Правила ведения нумерации документов в 1С 8.3
Очень часто у пользователей, работающих в программе 1С, независимо от используемой конфигурации возникают вопросы, связанные с нумерацией документов: по какому принципу создается номер, как его изменить обозначения в нумерации, как изменить уже созданный номер документа и тому подобное. В этой статье я расскажу о правилах ведения нумерации документов в 1С и тем самым отвечу на основные вопросы, связанные с этой темой.
Нумерация документов в 1С 8.3 строится по единому принципу. Номер документа состоит их 11 символов. Разберем на примере номера ЮПБА-000603.
• ЮП — это префикс организации. Префикс организации устанавливается в карточке организации в виде буквенных символов и автоматически подставляется в номер. Данное обозначение используется при ведении двух или более организаций в рамках одной базы, с целью разделения номеров документов этих организаций. Если в базе ведется учет только одной организации, то префикс заполнять не обязательно, в документ вместо буквенного обозначения будет подставлено 00.
• БА — префикс этой информационной базы – указывается в базе при настройке синхронизации с другими базами и предназначен для определения программы, в которой были введены документы и избежать дублирования данных. Если обмен с другими базами не осуществляется, то префиксы можно не заполнять, в этом случае программ подставит значение 00.
• Знак ‘-‘ не изменен, используется для разделения номера. При выводе печатных форм из документов программы левая часть номера (до «-») не будет выводиться.
• 000603 — оставшиеся 6 символов в правой части номера заполняются по возрастанию, начиная от 000001.
Заполнение номера документа происходит при записи созданного документа и при последующей работе с этим документом не изменяется.
Для того что бы внести исправление в уже заполненное значение в поле «Номер» необходимо начать редактировать значение и тогда программа выдаст сообщение «Номер заполняется при записи автоматически. Продолжит редактирование?» Нажимаете «Да» и вносите исправления.
При этом выполняется проверка на дублирование номеров, и ввести номер, который уже используется в программе, не получится. При проставлении номеров, программа ориентируется на номер с наибольшим порядковым значением и создает следующий. Т.е. если в программе вы документ 0000-000500 исправили на 0000-000600, то следующий документ будет записан с номером 0000-000601. И даже если вы допустите ошибку в количестве символов (например, 0000-060), то система следующие номера будет проставлять с тем же количеством символов (0000-061).
Для пользователей 1С, работающих в конфигурации «Бухгалтерия предприятия 3.0» есть приятный бонус в виде сервиса «Экспресс-проверка ведения учета», который проверяет номера приходных и расходных кассовых ордеров и счетов-фактур на соответствие рекомендованному порядку ведения нумерации. Сам порядок описан в качестве предмета контроля проверки и если он нарушен, то сервис сообщит об ошибке, укажет возможные причины и поможет в автоматическом режиме внести исправления. Находится данный сервис в разделе «Отчеты» → «Экспресс-проверка».
Смотрите видео-инструкции на канале 1С ПРОГРАММИСТ ЭКСПЕРТ
1С Бухгалтерия: нумерация и перенумерация документов
Номер – обязательный идентификационный признак любого документа, поэтому в «1С» документация обязательно снабжается – помимо времени составления и даты, — таким специальным реквизитом, как номер. Нумерация обеспечивает порядок и логику операций с данными, и в «1С» она полностью автоматизирована. Рассмотрим, как произвести настройку нумератора с тем, чтобы нумерация документов в «1С 8.3 Бухгалтерия 3.0» производилась корректно, и чтобы порядок не был нарушен разного рода «пользователями», который так любят менять номера на привычные, вручную.
Настройка нумерации документов в «1С 8.3 Бухгалтерия»
Это «сфера» ответственности встроенного в ПО нумератора. Он «отвечает» за то, чтобы в системе не появлялось дублей, документов с одинаковыми номерами, и чтобы после сохранения документа в журнале следующий приобретал автоматически следующий по порядку номер. Итак, настроем нумератор как объект метаданных, определяющий порядок нумерации документов в программе «1С:Бухгалтерия 8.3».
Подлежащий обработке документ открываем в «Конфигураторе», идем на вкладку «Нумерация», чтобы провести ревизию настроек и задать новые. Тут можно задать автонумерацию в принципе, а также контроль длины номера в символах, тип номера – число или строка, — и периодичность – непериодический (сплошная нумерация), в пределах года, квартала, месяца, дня.
Несколько слов об установках. Если вы отметите чекбокс, включив «Автонумерацию», то создаваемый документ получает следующий номер, по порядку, причем этот номер сохранит уникальность в пределах, определенных в выпадающем меню «Периодичность». В этом поле можно задать период гарантированной уникальности номера – год, квартал, месяц, день. Обновился период – и нумерация начинается заново.
«Длина номера» позволяет ограничить количество символов, задав максимальную длину. Поставив чекбокс «Контроль уникальности», мы включим проверку этого показателя: каждый раз, сохраняя документ, «1С» будет проверять уникальность присваиваемого номера.
Настройка «Тип номера» определяет, формируется ли номер в виде строки или числа. Например, необходимо ввести в номера символ, букву – выбираем тип «Строка». Если же выбран тип «Число», то все документы будут получать только числовой номер – на нашем примере: не более 11-ти символов, с годичным периодом. То есть по окончании года нумерация пойдет заново.
Рассмотрим настройки нумератора, основная функция которого — нумерация документов в «1С 8.3 Бухгалтерия 3.0». Используя его, можно присвоить номера для нескольких типов через дерево «Документы» — «Нумераторы».
Дважды щелкаем по позиции «Нумератор», чтобы изучить панели свойств и характеристики, скажем, нумерации документов персонифицированного учета, в нашем примере присваиваются строчные номера (т.е. допустимы буквы и символы), максимальная длина – 11 символов, гарантия уникальности – год, контроль уникальности включен.
Желаете создать собственный нумератор – не вопрос, воспользуйтесь кнопкой «Добавить» или «быстрой клавишей» «Insert», свойства назначаются двойным щелчком по созданной позиции.
Созданный нумератор станет доступен в настройках документа, поле «Нумератор» и три точки. Задайте его для тех документов, для которых подходят именно эти свойства плюс сквозная нумерация. Обратите внимание на окно справа: в свойствах документа не заданы параметры нумерации. Можно выбрать нумератор из списка.
Таким образом, создавая и назначая нумератор в свойствах документов, можно задавать для разных групп уникальные способы, или назначать целым массивам одинаковую нумерацию.
Как перенумеровать документы в 1С 8.3 Бухгалтерия
ВНИМАНИЕ: перенумерация документов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 – также как в классическом «ручном» учете, — может стать причиной несовпадения номеров ранее выданной первички и зарегистрированной в программе документации.
Чтобы произвести перенумерацию документов – платежных кассовых, расчетных кассовых, счетов-фактур, — задействуем отчет «Экспресс-проверка», который находится в разделе «Отчеты».
Откроется окно настройки, в котором укажем период проверки. Далее нажимаем кнопку «Показать настройки» и снимаем отметки со ВСЕХ разделов, исключая:
- «Операции по кассе»;
- «Соблюдение нумерации ПКО»;
- «Соблюдение нумерации РКО»;
- «Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость»
- «Соблюдение нумерации счетов-фактур».
Щелкаем по кнопке «Выполнить проверку».
Выведенный отчет можно изучить в деталях, щелкнув по «+», которым помечены подразделы, и получить:
- информацию о результатах проверки;
- сообщение относительно возможных причин ошибок;
- рекомендации по устранению.
На скриншоте видно, что предупреждение «Обнаружены ошибки» касается именно погрешностей нумерации. Отличный повод рассмотреть, как производится в «1С Бухгалтерия 8.3» перенумерация документов на примере «Поступление наличных». Обратившись к подразделу «Соблюдение нумерации ПКО», щелкаем по гиперссылке «Автоматическая перенумерация документов» в «Рекомендациях». Открывается форма «Перенумерация «Поступление наличных»».
Обратите внимание, что «1С» уже установила рекомендуемый показатель в поле «Начальный номер» — именно с восьмерки предполагается осуществить перенумерацию. Разумеется, вы можете изменить этот показатель. Также обязательно проверьте корректность заполнения колонок в таблице «Перенумерация «Поступление наличных»». Если требуется больше информации по конкретному ПКО, то выберите его и щелкните «Открыть». Если все устраивает, то щелкаем «Продолжить». Программа выполнит перенумерацию и откроет форму. Тут можно провести сравнение новых и старых номеров документов. Результат устраивает — даем команду «Закрыть».
Если необходима помощь в настройке, доработке, обновлению, обслуживанию, сопровождению программ «1С» то обращайтесь к нашим специалистам!
- Печать ценников и этикеток в 1С 8.3 Розница 2.3 из номенклатуры
- Установка цен номенклатуры в 1С 8.3 Розница: как настроить и поменять цены
- Больничный в отпуске в 1С 8.3 ЗУП
- Расчет больничного в 1С 8.3 ЗУП
- Индексация зарплаты в 1С 8.3 ЗУП
ТОП ПРОДАЖ
- 1С:Бухгалтерия 8
- 1С:Управление нашей фирмой 8
- 1С:Управление торговлей 8
- 1С:Управление предприятием 2
- 1С:ЗУП 8
- 1C:Учет путевых листов и ГСМ
- 1С:Учет в управляющих компаниях
- Электронные поставки 1С
Облачные сервисы
- 1С:Фреш
- 1С:Готовое рабочее место
- 1С:ЭДО
- Маркировка товаров
- 1С:Отчетность
- 1C:Товары
- 1C-Ритейл Чекер
Обработка перенумерации документов 1С (8.2 и 8.3)
Многим известна ситуация когда сбилась нумерация документов 1С и ее необходимо восстановить, исправить. Изменять нумерацию документов 1С вручную возможно, но если документов очень много, то сделать это становится весьма проблематично и без помощи программиста не обойтись. Представляем вам обработку перенумерации документов 1С. Обработка позволяет быстро изменить нумерацию документов 1С самостоятельно и автоматически таким образом, как нужно именно вам.
Обработка перенумерации документов 1С адаптирована к работе как на «обычных», так и на «управляемых» формах, т.е. работает в любых конфигурациях 1С на платформе 8.2 и 8.3!
Для запуска обработки выберите в главном меню:
Файл → Открыть → [Указать файл обработки] → Открыть (подробнее см. инструкцию)
Перед использованием обработки рекомендуется сделать резервную копию базы, т.к. после перенумерации старые номера документов восстановить не получится.
Инструкция по использованию в 1С 8.2 (На примере 1С: Управление торговлей 10.3)
Инструкцию для 1С 8.3 можно посмотреть тут.
В нашем примере мы заранее для наглядности открыли форму списка документа «Заказы покупателей» (разумеется, вы можете выбрать любой другой документ); 1 — Открываем нашу обработку «Изменение нумерации документов 1С». 2 — Указываем тип документа. 3 — Выделяем правильный. 4 — Подтверждаем кнопкой «ОК».(см. рис. ниже ↓)
5 — Указываем префикс (то что должно стоять в начале номера, это могут быть буквы, заглавные или строчные, а также цыфры, с дефисом или без, как вам будет угодно), начальный номер и длинна номера — все это интуитивно понятно и не требует детального разбора (можете не менять нечего и тогда у вас будет простая нумерация: 00000000001, 00000000002, 00000000003, …и так далее). Обработка имеет расширенные настройки для более тонкого отбора документов и предварительного просмотра, достаточно поставить галку напротив и на форме появится возможность создания дополнительных настроек. (В текущей инструкции рассматривается только основной функционал обработки и сообщается что обработка имеет более расширенный функционал, нежели тот который изображен на рисунках.) 6 — Нажимаем «Перенумеровать». 7 — Подтверждаем, принятие необратимости последствий (обработка не восстанавливает нумерацию назад как было! Поэтому рекомендуем перед использованием данной обработки сделать резервную копию базы 1С). (см. рис. ниже ↓)
Наконец-то результат. Поздравляем вас с новой нумерацией документов 1С! (см. рис. ниже ↓)
Видеоинструкция по использованию обработки:
Настройка нумерации документов в 1С Документооборот
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
10 000 руб.
Настройка 1С:Документооборот
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
от 2 800 руб.
Консультации по 1С:Документооборот
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
от 1 450 руб.
Внедрение 1С ЭДО
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Для поиска и упорядочивания документов, как правило, используется нумерация. Номер в документах может быть достаточно сложным и состоять из нескольких элементов, поэтому давайте разберемся, как правильно настраивается автоматическая нумерация документов в системе 1С:Документооборот.
Для настройки нумерации в разделе «Нормативно-справочная информация» переходим в меню «Нумераторы».
В реестре нумераторов отображаются все нумераторы, внесенные в систему.
В реестре желтыми точками отмечены предопределенные нумераторы. Их можно изменять, но нельзя удалить.
Нумератор в 1С Документооборот представляет собой конструктор, где можно собрать любой необходимый нумератор из предустановленных элементов. Сложность и состав при этом может быть совершенно произвольный, а ограничен только длиной поля «Номер в документах», то есть тридцатью символами. В нумераторе можно использовать любые печатные символы, среди которых наиболее используемые – дефис и косая черта.
Внизу в карточке для более точного составления нумератора можно увидеть пример того, что в результате получится в номере. В качестве элементов нумератора могут быть применены аналитики, расположенные в правой части окна настройки.
Давайте разберемся, что каждый из них значит:
- Номер – номер по порядку в пределах периода нумератора, обязательный элемент;
- День месяца – текущее число месяца, 2 знака;
- Номер месяца – номер текущего месяца, 2 знака;
- Номер квартала – номер текущего квартала, 2 знака;
- Год (2 знака) – текущий год, последние два знака, например, текущий год – 19;
- Год (4 знака) – текущий год, например, 2019;
- Индекс вида документа – десятизначный строковый индекс вида документа, который нумеруется данным нумератором. Указывается в карточке Вида документа.
- Индекс подразделения – десятизначный строковый индекс подразделения, указанного в реквизите «Подразделение документа», которому будет присваиваться номер по правилам этого нумератора. Автоматически при создании документа в этот реквизит проставляется подразделение автора документа. Указывается в карточке подразделения.
- Индекс контрагента – десятизначный строковый индекс контрагента, будет подставляться, если в виде документа установлен признак учета по контрагентам. Указывается в карточке контрагент.
- Индекс организации – десятизначный строковый индекс организации, которой принадлежит документ. Указывается в карточке организации.
- Индекс вопроса деятельности – десятизначный строковый индекс вопроса деятельности, указанного в документе. Будет подставляться, если в настройке системы установлен признак использования вопросов деятельности. Указывается в карточке вопроса деятельности.
- Индекс номенклатуры дел – десятизначный строковый индекс заголовка номенклатуры дел, присвоенного документу, будет подставляться, если в настройке системы установлен признак использования номенклатуры дел. Указывается в карточке заголовка дела.
- Индекс проекта – десятизначный строковый индекс проекта, указанного в одноименном реквизите документа, будет подставляться, если в настройке системы установлен признак «Вести учет по проектам». Указывается в карточке проекта.
- Номер связанного документа – номер документа, указанного на закладке «Связи». При добавлении этого элемента в нумератор система попросит указать тип связи, которая будет учитываться в нумераторе.
- Индекс ответственного – десятизначный строковый индекс ответственного за документ, указанного в одноименном реквизите документа. Указывается в карточке пользователя.
Обратите внимание, все вышеперечисленные индексы – индекс вида документа, индекс подразделения, индекс контрагента, индекс организации, индекс вопроса деятельности, индекс номенклатуры дел, индекс проекта, индекс ответственного, – изначально в карточках соответствующих объектов отсутствуют. Они становятся видимыми при добавлении того или иного индекса в какой-либо нумератор.
Далее в нумераторе необходимо настроить периодичность – период, по окончании которого элемент «Номер» будет начинаться опять с 1. Например, установив период в год, можно быть уверенным, что с 1 января каждого года счетчик будет начинаться с начала – с единицы.
Если настроить непериодический нумератор, то счетчик «Номер» обнуляться не будет. На следующей закладке настраиваются документы, для которых будет действовать данный нумератор.
Здесь же можно конкретно указать, для каких видов документов будет действовать нумератор, для каких подразделений, контрагентов, проектов или вопросов деятельности. По этим объектам в нумераторе используются индексы. Также эту настройку можно выполнить из карточки каждого объекта по ссылке «Настройка нумерации».
На последней закладке настройки нумератора устанавливаются разрезы независимой нумерации – организация, связанный документ, подразделение, проект, вопрос деятельности или вид документа.
Если установить данный признак, по этому разрезу будет вестись независимый счетчик «Номер». Например, если установить независимую нумерацию по связанному документу для Дополнительных соглашений, то их нумерация будет вестись независимо по каждому договору, с которым установлена соответствующая связь.
Нумератор – очень важный и крайне полезный механизм системы электронного документооборота. 1С:Документооборот, предоставляет пользователям широкие возможности по настройке, что позволяет максимально эффективно использовать эту систему для управления документами в организациях любого масштаба.