание: Внешний вид мастера связи с Exchange/Outlook зависит от используемой версии Access и Outlook. Таким образом приведенный выше снимок экрана может несколько отличаться от вашего приложения.
После завершения работы мастера Access импортирует указанные данные контактов или создаст с ними связь.
Импорт контактов с помощью текстового файла
Если у вас возникли проблемы при использовании мастера (например, если мастер не импортируют требуемое поле), можно экспортировать контакты из Outlook в виде текстового файла, а затем импортировать этот текстовый файл в Access.
Шаг 1. Экспорт контактов Outlook в текстовый файл
Выполните в Outlook указанные ниже действия.
- Расположение мастера экспорта зависит от используемой версии Outlook. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Outlook.
- Если вы используете версию подписки Outlook, Outlook 2019, Outlook 2016 или Outlook 2013, на вкладке Файл нажмите кнопку Открыть & экспорт, а затем — Импорт и экспорт.
- Если вы используете Outlook 2010, на вкладке Файл выберите пункт Параметры. В диалоговом окне «Параметры Outlook» выберите пункт Дополнительно, а затем в разделе Экспорт нажмите кнопку Экспорт.
Примечание: По умолчанию Outlook сохранит этот файл в используемую по умолчанию папку документов. Если вы хотите сохранить файл в другом месте, нажмите кнопку Обзор и перейдите к папке, в которой вы хотите сохранить файл.
Outlook экспортирует содержимое выбранной папки в текстовый файл.
Шаг 2. Импорт данных контактов в Access
- Откройте базу данных Access, в которую необходимо импортировать данные.
- Расположение мастера импорта текста или связывания с текстовым файлом зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.
- Если вы используете Access 2019 или последнюю версию Access, которая предоставляется по подписке на Microsoft 365, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Создать источник данных и выберите Из файла >Текстовый файл.
- Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Текстовый файл.
- В диалоговом окне Внешние данные — Текстовый файл нажмите кнопку Обзор.
| Параметр | Значение |
| Разделитель полей | табуляция |
| Первая строка содержит имена полей | Флажок установлен |
| Ограничитель текста | « (двойные кавычки) |
Дополнительные сведения
- Сведения о том, как сохранить сведения об импорте в виде спецификации, которую можно использовать повторно, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.
- Дополнительные сведения о запуске спецификаций см. в статье Выполнение сохраненной операции импорта или экспорта.
- Дополнительные сведения о запуске спецификаций в определенное время см. в статье Планирование импорта или экспорта.
- Сведения о том, как изменить имя спецификации, удалить ее или обновить имена исходных файлов, см. в статье Задачи управления данными.
Импорт контактов в Outlook для Windows
Мастер импорта и экспорта в Outlook упрощает импорт контактов из CSV-файла.
Если вы не используетеOutlook для Windows, проверка, какую версию Outlook вы используете, а затем выберите один из следующих параметров для импорта контактов:
Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, найдите раздел Файл на ленте. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается параметр Файл, выберите вкладку Классический Outlook.
Используйте файл с разделими-запятыми (CSV) для импорта контактов в учетную запись Outlook.
Совет: Для получения наилучших результатов используйте CSV-файл в кодировке UTF-8. Эта кодировка подходит для всех языков и алфавитов.
- На боковой панели выберите
.
На ленте выберите Управление контактами >Импорт контактов.
Примечание: Если файл имеет другую кодировку, отличную от UTF-8, средство импорта может неправильно распознать и отобразить текст. Поэтому в средстве импорта будет показано несколько примеров контактов из файла, чтобы вы могли убедиться в правильности и читаемости текста. Если текст отобразится неправильно, нажмите кнопку Отмена. Для продолжения вам потребуется файл в кодировке UTF-8. Преобразуйте CSV-файл в кодировку UTF-8 и перезапустите импорт. Дополнительные сведения о кодировке UTF-8 см в статье Почему меня должна беспокоить кодировка UTF-8?
Почему меня должна беспокоить кодировка UTF-8?
Как правило, при импорте контактов нет необходимости вникать в технические аспекты хранения текста в CSV-файле. Однако если контактные данные содержат символы, которые отсутствуют в английском алфавите, например греческие, кириллические, арабские или японские, при импорте контактов могут возникнуть проблемы. Поэтому при экспорте контакты следует сохранить в файле с кодировкой UTF-8, если такая возможность будет доступна.
Если контакты невозможно экспортировать в кодировке UTF-8, экспортированный CSV-файл можно преобразовать с помощью Excel или сторонних приложений. Инструкции будут отличаться в зависимости от приложения и его версии.
Преобразование CSV-файла в кодировку UTF-8 с помощью Microsoft Excel 2016
- В Excel создайте новый пустой документ (книгу).
- В меню Данные выберите пункт Из текстового/CSV-файла. Выберите экспортированный CSV-файл (чтобы его увидеть, может потребоваться выбрать тип файла Текстовые файлы (. csv)). Нажмите кнопку Импорт.
- В открывшемся диалоговом окне в поле Кодировка файла выберите кодировку, которая обеспечит правильное отображение текста, например Кириллица (Windows 1251), и нажмите кнопку Загрузить.
- Убедитесь в правильности отображения символов в Excel.
- На вкладке Файл выберите пункт Сохранить как. Введите имя файла и выберите тип файла CSV UTF-8 (разделитель — запятая) (*.csv).
- Нажмите кнопку Сохранить.
- В верхней части ленты Outlook выберите Файл. Если на ленте нет элемента Файл в верхнем левом углу, вы используете более позднюю версию Outlook. См . статью Какая версия Outlook у меня есть? чтобы получить инструкции по импорту для вашей версии Outlook.
Выберите Открыть и экспортировать >Импорт и экспорт. Запустится мастер импорта и экспорта.
Выберите Импортировать из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее.
Выберите Значения, разделенные запятыми и нажмите Далее.
В диалоговом окне Импорт файла найдите файл с контактами и дважды щелкните его.
- Заменять дубликаты при импорте. Если контакт есть в Outlook и вашем файле, Outlook удаляет сведения о контакте и использует данные из файла. Это значение следует выбирать, если сведения о контактах в файле являются более полными или актуальными, чем в Outlook.
- Разрешить создание дубликатов. Для контактов, присутствующих и в Outlook, и в файле, Outlook создает дубликаты: один с исходными данными Outlook, а другой — с данными, импортированными из файла. Позже можно объединить эти сведения и удалить дубликаты. Этот вариант применяется по умолчанию.
- Не импортировать дубликаты. Если контакт есть в Outlook и в файле, Outlook сохраняет сведения о контакте и удаляет данные из файла. Этот вариант следует выбирать, если сведения о контактах в Outlook являются более полными или актуальными, чем в файле.
Нажмите кнопку Finish (Готово).
Outlook сразу же начнет импорт контактов. Когда индикатор хода выполнения импорта исчезнет, это означает, что импорт завершен.
Чтобы просмотреть свой список контактов, в нижней части Outlook щелкните значок Люди.
Как импортировать контакты в Outlook
Со временем, при частом использовании электронной почты, у большинства пользователей формируется список контактов, с которыми ведется переписка. И пока пользователь работает с одним почтовым клиентом, он свободно может пользоваться этим самым списком контактов. Однако, что делать, если возникла необходимость перейти на другой почтовый клиент – Outlook 2010?
Чтобы заново не создавать список контактов, в Outlook есть полезная функция, которая называется «Импорт». А как пользоваться этой функцией мы рассмотрим в этой инструкции.
Итак, если у ваз возникла необходимость перенести контакты в Outlook 2010, то следует воспользоваться мастером импорта/экспорта контактов.
-
Для этого необходимо перейти в меню «Файл» и кликнуть по пункту «Открыть». Далее, в правой части находим кнопку «Импорт» и нажимаем ее.
Импорт адресов и почты интернета
Если вы выбрали пункт «Импорт адресов и почты интернета», то в этом случае мастер импорта/экспорта предложит вам два варианта – это импорт из файла контактов приложения Eudora, и импорт из Outlook 4, 5 или 6 версии, а также почты Windows.
-
Выбираем нужный источник и отмечаем флажки на против нужных данных. Если вы собираетесь импортировать только контактные данные, то для этого достаточно отметить только пункт «Импортировать адресную книгу» (как показано на скриншоте выше).
Импорт из другой программы или файла
В случае, если вы выбрали пункт «Импорт из другой программы или файла», вы сможете загрузить контакты как из почтового клиента Lotus Organizer, так и данные из Access, Excel или обычного текстового файла. Также здесь доступен импорт из предыдущих версий Outlook и системы управления контактами ACT!.
-
Выбрав нужный способ импорта, кликаем по кнопке «Далее» и здесь мастер предлагает выбрать файл с данными (в случае, если вы импортируете из предыдущих версий Outlook, то мастер попытается найти данные самостоятельно). Также, здесь необходимо выбрать одно из трех действия для дубликатов.
Итак, мы с вами рассмотрели, как импортировать контакты в Outlook 2010. Благодаря встроенному мастеру сделать это достаточно просто. Благодаря этому мастеру можно импортировать контакты как из специально подготовленного файла, так и из предыдущих версий Outlook.
Денис Вам помогли мои советы?
Как загрузить контакты в Outlook 2010
Microsoft Outlook 2010 — один из самых популярных почтовых клиентов, который также позволяет управлять контактами. Если вы хотите импортировать свои контакты в Outlook 2010, это совсем несложно. Мы подготовили для вас подробную инструкцию по загрузке контактов, которая поможет вам справиться с этой задачей без проблем.
Первым шагом для загрузки контактов в Outlook 2010 является подготовка файла с контактами. Необходимо сохранить контакты в формате CSV или Excel. Если ваши контакты хранятся в другом приложении или веб-сервисе, возможно, вам придется сначала экспортировать их в один из этих форматов.
После того, как у вас есть файл с контактами в нужном формате, откройте Outlook 2010 и выберите вкладку «Файл» в верхнем меню. В выпадающем меню выберите пункт «Открыть», а затем «Импорт/экспорт».
В появившемся окне выберите пункт «Импортировать из другой программы или файла» и нажмите «Далее». Затем выберите «Файл с разделенными значениями» или «Файл Microsoft Excel» в зависимости от формата вашего файла с контактами, и снова нажмите «Далее».
Перейдите в раздел «Файл» и выберите «Открыть и экспорт»
Если вы хотите загрузить контакты в Outlook 2010, первым шагом является открытие программы и переход в раздел «Файл». Это предоставляет доступ к различным функциям импорта и экспорта данных, включая возможность загрузить контакты.
Чтобы перейти в раздел «Файл», выполните следующие действия:
- Откройте Microsoft Outlook 2010 на вашем компьютере.
- В верхней левой части окна найдите вкладку «Файл» и щелкните на ней мышью.
После того как вы перешли в раздел «Файл», появится список доступных функций. Для загрузки контактов вы должны выбрать опцию «Открыть и экспорт». Чтобы это сделать, выполните следующие действия:
- В списке функций раздела «Файл» найдите пункт «Открыть и экспорт».
- Щелкните на пункте «Открыть и экспорт» мышью.
После выполнения этих действий откроется новое окно с различными опциями импорта и экспорта данных. Здесь вы сможете выбрать способ загрузки контактов в Outlook 2010.
Дополнительно вы можете использовать сочетание клавиш «Ctrl+Shift+F» для быстрого доступа к разделу «Открыть и экспорт».
Теперь, когда вы перешли в раздел «Открыть и экспорт», вы можете продолжить процесс загрузки контактов в Outlook 2010, следуя дальнейшим инструкциям и выбирая соответствующие опции.
Выберите «Импорт из других программ или файлов» и нажмите «Далее»
После того как вы открыли программу Outlook 2010, нужно выбрать пункт меню «Файл» в верхнем левом углу окна программы. Затем выберите «Открыть» и нажмите на кнопку «Импорт».
В появившемся диалоговом окне выберите опцию «Импорт из других программ или файлов» и нажмите кнопку «Далее».
На следующем шаге вам необходимо выбрать файл, из которого вы хотите импортировать контакты. Вы можете выбрать файл с расширением CSV (запятая разделитель), PST (файл Outlook) или Excel. Если у вас уже есть файл с контактами, сохраненный в одном из этих форматов, выберите соответствующую опцию и нажмите «Далее».
Далее вам может потребоваться указать путь к файлу, если он не отображается автоматически. Нажмите на кнопку «Обзор», чтобы выбрать файл на вашем компьютере, а затем нажмите «Далее».
После выбора файла вам может потребоваться указать, какие элементы вы хотите импортировать. На этом шаге вы можете выбрать только контакты или также импортировать календарь, сообщения электронной почты и прочие элементы. Выберите необходимые опции и нажмите «Далее».
В последнем диалоговом окне вы можете выбрать папку, в которую будут импортированы ваши контакты. Вы также можете создать новую папку или выбрать существующую. После выбора папки нажмите «Завершить», чтобы начать процесс импорта.
После завершения импорта ваши контакты будут добавлены в Outlook 2010 и отображены в списке контактов программы.
Вопрос-ответ
Какой формат файла следует выбрать для импорта контактов в Outlook 2010?
Для импорта контактов в Outlook 2010 следует выбрать файлы типа CSV. CSV (Comma-Separated Values) является универсальным форматом, позволяющим сохранять данные таблицы (в том числе контакты) в виде текста, разделённого запятыми. Этот формат поддерживается большинством программ, включая Outlook 2010, и обеспечивает скорую и надёжную передачу данных между различными системами.
Где найти файл CSV с контактами?
Файл CSV с контактами можно найти на вашем компьютере или скачать с интернет-ресурсов. Если вы создавали или экспортировали контакты из другой программы (например, Microsoft Excel или Google Контакты), то обычно вы можете сохранить их в формате CSV. Проверьте папку, в которой вы обычно сохраняете файлы, либо воспользуйтесь функцией поиска на вашем компьютере. Если же вы скачиваете файл CSV из интернета, то обычно он сохраняется в папку «Загрузки».