Как изменить связи в powerpoint

• Если вы знаете новое расположение связанного внешнего файла, щелкните Изменить источник, перейдите в новое расположение внешнего файла и нажмите кнопку Открыть. В списке Ссылки выберите правильный путь к связанному листу и нажмите кнопку Обновить.
• Если вы не знаете, что произошло с внешним файлом, нажмите кнопку Разорвать связь. Содержимое по-прежнему будет отображаться на слайде, но оно будет внедрено в презентацию, а не связано. Например, в случае с диаграммой Excel данные диаграммы, отображаемые на слайде, становятся статическими при разрыве связи. Если вы хотите обновить исходный лист, на котором основана диаграмма, диаграмма больше не будет обновляться как исходный лист.

См. также

• Копирование диаграммы Excel в другую программу Office
• Создание диаграммы с использованием рекомендуемых диаграмм
• Создание диаграммы от начала до конца
• Удаление и отключение гиперссылок

Excel Store

Обновление презентации с правкой существующих связей

Краткое описание

Макрос предназначен для автоматического обновления презентаций с предварительным изменением связей на существующие (внедренные) excel-объекты: заголовки, таблицы, диаграммы.

Подробное описание

Представьте ситуацию. Вы создали презентацию в PowerPoint. В презентации используются связанные excel-файлы, хранящиеся на вашем ПК (например, связанная диаграмма, связанный заголовок или связанная таблица). Это очень удобно: не надо каждую неделю/месяц вставлять данные объекты повторно, достаточно открыть презентацию, обновить связи и свежая (обновленная) презентация готова.

Всё отлично работает до тех пор, пока вы не ушли в отпуск или пока не передали ведение вашей презентации другому человеку. Загвоздка в том, что PowerPoint сохраняет ссылки (связи) на внедренные вами объекты. Соответственно, когда другой сотрудник откроет вашу презентацию, то связанные объекты (таблицы, графики, диаграммы) будут по-прежнему ссылаться на excel-файлы, расположенные на вашем ПК.

Очевидных решений здесь два:

1. Новый сотрудник копирует все связанные excel-файлы на свой ПК, открывает данные excel-файлы и только потом открывает саму презентацию. После данной манипуляции PowerPoint определит, что все нужные (связанные) excel-файлы открыты, увидит (считает) новые пути к связанным файлам и впредь (после сохранения) будет использовать уже обновленные директории.
2. Изначально хранить все связанные excel-файлы в сетевой папке. Тогда, открыв презентацию на любом ПК, всё будет работать как обычно — линки на связи всегда одни и теже. Главное, чтобы сотрудники, обновляющие презентацию, имели доступ к исходному сетевому каталогу.

Решения хоть и очевидные, но есть и минусы:

1. Есть вероятность, что кто-то забудет сперва открыть excel-файлы, и как следствие, PowerPoint не сможет обновить связанные объекты.
2. Не у всех бывает доступ к исходному сетевому каталогу.
3. Одноименный сетевой каталог, например, для штаб-квартиры, не всегда будет ссылаться на тот же ресурс для регионов/филиалов.

Другая ситуация. Вы ведете сводную презентацию, исходные слайды для которой обновляют несколько регионов или подразделений. Формат слайдов настроен, нужные графики/таблицы внедрены. Всё, что требуется от коллег, это в связанных excel-файлах указать свои (функциональные/региональные) данные, обновить презентацию и отправить PPT вам обратно. Решения и связанные с ними минусы аналогичны тем, что были указаны выше.

В качестве альтернативного решения вышеуказанных и им подобных ситуаций был написан макрос, который необходимо внедрить в один из ваших excel-шаблонов. Запускать макрос имеет смысл, когда все нужные данные в связанные excel-файлы внесены и сами файлы сохранены.

Алгоритм обновления презентаций с учетом данного макроса: пользователь в excel-файле нажимает кнопку «Обновить презентацию», макрос сам открывает необходимый ppt-файл, обновляет связи/слайды, сохраняет внесенные изменения и закрывает презентацию.

Из дополнительных функций в макросе предусмотрены:
— проверка количества открытых презентаций (решение проблемы пустого серого окна ppt),
— проверка существования исходных файлов, связь с которыми мы пытаемся обновить (если файл не существует, появится соответствующее уведомление),
— проверка наличия самой презентации перед стартом работы макроса.

Название презентации, в которой обновляем связи/слайды прописано в коде VBA (в самом начале кода). При желании данную функциональность легко можно вынести на лист excel.

Требований для работы макроса всего два:

1. весь пакет файлов (excel + ppt) должен лежать в одной папке
2. не менять название презентации и связанных с ней excel-файлов (в случае изменений необходима правка vba-кода)

При возникновении вопросов касательно работы макроса, его доработки или помощи по внедрению кода в ваш excel-шаблон — обращайтесь. Будем рады помочь.

Excel Store

Надстройка позволяет в удобном режиме просматривать и редактировать связи в файле PowerPoint. Основное применение — «клонирование» презентаций (например, с одинаковой структурой, но на разные филиалы/регионы), когда стоит задача оперативно и быстро изменить типовые (шаблонные) связи на пользовательские.

Подробное описание

Как правило, если какую-либо презентацию вы делаете с определенной периодичностью (раз в неделю, раз в месяц и тд.), то удобно использовать заранее подготовленный шаблон данной презентации. Так сказать, ее «скелет», в котором настроены основные слайды и связи на нужные вам файлы (листы, таблицы, диаграммы excel).

Например, имеем один шаблон филиальной презентации, из которого делаем 5-10-20 и более презентаций под каждый филиал. Структура и слайды уже готовы, остается только подправить связи. Вот тут-то и возникает проблема. Оказывается в PowerPoint связи так просто не изменить. Казалось бы, нужно просто в пути связи изменить слово «СПБ» на «ПСКОВ» и нужная диаграмма подтянется. Но к сожалению, в функциях PowerPoint такой возможности не предусмотрено.

Чтобы не проделывать данное упражнение руками, вы можете использовать надстройку «Update Link» (см. ссылку вверху страницы). Установка осуществляется стандартно: «Файл — Параметры — Надстройки PowerPoint». При желании можно и не устанавливать. Достаточно открыть редактируемый шаблон (файл) презентации PowerPoint, а потом просто открыть файл надстройки.

В результате получаем панельку:

Select Link: Позволяет выгрузить список всех связей. При необходимости можно фильтровать список связей перед выгрузкой. Полученный список можно скопировать в блокнот, эксель и тп. для просмотра (поиска) нужного фрагмента.
Update Link: Собственно замена связей. Указываете фразу или слово, которое требуется найти и фразу, на которое требуется заменить.

Для удобства обновления можно сперва «выбрать» существующие связи функцией «Select Link», посмотреть как выглядит фрагмент для поиска и уже по нему делать замену.

В обоих модулях поддерживается выбор режима работы:

1. Поиск/замена во всей презентации
2. Поиск/замена только в выделенных слайдах

Обратите внимание:

1. PowerPoint при замене связей соединяется с новым (подключаемым) файл, поэтому очень желательно перед запуском макроса открыть новый и старый связанный файл. Это существенно экономит время при обновлении
2. Полный путь связанного файла может выглядеть вот так:
   C:\ \Folders\Managment Report by Filials\Files\Источники\СевЗап\СЗР.xlsx!SPb![СЗР.xlsx]SPb Ch1
   Поэтому при замене очень важно изменить как путь к файлу, так и системное название листа (в данном примере это кусок: [СЗР.xlsx]SPb). В общем, обращайте на это внимание. Здесь опять же можно воспользоваться функцией «SelectLink» и увидеть полные линки связанных файлов.
3. Замена осуществляется строго по указанному слову или фразе, т.е. без учета масок: *, ? и тп.

Комментарии ( )

Анна Катанугина 21 ноября 2016, 17:00 # ↓ 0

Надстройка не сработала.

Есть подозрение (родилось из целей и задач см. на самом верху страницы), что диаграммы должны быть вынесенными, а не встроенными. А у меня все встроенные.
Увы.

Maxim 13 февраля 2017, 23:31 # ↑ ↓ 0

По-хорошему, тут надо протестировать на вашем примере. Если вопрос еще актуален, присылайте ваш файл, посмотрю.
А так данная надстройка вполне успешно себя зарекомендовала в моей повседневной деятельности. Связи находятся и меняются успешно, проблем, озвученных вами, не наблюдалось.

Вячеслав 30 октября 2017, 11:01 # ↓ 0

Очень помогла бы, просто очень. Сотни ссылок в презентации, надо поменять — а надстройка не видит диаграмм, таблицы меняет, а диаграммы нет.

Нет варианта с диаграммами?

Maxim 01 ноября 2017, 11:03 # ↑ ↓ 0

Спасибо за замечание. Сейчас готового варианта для работы с диаграммами нет.
Обязательно реализую указанную доработку в следующем обновлении надстройки.

Как изменить связи в powerpoint

= Мир MS Excel/Статьи об Excel

МЕНЮ САЙТА
Информация о сайте
Развите сайта
Приемы работы
Инструменты и настройки
Интеграция
Готовые решения
Вопросы и решения
Работа и общение
Работа форума и сайта
Библиотека
Книги по Excel
Книги по VBA
Видеосалон
Справочники
Разработчик
КАТЕГОРИИ РАЗДЕЛА

Связывание и внедрение таблиц и диаграмм Excel в презентации PowerPoint

Любая презентация выглядит эффектнее и нагляднее, если в ней присутствуют такие элементы как таблицы и диаграммы. Но встроенные инструменты PowerPoint не имеют таких возможностей и не так удобны, как аналогичные инструменты Excel. Поэтому важно уметь вставить в слайды таблицы и диаграммы, созданные в Excel.

Сделать это можно с помощью внедрения или связывания.

Прежде всего нужно понимать, в чём различие между «связыванием» и «внедрением».

Если нам не требуется (а иногда и нежелательно) обновлять в презентации таблицу или диаграмму, полученную из Excel, то используем внедрение. При этом на слайд помещается статическая копия данных, т.е. внедрённый объект становится частью презентации и уже никак не связан с источником данных. Размер файла презентации при этом, естественно, увеличивается.

Если же нам нужно поддерживать данные, полученные из Excel, в актуальном состоянии, следует использовать связывание. При этом на слайд помещается ссылка на объект Excel, соответственно, при изменении исходной таблицы или диаграммы данные на слайде также изменятся.

Рассмотрим разные способы связывания и внедрения.

1. ЧЕРЕЗ БУФЕР ОБМЕНА

Все мы знаем, что работа с буфером обмена осуществляется с помощью команд Копировать/Вставить. Но следует отметить, что в презентациях действие команды Вставить различается для таблиц и диаграмм.

Если Вы в файле Excel выделили таблицу, выполнили команду Копировать, перешли на слайд и дали команду Вставить, то таблица вставится как таблица PowerPoint с возможностью редактирования средствами PowerPoint, но по умолчанию связь с источником установлена не будет. То есть произойдёт внедрение.

Если же Вы все те же действия выполните с диаграммой, то диаграмма вставится как диаграмма PowerPoint с возможностью редактирования средствами PowerPoint, и по умолчанию будет установлена связь с источником. То есть произойдёт связывание.

Если мы хотим изменить параметры вставки, принятые по умолчанию, нам придётся использовать Специальную вставку . Для этого в ыделяем на листе Excel диапазон ячеек или диаграмму, выполняем команду Копировать, переходим на слайд и даём команду Специальная вставка. Размещение этой команды зависит от версии PowerPoint.

В версиях до PowerPoint 2003 включительно она находится в меню Правка. Начиная с PowerPoint 2007 эту команду можно найти в раскрывающемся списке кнопки Вставить на вкладке Главная.

Диалоговое окно Специальная вставка выглядит следующим образом:

если вставляется таблица

если вставляется диаграмма

В обоих случаях в этом диалоговом окне можно установить переключатель Вставить/Связать, а также выбрать формат вставляемого объекта.

Кроме того, начиная с PowerPoint 2010 в контекстном меню присутствует команда Параметры вставки, с помощью которой можно выбрать варианты внедрения или связывания.

При вставке таблиц доступны только варианты внедрения

А при вставке диаграмм — как внедрения, так и связывания

2. СОЗДАНИЕ НОВОГО ОБЪЕКТА

Чтобы создать на слайде таблицу или диаграмму средствами Excel, на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект,

для версий старше PowerPoint 2007 выполняем команду меню Вставка — Объект

и в раскрывшемся диалоговом окне ищем в списке строчку Лист Microsoft Excel и нажимаем ОК

После этого на странице документа мы видим фрагмент листа Excel, а также ленту с вкладками (или меню) Excel.

Тот же результат получится, если на вкладке Вставка раскрыть список под кнопкой Таблица и выбрать вариант Таблица Excel.

Таким образом, мы можем внедрить таблицу Excel и работать с ней, используя все возможности этой программы, прямо на слайде.

Если мы хотим создать внедрённую диаграмму, то в диалоговом окне Вставка объекта на вкладке Создание выбираем строчку Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае будет создан не один лист Excel, а два: на первом будет пример диаграммы, а на втором — исходные данные для неё, которые следует заменить своими исходными данными.

После того как таблица/диаграмма создана, щелчок мыши вне рамки объекта возвращает нас в документ. Если требуется вернуться к редактированию объекта, достаточно сделать по нему двойной щелчок мышкой.

3. СОЗДАНИЕ ОБЪЕКТА ИЗ ФАЙЛА

Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект и в раскрывшемся диалоговом окне ставим переключатель Создать из файла . С помощью кнопки Обзор находим в Проводнике нужный файл Excel. При этом обращаем внимание на флажок Связать. Если он не установлен, то произойдет внедрение таблицы или диаграммы на слайд, если же флажок установить, то будет связывание. Нажимаем ОК.

На слайд вставляется лист, который был активен при последнем сохранении книги.

Пожалуй, стоит несколько подробнее остановиться на различиях «в поведении» внедрённых и связанных таблиц и диаграмм, созданных из файла.

Если объект внедрён, т.е. связь с источником не установлена, то двойной щелчок мыши по объекту приведёт к переходу в режим редактирования. При этом лента (меню) PowerPoint заменится на ленту (меню) Excel со всеми инструментами, но сам внедрённый объект мы будем видеть на слайде в характерной штриховой рамке.

Если же таблица или диаграмма связана с источником, то при двойном щелчке мышкой для редактирования откроется файл-источник в отдельном окне Excel.

После изменений, внесенных в файл-источник, мы его сохраняем, и тогда эти изменения отражаются на слайде в связанной таблице или диаграмме.

Изначально PowerPoint подгоняет размеры вставляемой таблицы или диаграммы таким образом, чтобы они полностью разместились на слайде. Из-за этого большие таблицы могут быть настолько уменьшены, что окажутся нечитаемыми. Если мы хотим, например, чтобы на слайде отобразилась часть таблицы, то следует научиться изменять размеры отображаемого объекта. Размерами внедрённого объекта управляют с помощью размерных маркеров по углам и по серединам сторон рамки выделения. Кроме того, такие же размерные маркеры доступны, если войти в режим редактирования внедренного объекта.

В чём отличие? Если Вы перемещаете размерные маркеры, находясь в режиме редактирования внедренного объекта, то Вы увеличиваете/уменьшаете количество видимых строк/столбцов.

Если же Вы ту же самую операцию делаете, не входя в режим редактирования, то Вы просто растягиваете/сжимаете рисунок.

Совет. Если Вы планируете внедрять диаграмму в документ, то лучше расположить её на отдельном листе.

При открытии файла со связанными таблицами или диаграммами появляется диалоговое окно с предложением обновить связи.

Если вы не уверены в надёжности источника связанных файлов, нажмите Отмена.

Если выбран вариант Обновить связи, то данные в презентации обновятся в соответствии с последними изменениями в книге Excel.

Чтобы установленная связь работала, требуется, чтобы файл с электронной таблицей не переименовывался и не перемещался. Если всё же такое произошло, то чтобы заново прописать путь к источнику, можно воспользоваться диалоговым окном Связи .

Как видим, в этом диалоговом окне есть возможность Изменить источник , а также Разорвать связь , если таковая больше не требуется. Кроме того, здесь же можно выбрать способ обновления связи: автоматически или вручную .

В версии до PowerPoint 2007 это диалоговое окно открывается при выполнении команды меню Правка — Связи.

В PowerPoint 2007 его можно открыть, нажав кнопку Office и выбрав команду Подготовить — Изменить ссылки на файлы.

Начиная с PowerPoint 2010 для этого выбираем вкладку Файл — Сведения — Связанные документы — Изменить связи с файлами.